Командировочные и представительские расходы

2.1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Унифицированная форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также является отчетом о его выполнении.

Выше уже отмечалось, что при направлении работника в командировку сначала необходимо оформить служебное задание, которое подписывается и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме N Т-9 или N Т-9а.

Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации, без которого фактически нельзя издать приказ о командировке и выписать командировочное удостоверение (форма Т-10).

Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, в каждом из них следует сделать в командировочном удостоверении отметку о прибытии и убытии. При оформлении служебного задания личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения.

После приезда работника из командировки, он обязан составить краткий отчет о выполненной работе. Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Т-10) и авансовым отчетом.

Следовательно, служебное задание является и завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным работником.

После утверждения авансового отчета осуществляется возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу организации, или же, в случае перерасхода, организация выдает сотруднику недостающие суммы.

 

Пример. Оформим служебное задание и отчет о его выполнении для командировки Петрякова В.А., менеджера отдела продаж организации ООО "Верес" (г. Новосибирск), который направлялся в командировку в организацию ЗАО "Меркурий" (г. Москва) для заключения договора поставки товара. Срок командировки - 10 дней (с 15 по 24 августа) (включая время в пути). Командировочные расходы полностью оплачивается за счет средств ООО "Верес".



 

Унифицированная форма N Т-10а



 

Руководитель     Начальник
структурного   отдела продаж         Киржаков Е.А.           Петряков В.А.
подразделения -------------- _______ -------------  Работник -------------
                 должность    личная  расшифровка                личная
                             подпись    подписи                 подпись
                                             Заключение о выполнении задания ___________
                                             ___________________________________________
                                                               Начальник
                                                 Руководитель    отдела
Руководитель директор Авдеев Г.П.  Авдеев Г.П.   структурного    продаж  Киржаков Е.А. Киржаков Е.А.
организации --------- ----------- -------------  подразделения --------- ------------- -------------
            должность    личная    расшифровка                 должность     личная     расшифровка
                        подпись      подписи                                подпись       подписи
                                                      20     августа     09
                                                     "--" ------------ 20-- г.