На сегодняшний день многие организации работают не только на внутреннем, но и на внешнем рынке. Поэтому работодатели для выполнения различных производственных вопросов направляют своих сотрудников в служебную командировку за пределы Российской Федерации. Мы рассмотрим особенности оформления таких командировок, способы выдачи денежных средств под отчет и возмещение командировочных расходов.
Как указано в ст. 166 ТК РФ, поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы является служебной командировкой. При этом не имеет значения, где располагается конечный пункт командировки — на территории Российской Федерации или за ее пределами. Поэтому оформление командировки работника, направленного за рубеж, ничем не отличается от оформления служебной командировки в пределах России. Первичные документы для оформления таких командировок утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
К ним относятся:
— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N N Т-9, Т-9а. В приказе указывают фамилии и инициалы командированных работников, их должности или специальности, цель, время и место поездки;
— командировочное удостоверение — форма N Т-10. В нем проставляются отметки о дате прибытия и отъезда из пунктов назначения, заверяемые подписью должностного лица и печатью. Удостоверение подтверждает факт и срок нахождения сотрудника в пункте назначения. Выдается удостоверение только в том случае, если работник направляется в служебную командировку на территорию государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы. Даты пересечения Государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и при следовании на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении.
В остальных случаях направление сотрудника в служебную командировку за пределы Российской Федерации осуществляется без оформления командировочного удостоверения, а время фактического нахождения сотрудника организации в заграничной командировке может определяться по отметкам в заграничном паспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении им Государственной границы Российской Федерации.
При этом в настоящее время порядок определения времени фактического нахождения в зарубежной командировке работника организации, не финансируемой за счет средств федерального бюджета, нормативными актами не закреплен, поэтому время фактического нахождения сотрудника организации в заграничной командировке также может определяться по отметкам в заграничном паспорте сотрудника. Аналогичное мнение высказано в Письме Минфина России от 17 мая 2006 г. N 03-03-04/1/469;
— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении — форма N Т-10а. В документе указывается цель, время и место поездки.
Перед поездкой в загранкомандировку работник должен получить денежные средства в иностранной валюте на командировочные расходы. Как правило, выдача денежных средств производится из кассы организации. Оформляется эта выдача расходным кассовым ордером по форме N КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Кроме того, выдать деньги под отчет можно и на основании надлежаще оформленного иного документа, например на основании заявления командированного сотрудника с наложенной визой руководителя (п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций N 40)).
При направлении сотрудников за рубеж следует обратить внимание на Письмо ЦБ РФ от 30.07.2007 N 36-3/1381, в котором сказано, что выдача юридическими лицами — резидентами Российской Федерации наличной иностранной валюты своим сотрудникам — физическим лицам для оплаты в качестве аванса в связи со служебными командировками за пределы Российской Федерации не противоречит пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Федеральный закон N 173-ФЗ).
Напомним, что пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона N 173-ФЗ не запрещает проведение между резидентами Российской Федерации валютных операций, связанных с оплатой и (или) возмещением расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.
Можно выдать деньги под отчет и безналичным способом, посредством их перевода на карточный счет. Работник может оплачивать свои командировочные расходы с использованием банковской пластиковой карты либо в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета при помощи такой карты через банкомат.
Выдача денег в подотчет для командировочных расходов необходима для возмещения затрат работника в командировке. Статьями 167, 168 ТК РФ установлено, что работодатель обязан возместить расходы, в частности расходы по проезду к месту командировки и обратно, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Также работнику гарантируется при направлении в служебную командировку сохранение места работы (должности) и среднего заработка.
Исчисление среднего заработка регулируется ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».
При направлении гражданского служащего в служебную командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
— расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
— обязательные консульские и аэродромные сборы;
— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
— иные обязательные платежи и сборы.
Это следует из п. 13 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. N 813 «О Порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» (далее — Порядок N 813).
Гарантия возмещения расходов, связанных со служебными командировками, федеральным государственным гражданским служащим установлена пп. 8 п. 1 ст. 52 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
Нормы суточных для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) установлены п. 3 ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации, где сказано, что не облагаются НДФЛ суточные в размере, не превышающем 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Размеры суточных в иностранной валюте для служебных командировок на территории иностранных государств для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
Обратите внимание! Согласно п. 17 Положения N 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:
— при проезде по территории Российской Федерации — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;
— при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения Государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения Государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения N 749).
При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (п. 19 Положения N 749).
Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения N 749).
Расходы по найму жилого помещения возмещаются гражданскому служащему по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не превышающим предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных служебных командировках на территории иностранных государств (п. 31 Порядка N 813). Данные Нормы установлены Приказом Минфина России от 2 августа 2004 г. N 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
В связи с названными выше расходами работнику выдается под отчет фиксированная сумма, за которую он впоследствии отчитывается.
Вернувшись из командировки, по истечении трех дней работник обязан предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций N 40).
Авансовый отчет оформляется по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».
К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы:
— авиа- и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд);
— счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание);
— другие документы, подтверждающие произведенные расходы.
Кроме этого к авансовому отчету прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке).
Если оправдательные документы составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык. Это вытекает из ст. 68 Конституции Российской Федерации, п. 1 ст. 16 Закона Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации», п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».