Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы признается в соответствии с трудовым законодательством служебной командировкой (ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации).
Документальное оформление служебной командировки производится посредством оформления следующих первичных документов, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России N 1:
— Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.
— Командировочное удостоверение.
— Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
Кроме того, после возвращения из поездки командированный сотрудник обязан составить авансовый отчет (форма N АО-1) и сдать его в бухгалтерию организации.
Прежде всего при направлении работника в командировку составляется служебное задание, на основании которого работник кадровой службы составляет приказ о направлении работника в командировку.
Для оформления и учета направления одного или нескольких работников в командировку применяется Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а).
Формы N N Т-9 и Т-9а заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем фирмы или уполномоченным им на это лицом. В приказе на командировку должны быть указаны:
— фамилия и инициалы командируемого работника;
— структурное подразделение;
— должность (специальность или профессия) командируемого лица;
— место, время командировки и ее цель.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления в командировку.
Пример. На основании служебного задания директор ЗАО «Виктория» Козинов В.А. издал приказ N 92 от 10 марта 2009 г. о направлении менеджера отдела сбыта Корнеева Н.В. в командировку в г. Тюмень сроком на пять дней — с 17 по 21 марта 2009 г. (без учета времени нахождения в пути). Цель командировки — переговоры и заключение договора на поставку моющих средств с ООО «Кампур».
Унифицированная форма N Т-9
Руководитель организации ———— ——- ———————
должность личная расшифровка подписи
подпись
С приказом (распоряжением) Корнеев 10 марта 09
работник ознакомлен —————— «—» ——— 20— г.
личная подпись
Если в командировку направляются несколько сотрудников, то оформляется Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме N Т-9а.
Пример. ЗАО «Барьер», находящееся в г. Москве, направляет в командировку в ООО «Омега» (г. Екатеринбург) инженера по материально-техническому снабжению Ерофеева С.А. и менеджера планового отдела Лощинина Е.Н.
Цель служебной командировки — доставить в организацию товар по договору поставки. Срок командировки — 5 дней (с 11 августа по 15 августа 2009 г.). Командировочные расходы полностью оплачиваются за счет средств ЗАО «Барьер».
Работник кадровой службы ЗАО «Барьер» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме N Т-9а.
Руководитель организации ———— ——- ——————— должность личная расшифровка подписи подпись
С приказом (распоряжением) Корнеев 10 марта 09работник ознакомлен —————— «—» ——— 20— г. личная подпись
Если в командировку направляются несколько сотрудников, то оформляется Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме N Т-9а.
Пример. ЗАО «Барьер», находящееся в г. Москве, направляет в командировку в ООО «Омега» (г. Екатеринбург) инженера по материально-техническому снабжению Ерофеева С.А. и менеджера планового отдела Лощинина Е.Н.Цель служебной командировки — доставить в организацию товар по договору поставки. Срок командировки — 5 дней (с 11 августа по 15 августа 2009 г.). Командировочные расходы полностью оплачиваются за счет средств ЗАО «Барьер».Работник кадровой службы ЗАО «Барьер» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме N Т-9а.
Унифицированная форма N Т-9а