Учет командировочных удостоверений также ведется с помощью специального журнала. В нем отражается, когда и кому было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.
В данном разделе мы рассмотрим порядок ведения журнала учета выдачи командировочных удостоверений, разработанного непосредственно специалистами отдела кадров организации.
Документом, удостоверяющим время пребывания в командировке, время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него является командировочное удостоверение.
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.
Несмотря на то что Положение N 749 такой нормы не содержит, специалисты Минфина России разъясняют, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник возвращается из командировки в день отъезда. На это указывает Письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. N 03-03-06/2/45.
В случае командировки за границу командировочное удостоверение необязательно. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. По возвращении из командировки ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы следует приложить к авансовому отчету.
Время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.
Учет командировочных удостоверений ведется с помощью специального журнала — журнала учета выдачи командировочных удостоверений.
По каждому работнику в данном журнале приводятся следующие реквизиты:
— номер позиции по порядку;
— фамилия, имя и отчество командированного работника;
— занимаемая должность;
— место командировки;
— номер командировочного удостоверения;
— фамилия и инициалы лица, подписавшего командировочное удостоверение;
— дата фактического выбытия работника в командировку и дата фактического прибытия из командировки;
— подпись лица, получившего командировочное удостоверение.
Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме:
С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Кроме того, эти данные можно указать на последней странице журнала.
| Лицо, ответственное за ведение журнала | ||
| должность | фамилия, имя, отчество | |
Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:
1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.
2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:
| В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано | ||
| и скреплено печатью | листов | |
| Начальник отдела кадров | ||
| (подпись) | (расшифровка подписи) | |
| «___» ___________________ 200_ г. | ||
Все записи в журнале учета выдачи командировочных удостоверений делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо внести исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:
| Исправлено в графе 6 | ||
| (подпись) | (расшифровка подписи) | |
| 00.00.0000 | ||
Журналы учета выдачи командировочных удостоверений являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.
В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.
На данный журнал Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г., установлен срок хранения — 5 лет.
Пример. Рассмотрим пример заполнения журнала учета выдачи командировочных удостоверений.
14 апреля 9
Начат «—» ——— 200- г.
Окончен «__» ____________ 200_ г.
| N
п/п |
Фамилия,
имя, отчество |
Занимаемая
должность |
Место
командировки |
Номер
командировочного удостоверения |
Фамилия, имя,
отчество и должность лица, подписавшего командировочное удостоверение |
дата | Подпись лица,
получившего командировочное удостоверение |
|
| фактического
выбытия |
фактического
прибытия |
|||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 1 | Романова
Ольга Николаевна |
Менеджер | Москва | 13 | Бухгалтер
Орлова О.Е. |
15.04.2009 | 22.04.2009 | Романова О.Н. |
| 2 | Петров
Олег Алексеевич |
Начальник
отдела сбыта |
Томск | 14 | Бухгалтер
Орлова О.Е. |
26.05.2009 | 06.06.2009 | Петров О.А. |