Для возмещения расходов, произведенных работником при проезде к месту служебной командировки и обратно, необходимо представить документы, подтверждающие данные расходы. Подтверждающие документы нужны не только для представления авансового отчета командированного лица, но и для соответствующего учета расходов организации.
Мы рассмотрим виды расходов, связанные с проездом сотрудника к месту командировки и обратно, а также их налогообложение.
В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить командированному сотруднику расходы на проезд.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Таким образом, работодатель обязан возместить работнику расходы на проезд в размере, определенном коллективным договором.
Напомним, что сегодня особенности направления работников в служебные командировки утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Положение N 749).
Пунктом 12 Положения N 749 определено, что расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают:
— расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;
— страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
— оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном п. 12 Положения N 749 при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации (п. 22 Положения N 749).
Перед отъездом в командировку работнику выдаются денежные средства в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.
По возвращении из командировки работник обязан представить вместе с авансовым отчетом об израсходованных суммах документы, подтверждающие командировочные расходы.
Обратите внимание! Если эти документы составлены на иностранных языках, то необходим построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык. Такое требование вытекает из ст. 68 Конституции Российской Федерации, п. 1 ст. 16 Закона Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» и п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».
Необходимость в представлении документов, подтверждающих командировочные расходы, связана не только со списанием подотчетных сумм с командировочного лица, но и с возможностью уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:
— документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;
— документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
— и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы организации на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Если организации отправляют своих работников в командировки железнодорожным транспортом в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание, включаемое в общую стоимость проезда (питание, предметы первой необходимости и гигиены, печатная продукция и другое), то вправе ли они учесть в целях налогообложения стоимость дополнительных сервисных услуг, включенных в общую стоимость проездного документа?
Ответ на этот вопрос можно найти в Письме Минфина России от 24 июля 2008 г. N 03-03-06/2/93, в котором сказано, что стоимость дополнительных сервисных услуг формирует стоимость услуги проезда по железной дороге. Поэтому для целей налогообложения прибыли стоимость железнодорожного билета может быть учтена полностью (включая стоимость дополнительных сервисных услуг).
Если по возвращении работника из командировки у организации отсутствует оригинал проездного документа и билет при этом был приобретен по безналичному расчету, то основанием для признания расходов на его оплату может служить накладная, содержащая сведения о номере проездного документа, Ф.И.О. пассажира, маршруте (рейсе), дате и стоимости билета при обязательном наличии приказа на командировку и служебного задания. Такие разъяснения на этот счет дают налоговики столицы в Письме УФНС России по г. Москве от 31 августа 2007 г. N 20-12/083337.
Обратите внимание! Заметим, что п. 12 Положения N 749 не содержит ограничений на проезд к месту командировки на такси. Сейчас и Минфин России к таким налогооблагаемым расходам относится лояльно, на что указывает Письмо от 22.05.2009 N 03-03-06/1/339. Но имейте в виду, что в Письме от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2/47 специалисты Минфина России указывают, что расходы на такси можно учесть при исчислении налога на прибыль, но только при условии их соответствия требованиям ст. 252 НК РФ. При этом обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы.
В Письме УФНС России по г. Москве от 19 декабря 2007 г. N 28-11/121388 отмечено, что так как Минфином России не утверждены в качестве документов (бланков) строгой отчетности какие-либо квитанции по приему наличных денег от населения (пассажиров) за услуги такси, то расходы на проезд в такси должны быть подтверждены чеками ККТ, приложенными к авансовому отчету. Это вытекает из п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Имейте в виду, что порядок и размеры возмещения расходов организации на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку должны быть определены коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Если организация заключает договор с транспортным предприятием на автотранспортное обслуживание работников в период командировки, то такие затраты можно включить в состав расходов при исчислении налога на прибыль, если расходы будут подтверждены приказом о заключении договора на транспортное обслуживание, актами сдачи-приемки работ, счетами-фактурами, командировочными удостоверениями, служебными заданиями и отчетами об их выполнении. К такому же выводу пришел суд в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. по делу N А05-11584/2006-31.
В случае использования личного легкового автомобиля для служебных командировок расходы на компенсационную выплату, согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
Заключая договор аренды на эксплуатацию личного транспорта работника в командировках, необходимо учесть, что затраты организации, произведенные по этому договору, в том числе затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также затраты на приобретение запасных частей, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина России от 13 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/81).
Если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость (далее — НДС), то она может принять к вычету суммы налога, уплаченные по расходам на командировки, принимаемые при исчислении налога на прибыль организации. В частности, вычету подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Однако предъявить к вычету уплаченные суммы НДС можно, если будут учтены некоторые нюансы.
Так, на основании п. 1 ст. 172 НК РФ одним из условий применения вычетов сумм НДС, предъявленных налогоплательщикам при приобретении услуг, является принятие оказанных услуг на учет.
Кроме того, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Такое требование содержится в п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Правила).
Таким образом, предъявление к вычету уплаченных сумм НДС по услугам по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно возможно не ранее налогового периода, в котором указанные бланки включены работниками в отчеты о служебных командировках (Письмо Минфина России от 20 мая 2008 г. N 03-07-11/197).
Причем если в расчетных документах нет ссылки на предъявленные налогоплательщику суммы НДС, то вся сумма, указанная в этих документах, включается в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль.
Поэтому если в билетах, подтверждающих стоимость проезда работника из командировки к месту постоянной работы, нет указаний о предъявлении налогоплательщику к уплате суммы НДС, то данные расходы на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в полной сумме относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (Письмо УФНС России по г. Москве от 10 января 2008 г. N 19-11/603).
Нужно сказать, что с проблемой принятия НДС к вычету в части расходов на проезд чаще всего сталкиваются организации, покупающие проездные документы за наличный расчет, в которых обычно сумма НДС не выделяется отдельной строкой.
Ведь Правила запрещают регистрировать в книге покупок такие билеты! Чтобы предотвратить возможность появления споров с фискальными органами, рекомендуем приобретать проездные документы по безналичному расчету, что предполагает возможность получения счета-фактуры, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой.
Что касается обложения НДФЛ расходов на проезд, отметим, что в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.