2.3.1. Классификация затрат, связанных с качеством
Классификация затрат, связанных с качеством, используемая в модели PAF, приведена на рис. 2.1. Общие затраты на качество по этой модели делятся на две группы [4, 20, 21]:
Рис. 2.1. Классификация затрат на качество по модели РАБ.
затраты на достижение соответствия по качеству (их следует рассматривать как инвестиции, полезные затраты);
затраты, связанные с несоответствием по качеству (потери, вредные и бесполезные затраты).
Первая группа — «Затраты на достижение соответствия по качеству» — делится на две категории:
Затраты на оценку качества — стоимость оценки достигнутого качества. В эту группу затрат входят стоимость контроля, испытаний и т. п., проводимых в процессе производства и после его завершения, например, затраты на [20]:
а) входной контроль;
б) выбор способа контроля;
в) проведение лабораторных приемочных испытаний;
г) контроль и испытание;
д) контрольное и испытательное оборудование;
е) поверку приборов и средств измерений, используемых в отделе технического контроля (ОТК);
ж) материалы, расходуемые при проведении контроля и испытаний;
з) анализ и доклад о результатах контроля и испытаний;
и) утверждение и одобрение доклада;
к) оценку (инвентаризацию) запасов материалов, сырья, комплектующих.
Затраты на предупреждение несоответствий — стоимость любых действий, связанных с исследованием, предупреждением или уменьшением дефектов и отказов, например, затраты на [4, 20]:
а) планирование качества;
б) разработку и конструирование измерительного и испытательного оборудования;
в) анализ качества и проверку конструкции;
г) поверку средств измерений, используемых для оценки качества в производственных цехах;
д) техническое обслуживание производственного оборудования;
е) подготовку кадров в области качества;
ж) анализ и доклад о характеристиках качества;
з) утверждение и одобрение доклада;
и) программы по совершенствованию качества.
Вторая группа — «Затраты, связанные с несоответствием по качеству» — подразделяется на следующие две категории [4, 20]: С. Затраты, связанные с отказами внутренними, — внутренние расходы, которые несет производственная организация в связи с неудачей в достижении установленного качества (когда отказы проявляются внутри организации до отправки продукции потребителю), например, затраты на [4, 20]:
а) исправление брака;
б) замену, переделку и ремонт;
в) поиск и устранение неисправностей;
г) анализ дефектов и отказов;
д) повторные испытания и контроль;
е) разрешения на отклонения, модификацию и уступки;
ж) понижение класса качества;
з) простои (упущенная выгода).
Б. Затраты, связанные с отказами внешними, — внешние затраты, возникающие за пределами производственной организации (после смены владельца) в результате неудачи в достижении установленного качества, например, затраты, связанные с [4, 20]:
а) жалобами;
б) гарантийным ремонтом или возвратом;
в) отвергнутой и возвращенной продукцией;
г) уступками;
д) потерями продаж (упущенной выгодой);
е) расходами на отзыв продукции;
ж) ответственностью за продукцию.
2.3.2. Сбор данных и отчет о затратах, связанных с качеством
Сбор данных и отчет о затратах, связанных с качеством, должны входить в обязанности экономического отдела, однако инициировать начало работы по учету этих затрат, несомненно, должен отдел управления качеством [21].
Исторически сложилось так, что до сих пор затраты, связанные с качеством, не рассматривались как требующие особого внимания со стороны руководства.
Поэтому данные о них не представлялись в той форме, которая определена моделью PAF. Может оказаться, что представлять данные о затратах по качеству в подобной форме (используя традиционные методы сбора, обобщения и представления информации) будет сложно. Более того, до тех пор пока в организации не начнет работать эффективная система менеджмента качества, невозможно установить порядок сбора информации о затратах, связанных с качеством.
Поэтому часто именно отдел управления качеством предпринимает первые шаги по сбору и оценке затрат, связанных с качеством.
Первоначальная попытка оценки затрат позволит получить только приблизительные данные (их следует рассматривать лишь как первый опыт).
2.3.3. Содержание и цели первых шагов отдела управления качеством по предварительному анализу затрат, связанных с качеством
Отдел управления качеством осуществляет работы по предварительному анализу затрат, связанных с качеством, для того чтобы достичь следующих целей [21]:
а) привлечь к расчетам экономический отдел, с тем чтобы:
ознакомить его сотрудников с содержанием работ по учету затрат, связанных с качеством;
определить, где возникают трудности с представлением данных в необходимой форме;
получить уверенность в том, что необходимость учета затрат, связанных с качеством, будет поддержана сотрудниками экономического отдела;
подготовить сотрудников экономического отдела к последующему сбору данных на постоянной основе;
б) получить данные, которые были бы достоверными в известных пределах:
не привлекая дополнительных ресурсов для точных расчетов, в которых нет особой необходимости;
нацеливаясь на выявление основных статей затрат;
в) представлять результаты анализа высшему руководству, для того чтобы:
дать количественное представление о затратах, связанных с качеством, и потенциально возможной экономии;
предложить инструмент для сравнения продукции с продукцией, подразделения с подразделением, подряжаемой компании с ее конкурентами;
сформировать основу для выработки дальнейших целей менеджмента и оценки степени их достижения;
поощрить инициативу по сбору данных о затратах, связанных с качеством, на постоянной основе;
предложить мероприятия по управлению и ограничению расходов, связанных с качеством.
2.3.4 Источники данных о затратах, связанных с качеством
Источниками данных о затратах, связанных с качеством, могут служить [21]:
ведомости по зарплате;
отчеты о производственных расходах;
отчеты о браке;
разрешения на отклонения и отчеты о переработке и устранении дефектов;
отчеты о командировках;
данные о стоимости продукции;
отчеты о расходах на ремонт, замену и гарантийное обслуживание;
протоколы (записи) контроля и испытаний;
протоколы (записи) анализа материалов;
бюджеты подразделений и т. п.
2.3.5 Основные сложности, возникающие при оценке затрат, снизанных с качеством
При оценке затрат, связанных с качеством, может возникать много вопросов [21], например:
относятся ли расходы на поверку измерительного оборудования к затратам на предупреждение или являются частью затрат на оценку? Ответ зависит от того, где используется это оборудование. Если в ОТК — то это затраты на оценку, если в производственном цехе при самоконтроле — то это затраты на предупреждение;
часть персонала может работать, занимаясь одновременно:
написанием методик по качеству (предупреждение);
калибровкой и настройкой контрольного оборудования (оценка);
работой с браком, обнаруженным при контроле внутри организации (отказы внутренние);
работой с браком по жалобам потребителей (отказы внешние). Распределение затрат времени персоналом можно выяснить, например, интервьюированием (опросом) или путем проведения так называемого фотографирования рабочего времени;
затраты, связанные с необоснованными возвратами продукции, следует игнорировать.
2.3.6 Рекомендуемые этапы сбора данных о затратах, снизанных с качеством
Рекомендуются пять этапов сбора данных о затратах, связанных с качеством, а именно [21]:
1. Этап вычисления затрат, непосредственно связанных с функцией качества:
оплата труда сотрудников отдела управления качеством (включая начисления на зарплату, отчисления в пенсионный фонд, фонд социального страхования и т. п.);
затраты, связанные с использованием помещений (арендная плата, отопление, освещение, охрана и т.п.);
отчисления на содержание вспомогательного персонала, канцелярские и другие административные расходы;
амортизационные отчисления на специальное оборудование для контроля качества (включая компьютеры);
стоимость расходуемых материалов.
Этап вычисления затрат, связанных с качеством и относящихся к функциям, выполняемым сотрудниками организации вне отдела управления качеством, например:
часть (х %) зарплаты сотрудника отдела обслуживания потребителей, который занимается возвратом продукции, отказавшей у потребителя (величину х % можно определить либо методом «фотографирования» рабочего времени, либо в результате опроса сотрудника);
другие накладные расходы, которые перечислены в этапе 1.
Внутренние затраты, связанные с «заложенными в бюджет» затратами, например, если запуск материала, необходимого для изготовления 100 штук продукции, составляет ПО единиц, то стоимость 10 единиц должна быть включена во внутренние затраты, связанные с отказами.
Внутренние затраты, связанные с «непредвиденными отказами», например, те затраты, которые не были запланированы при запуске материалов в производство (подобные затраты возникают в результате повторного контроля и переделки продукции, при отвлечении людей на оформление отчетов и на анализ брака, при утилизации отходов, при заказе новых материалов, при задержке отгрузки и т. п.).
Расходы, связанные с отказами после смены владельца, т. е. после доставки продукции к потребителю, а в некоторых случаях после приемки продукции потребителем.
2.3.7. Динамика изменения соотношения между категориями затрат, снизанных с качеством, используемых в модели PAF
Расходы, связанные с отказами (как внутренними, так и внешними), обычно бывают очень высоки, если затраты на оценку и предупреждение отказов малы. По мере того как организация продвигается от выявления и устранения отказов к их предупреждению, общие расходы, связанные как с внутренними, так и с внешними отказами, снижаются при возрастании расходов на оценку и предупреждение. Это иллюстрируется ставшей уже классической диаграммой [21], приведенной на рис. 2.2.
Затраты, связанные с предупреждением, имеют самый запоздалый пик. Пики затрат, связанных с оценкой и отказами, предшествуют ему.
Рассмотренная модель PAF легко применяется при анализе затрат на качество продукции в промышленности, но в меньшей степени применима при анализе затрат на процессы и услуги. Модель PAF основана на вычислении конкретных расходов, связанных с «количеством» конкретного продукта.
Рис. 2.2. Изменение затрат на качество по мере его улучшения [21].