Командировочные и представительские расходы

2.4. Командировочное удостоверение

Документом, удостоверяющим время пребывания в командировке, время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него, является командировочное удостоверение. Ниже мы рассмотрим порядок заполнения командировочного удостоверения (форма N Т-10).

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.

Если работник при выполнении служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении.

Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных организацией расходов, а для работника - подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов. Указанные в удостоверении личные данные работника и пункт назначения должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения.

В случае если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным.



В командировочном удостоверении указывают:

- фамилию и инициалы командируемого работника;

- структурное подразделение;

- профессию (должность) командируемого работника;

- место назначения (страна, город, организация);

- цель командировки;

- время командировки (не считая времени нахождения в пути).

 

Пример. Оформим командировочное удостоверение на Сидорова А.А., менеджера планового отдела ООО "А" (г. Москва), находящегося в командировке в ООО "Б" (г. Омск), с 19 июля по 28 июля 2009 г.

Отметим, что командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного работника.

Все начальные сведения заполняет сотрудник кадровой службы организации "А", направляющий Сидорова А.А. в командировку, а отметки о прибытии и выбытии делает организация "Б", в которую командирован сотрудник.

 

Унифицированная форма N Т-10





Заметим, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник возвращается из командировки в день отъезда (Письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. N 03-03-06/2/45), хотя само Положение N 749 такой нормы не содержит.

В случае командировки за границу командировочное удостоверение необязательно. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. По возвращении из командировки ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы следует приложить к авансовому отчету.

Время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.