Унифицированная форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также является отчетом о его выполнении.
Выше уже отмечалось, что при направлении работника в командировку сначала необходимо оформить служебное задание, которое подписывается и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме N Т-9 или N Т-9а.
Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации, без которого фактически нельзя издать приказ о командировке и выписать командировочное удостоверение (форма Т-10).
Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, в каждом из них следует сделать в командировочном удостоверении отметку о прибытии и убытии. При оформлении служебного задания личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения.
После приезда работника из командировки, он обязан составить краткий отчет о выполненной работе. Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Т-10) и авансовым отчетом.
Следовательно, служебное задание является и завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным работником.
После утверждения авансового отчета осуществляется возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу организации, или же, в случае перерасхода, организация выдает сотруднику недостающие суммы.
Пример. Оформим служебное задание и отчет о его выполнении для командировки Петрякова В.А., менеджера отдела продаж организации ООО «Верес» (г. Новосибирск), который направлялся в командировку в организацию ЗАО «Меркурий» (г. Москва) для заключения договора поставки товара. Срок командировки — 10 дней (с 15 по 24 августа) (включая время в пути). Командировочные расходы полностью оплачивается за счет средств ООО «Верес».
Унифицированная форма N Т-10а
Руководитель Начальник
структурного отдела продаж Киржаков Е.А. Петряков В.А.
подразделения ————— _______ ————- Работник ————-
должность личная расшифровка личная
подпись подписи подпись
Заключение о выполнении задания ___________
___________________________________________
Начальник
Руководитель отдела
Руководитель директор Авдеев Г.П. Авдеев Г.П. структурного продаж Киржаков Е.А. Киржаков Е.А.
организации ——— ———— ————- подразделения ——— ————- ————-
должность личная расшифровка должность личная расшифровка
подпись подписи подпись подписи
20 августа 09
«—» ———— 20— г.