Приобретение проездных документов, необходимых для осуществления служебной командировки, может быть произведено разными способами. Сегодня в практической деятельности субъектов все чаще используются электронные билеты.
Так как электронный проездной документ является виртуальным, не имеющим документарной формы, то могут возникнуть вопросы в части документального подтверждения расходов.
К месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы командированный сотрудник добирается транспортом общего пользования. Это может быть самолет, поезд, автобус, маршрутное такси и так далее. Однако чтобы оказаться в одном из перечисленных видов транспорта, необходимо купить проездной документ — билет.
Согласно ст. 786 Гражданского кодекса Российской Федерации билет является документом, удостоверяющим заключение договора перевозки пассажира, а багажная квитанция — сдачу пассажиром багажа.
Формы билета и багажной квитанции устанавливаются в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами.
В соответствии со ст. 105 Воздушного кодекса Российской Федерации билет, багажная квитанция, иные документы, используемые при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, могут быть оформлены в электронном виде (электронный перевозочный документ) с размещением информации об условиях договора воздушной перевозки в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок. При использовании электронного перевозочного документа пассажир вправе потребовать, а перевозчик или действующее на основании договора с перевозчиком лицо при заключении договора перевозки или регистрации пассажира обязаны выдать заверенную выписку, содержащую условия соответствующего договора воздушной перевозки, из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок.
Формы билета, багажной квитанции, выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, иных документов, используемых при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, груза, почты, устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области транспорта.
Распоряжением Минтранса России от 29 августа 2001 г. N НА-334-р «Об объявлении стандарта отрасли ОСТ 54-8-233.78-2001 «Перевозочные документы строгой отчетности на воздушном транспорте. Требования и порядок их регистрации» утверждены требования к пассажирскому билету, согласно которым обязательными частями пассажирского билета, применяемого на международных воздушных линиях, являются:
— текстовые разделы, содержащие условия договора для международных воздушных перевозок и извещение пассажира международного рейса об ограничении ответственности;
— агентский купон;
— полетные купоны (от 1 до 4);
— пассажирский купон.
В Приказе Министерства транспорта Российской Федерации от 8 ноября 2006 г. N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» (далее Приказ — N 134) утверждена форма электронного пассажирского билета и багажной квитанции.
Электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации (далее электронный билет) представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме.
Структура электронного билета включает:
— электронный полетный купон (в зависимости от количества рейсов число электронных полетных купонов может составлять от 1 до 4);
— электронный контрольный купон;
— электронный агентский купон;
— маршрут/квитанцию.
Наличие электронного полетного купона и маршрут/квитанции является обязательным.
При этом электронный полетный, электронный контрольный и электронный агентский купоны электронного билета содержат обязательную информацию о перевозке пассажира и багажа, включая:
— наименование и (или) код перевозчика;
— номер рейса;
— дату отправления рейса;
— наименование и (или) коды пунктов/аэропортов отправления и назначения для каждого рейса;
— время отправления рейса;
— код класса бронирования;
— код статуса бронирования.
Маршрут/квитанция электронного билета включает информацию о перевозке пассажира и багажа, в том числе:
— сведения о пассажире (для внутренних перевозок — фамилия, имя, отчество, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок — фамилия, другие сведения, предусмотренные международными нормами);
— наименование и (или) код перевозчика;
— номер рейса, дата отправления рейса, время отправления рейса;
— наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса;
— тариф, эквивалент тарифа (если применяется), итоговая стоимость перевозки, форма оплаты;
— сборы (если применяются);
— наименование и (или) код класса бронирования, код статуса бронирования;
— дата оформления;
— наименование агентства/перевозчика, оформившего билет;
— норма бесплатного провоза багажа (по усмотрению);
— уникальный номер электронного билета.
Маршрут/квитанция оформляется и выдается обязательно.
При этом п. 2 Приказа N 134 установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции или дополнительно к маршрут/квитанции, оформленной не на бланке строгой отчетности, должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.
Согласно ст. 82 Федерального закона от 10 января 2003 г. N 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации» формы перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа устанавливаются федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области финансов.
Приказом Минтранса России от 23 июля 2007 г. N 102 «Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте» (далее — Приказ N 102) утверждена форма электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте.
Структура электронного билета включает:
— электронный проездной документ;
— электронный контрольный купон.
Наличие электронного проездного документа и электронного контрольного купона является обязательным.
Электронный проездной документ, электронный контрольный купон содержат обязательную информацию о перевозке пассажира, в том числе:
— дату и время заказа;
— номер поезда;
— станцию отправления и назначения;
— дату и время отправления поезда, дату и время прибытия поезда;
— номер и тип вагона;
— класс обслуживания (категория поезда — если применяется);
— номер места в вагоне;
— наименование и (или) код перевозчика;
— признак купе (женское, мужское или смешанное — если применяется);
— сведения о пассажире — фамилия, имя, отчество (или инициалы), наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность;
— тариф (билет, плацкарта), итоговую стоимость перевозки, форму оплаты;
— сборы (если применяются);
— дату оформления;
— наименование агентства/перевозчика, оформившего билет;
— идентификатор заказа электронного билета.
Электронный билет по усмотрению перевозчика может содержать другую дополнительную информацию об условиях перевозки или особенностях обслуживания пассажиров.
При этом электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте должен быть оформлен на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности проездном документе (билете) или дополнительно к оформленному не на бланке строгой отчетности проездному документу должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки посредством контрольно-кассовой техники (чек). Об этом сказано в п. 2 Приказа N 102.
Таким образом, в соответствии с вышеизложенным электронный билет на российском железнодорожном транспорте должен быть оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности. В противном случае к оформленному не на бланке строгой отчетности проездному документу дополнительно должен быть выдан документ, подтверждающий оплату перевозки посредством контрольно-кассовой техники (то есть кассовый чек).
В свою очередь, маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть также оформлена на утвержденном бланке строгой отчетности — пассажирском билете и багажной квитанции. Если маршрут/квитанция оформлена не на бланке строгой отчетности, то дополнительно к маршрут/квитанции должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.
Проездные электронные документы, оформленные согласно требованиям Приказов N N 134, 102, являются первичными документами, подтверждающими произведенные расходы, а следовательно, подлежат бухгалтерскому и налоговому учету.
Поэтому расходы, произведенные при приобретении электронных билетов, могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, то есть при наличии:
— документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке;
— распечатки электронного билета или посадочного талона для авиапассажиров с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата проезда (полета)). Аналогичное мнение высказано в Письме Минфина России от 21 августа 2008 г. N 03-03-06/1/476, в Письме УФНС России по г. Москве от 27 декабря 2007 г. N 20-12/124839@.
В отношении НДС на услуги по перевозке пассажиров и багажа по территории Российской Федерации в Письме Минфина России от 13 августа 2007 г. N 03-01-10/6-239 сказано, что на основании п. 3 ст. 164 НК РФ такие услуги подлежат налогообложению НДС по ставке 18%.
Что касается услуг по перевозке пассажиров и багажа в международном сообщении, их налогообложение согласно пп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ производится по ставке в размере 0 процентов при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположены за пределами территории Российской Федерации, при оформлении перевозок на основании единых международных перевозочных документов.
Перечень документов, подтверждающих правомерность применения нулевой ставки налога в отношении указанных услуг, установлен п. 6 ст. 165 НК РФ, согласно которому налогоплательщик должен представить в налоговые органы выписки банка, подтверждающие поступление выручки за оказанные услуги, и реестр единых международных перевозочных документов, определяющих маршрут перевозки с указанием пунктов отправления и назначения.
Таким образом, действующий порядок применения НДС не обязывает налогоплательщиков, оказывающих услуги по перевозке пассажиров и багажа, представлять в налоговые органы перевозочные документы, в том числе в форме электронных пассажирских билетов.
Обратите внимание! Во избежание недоразумений с налоговыми органами в случае служебной командировки за рубеж необходимо оформить перевод на русский язык оправдательного документа — распечатки электронного билета (ст. 68 Конституции Российской Федерации, п. 1 ст. 16 Закона Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации», п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»).