Командировочные и представительские расходы

Глава 2 Документальное оформление командировок

При направлении сотрудника в служебную командировку следует обратить внимание на правильность ее документального оформления. Порядок формирования соответствующих документов и их последовательность является предметом данного раздела.

Решение о направлении сотрудника в служебную командировку принимается руководителем организации. Основанием для принятия такого решения являются документы, обосновывающие ее необходимость. Это может быть письменный вызов сторонней организации, докладная (служебная) записка начальника структурного подразделения - непосредственного руководителя сотрудника, подлежащего направлению в командировку и так далее.

На основании соответствующих сведений оформляется служебное задание на командировку.

Пунктом 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 129-ФЗ) установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ.

Унифицированные формы первичных документов по учету командировочных расходов предусмотрены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата России N 1). Причем как следует из п. 2 указанного Постановления, они применяются в обязательном порядке организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений.

Таким образом, служебное задание оформляется на бланке унифицированной формы "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" (форма N Т-10а), утвержденной Постановлением Госкомстата России N 1. В задании указывают фамилию, имя и отчество работника, направленного в командировку, структурное подразделение, где он трудится, его профессию или должность, место командировки, даты начала и окончания командировки, а также ее продолжительность - количество календарных дней поездки. Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается служебное задание руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.



Напоминаем, что в соответствии со ст. 259 ТК РФ некоторые категории сотрудников могут направляться в командировку только с их письменного согласия. Это касается:

- женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет;

- матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

- работников, имеющих детей-инвалидов;

- работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Указанные выше работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказа от направления в служебную командировку.

При этом ознакомление с указанным правом может быть произведено посредством:

- направления работнику уведомления;

- включением формулировки, подтверждающей факт ознакомления работника с его правом на отказ от направления в командировку, в заявление с выражением согласия;

- введением в унифицированную форму приказа о направлении в командировку дополнительного реквизита "Отметка об ознакомлении с правом на отказ от направления в служебную командировку в соответствии с абзацем 2 статьи 259 ТК РФ".

Поэтому до издания приказа (распоряжения) в вышеперечисленных случаях, от работника должно быть получено в письменной форме согласие с направлением в командировку (при условии, что это не запрещено ему в соответствии с медицинскими рекомендациями).

В случае несогласия работника, относящегося к одной из перечисленных в ст. 259 ТК РФ категорий, с направлением в командировку, руководитель организации направляет в командировку другого работника.

Приказ (распоряжение) оформляется на бланке унифицированной формы "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку" (форма N Т-9 (для одного работника) или по форме N Т-9а (для нескольких работников)), утвержденной Постановлением Госкомстата России N 1.

Заполняется приказ (распоряжение) работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости в приказе указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления в командировку.

Хотя Постановлением Госкомстата России N 1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ, на практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо организации. При этом небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации, второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении (цехе, отделе, филиале, представительстве), где работают командированные лица.

На основании утвержденного приказа (распоряжения) производится оформление командировочного удостоверения. Выписывается удостоверение в одном экземпляре работником кадровой службы или другим уполномоченным работником на бланке унифицированной формы "Командировочное удостоверение" (форма N Т-10), утвержденной Постановлением Госкомстата России N 1. Удостоверение вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Данный документ подтверждает фактическое время пребывания командированного сотрудника в служебной командировке, которое определяется по отметкам о времени прибытия и выбытия сотрудника. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них в командировочном удостоверении необходимо сделать отметку о прибытии и убытии. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

 

Обратите внимание! Указанные в удостоверении личные данные работника и пункт назначения должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанной на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения.

В случае если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, удостоверение может быть признано недействительным.

Все командировочные удостоверения регистрируются в специальном журнале. Отдельный журнал заводят для регистрации удостоверений работников, прибывших в командировку из других организаций. Пунктом 8 Положения N 749 установлено, что порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

В связи с тем что пока такие порядок и формы не утверждены в надлежащем порядке, то, по мнению автора, можно использовать формы журналов, ранее утвержденные Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". При этом использование указанных форм следует закрепить в своей учетной политике.

 

Если работника направляют в командировку за рубеж, то кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, оформление командировки производится без командировочного удостоверения (п. 15 Положения N 749).

Время фактического нахождения сотрудника в заграничной командировке определяется по отметкам в заграничном паспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении им Государственной границы РФ. По возвращении из командировки командированному сотруднику следует приложить к авансовому отчету ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы.

Как известно, направление в командировку связано с выдачей командированному сотруднику денежных средств на командировочные расходы. Выдача подотчетных сумм осуществляется на основании письменного заявления командированного сотрудника на имя руководителя организации.

Выдача денег производится обычно через кассу организации, при этом оформляется расходный кассовый ордер по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление N 88). Хотя выдача денег под отчет может производиться и на основании подписанного руководителем заявления сотрудника, на котором имеются реквизиты расходного кассового ордера (п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40).

Выписывается расходный кассовый ордер в одном экземпляре работником бухгалтерии (кассиром), подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Регистрируется расходный кассовый ордер в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме N КО-3, утвержденной Постановлением N 88.

Если на прилагаемом к расходному кассовому ордеру документу (заявлении) имеется разрешительная надпись руководителя организации, то подпись его на расходном кассовом ордере необязательна.

Организация может выдать денежные средства в подотчет и безналичным способом, при котором денежные средства перечисляются на карточный счет сотрудника. С использованием банковской пластиковой карты сотрудник может оплачивать свои командировочные расходы либо в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета при помощи такой карты через банкомат.

По возвращении из командировки в течение 3 рабочих дней командированное лицо обязано представить работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения N 749). Напоминаем, что авансовый отчет оформляется по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

К авансовому отчету должны быть приложены:

- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;

- документы о найме жилого помещения;

- документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

- отчет о выполнении служебного задания в командировке. Оформляется отчет с применением второй части унифицированной формы N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

Бухгалтерия проверяет целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.