Транспорт представляет собой отрасль экономики, хозяйства, предназначенную для перевозки пассажиров и грузов. Транспортные средства использует большинство организаций, осуществляющих деятельность в самых различных отраслях.
Расходы на содержание служебного транспорта учитываются в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций. О том, как правильно учесть такие расходы, как их документально оформить, мы расскажем ниже.
Обратимся к Налоговому кодексу Российской Федерации (далее — НК РФ). Подпунктом 11 п. 1 ст. 264 НК РФ определено, что расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.
К прочим расходам относятся также и расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.
Если служебный поезд или самолет есть лишь у немногих крупных организаций, то служебными автомобилями располагает очень большое число организаций. Именно о расходах на содержание служебного автомобильного транспорта мы и поговорим.
Напомним, что расходы, произведенные налогоплательщиком, в целях исчисления налога на прибыль в соответствии с п. 2 ст. 252 НК РФ подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.
В свою очередь, расходы, связанные с производством и реализацией, на основании п. 2 ст. 253 НК РФ подразделяются на материальные расходы, расходы на оплату труда, суммы начисленной амортизации и прочие расходы.
Нормы расхода топлив
В расходах на содержание служебного автотранспорта львиную долю расходов составляют расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Нормы расхода топлив и смазочных материалов, применяемые в настоящее время, введены в действие Распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р «О введении в действие Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Пунктом 3 названного документа определено, что Нормы расхода топлив и смазочных материалов предназначены в том числе для расчетов по налогообложению предприятий.
При определении обоснованности для целей налогообложения произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля, как сказано в Письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. N 03-03-06/1/640, необходимо учитывать Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России. При этом расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами.
В этом же Письме Минфина России отмечено, что в отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при определении норм расхода топлива следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля. Аналогичное мнение высказано в Письмах Минфина России от 14 января 2009 г. N 03-03-06/1/6 и N 03-03-06/1/15.
Вместе с тем хотим обратить внимание налогоплательщиков на Постановление ФАС Центрального округа от 4 апреля 2008 г. по делу N А09-3658/07-29, в котором суд указал, что НК РФ не предусмотрено нормирование горюче-смазочных материалов в целях налогообложения прибыли, а нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, носят рекомендательный характер.
Документальное подтверждение расходов
Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы признаются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
К бухгалтерскому учету принимаются первичные документы, составленные по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. На основании Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 «О первичных учетных документах» разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.
Специализированные автотранспортные организации должны применять унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
Названным Постановлением утверждены следующие формы:
— путевой лист легкового автомобиля (форма N 3);
— путевой лист специального автомобиля (форма N 3 спец.);
— путевой лист легкового такси (форма N 4);
— путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-С);
— путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-П);
— путевой лист автобуса (форма N 6);
— путевой лист автобуса необщего пользования (форма N 6 спец.);
— журнал учета движения путевых листов (форма N 8).
В 2008 г. вступил в действие Федеральный закон от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав). Устав, в частности, регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом. Путевой лист, согласно ст. 2 Устава, является документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства, а также водителя.
Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 (далее — Приказ N 152) утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, которые, согласно п. 2 Приказа N 152, должны применять юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Согласно п. 3 Приказа N 152 в путевом листе автобуса в обязательном порядке должны быть отражены:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа.
Указанные сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если путевой лист оформляется более чем на один день, то следует указать даты начала и окончания срока действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве (тип транспортного средства, модель автомобиля, государственный регистрационный знак, показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж, дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку;
5) сведения о водителе.
Помимо перечисленных реквизитов, на основании п. 8 Приказа N 152 на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа.
Остановимся на отдельных моментах заполнения путевого листа.
В соответствии с п. 10 Приказа N 152 путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца. Читатели наверняка помнят, что ранее возникало немало споров между организациями и сотрудниками налоговых органов по поводу того, с какой периодичностью следует составлять путевые листы. С момента введения в действие Приказа N 152 оснований для возникновения подобных споров нет, так как путевой лист разрешено составлять на срок, не превышающий одного месяца.
Каждая из форм путевых листов содержит раздел «Движение горючего». В Письме Госкомстата России от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257 «О путевых листах» сказано, что заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега. Нормируемый расход горюче-смазочных материалов определяется в соответствии с Нормами расхода топлив и смазочных материалов, о которых мы уже упоминали.
Обратите внимание: в соответствии с п. 2 ст. 6 Устава запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Организации, не относящиеся к специализированным либо автотранспортным организациям, могут применять самостоятельно разработанные формы путевых листов. Если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, его форма должна быть приведена в приказе об учетной политике.
В Письме УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. N 20-12/100253 сказано, что самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать информацию о месте следования автомобиля, так как такие данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. В Письме отмечено, что путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информации о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы по использованию ГСМ. Аналогичная позиция изложена и в Письме Минфина России от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129. В Письме отмечено, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования автомобиля не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Такое же мнение высказано в Письме УФНС России по г. Москве от 7 июля 2008 г. N 20-12/064123.2. Помимо этого, в Письме обращено внимание на то, что первичные документы (путевые листы) должны быть составлены так, чтобы можно было судить об обоснованности произведенных расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. Данный порядок, по мнению сотрудников УФНС, не зависит от того, какие автотранспортные средства (собственные или арендованные) использует налогоплательщик в своей деятельности.
Аренда гаража
У многих организаций отсутствуют собственные гаражи для содержания служебных автомашин. В таких случаях приходится арендовать гаражи у других организаций либо пользоваться услугами платных автостоянок. Можно ли учесть расходы на аренду гаражей и услуги автостоянок в целях налогообложения прибыли?
Расходы на аренду гаражей у других организаций учитываются в целях налогообложения, согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, в качестве арендных платежей за арендуемое имущество.
Если организация пользуется услугами платных автостоянок, то оплата, как правило, производится наличными денежными средствами через подотчетное лицо. Расходы по оплате услуг платных автостоянок, при наличии оформленных в соответствии с требованиями бухгалтерского учета первичных оправдательных документов (кассовых чеков, авансовых отчетов подотчетных лиц и тому подобного), организация, по мнению Минфина России, изложенному в Письме от 11 января 2006 г. N 03-03-04/2/1, может отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного автотранспорта.
В составе расходов на содержание служебного транспорта можно учесть в том числе расходы, связанные с оплатой мойки служебных автомобилей, о чем сказано в Письме Минфина России от 20 июня 2006 г. N 03-03-04/1/530.
Расходы на проезд по платным автомобильным дорогам
Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 августа 1999 г. N 973 утверждены Временные правила организации эксплуатации на платной основе федеральных автомобильных дорог и дорожных объектов, а также Временные правила определения стоимости проезда по платным автомобильным дорогам и дорожным объектам и использования взимаемых за проезд средств.
Правила эксплуатации на платной основе автомобильных дорог и дорожных объектов, относящихся к собственности субъектов Российской Федерации, и правила определения стоимости проезда по таким автомобильным дорогам и дорожным объектам и использования взимаемой платы устанавливаются органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Пунктом 3 разд. 2 Временных правил определения стоимости проезда по платным автомобильным дорогам, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 августа 1999 г. N 973 «Об утверждении Временных правил организации эксплуатации на платной основе федеральных автомобильных дорог и дорожных объектов и Временных правил определения стоимости проезда по платным автомобильным дорогам и дорожным объектам и использования взимаемых за проезд средств» проезд по автомобильной дороге может быть платным только при наличии бесплатного альтернативного проезда в том же направлении по другим автомобильным дорогам.
Плата за проезд по платным автомобильным дорогам является платой за обеспечиваемые на таких дорогах повышенные безопасность и комфорт движения.
По мнению автора, если проезд по платной автомобильной дороге экономически обоснован, документально подтвержден и связан с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то плата за проезд может быть учтена в целях налогообложения прибыли на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.