Как уже отмечалось выше, предметом труда в управлении является информация. Аппарат управления, работая с информацией, собирает ее, обрабатывает, хранит и т. п. для использования в процессе подготовки и принятия решения. Технология выполнения таких работ в современных условиях приобретает особую значимость.
Технология выполнения управленческих работ — это совокупность, сочетание, взаимодействие разнообразных повторяющихся процедур, операций, выполняемых работниками управленческого аппарата в определенной последовательности, на основе функционального, профессионального, квалификационного и операционно-технологического разделения труда.
Технология управленческих процессов разрабатывается для: • комплексов работ (функций, подфункций), выполняемых различными подразделениями аппарата управления (при этом определяются основной набор документов и работ, последовательность их выполнения, взаимосвязи, состав участвующих в выполнении функции);
• комплексов работ, выполняемых внутри структурного подразделения (при этом определяются детальный перечень документов и работ, последовательность их выполнения, взаимосвязи; состав исполнителей и распределение работ между ними, комплект средств организационной и вычислительной техники);
• отдельных работ, состоящих из определенного набора операций (при этом определяются перечни используемых показателей, набор операций, последовательность, трудоемкость и методы их выполнения, взаимосвязи между операциями, комплекс средств организационной и вычислительной техники).
По видам технология управленческих процессов подразделяется на: ^ маршрутную, в которой решаются вопросы последовательности движения информации (составления документов) между пунктами ее переработки; ^ операционную, в которой решаются вопросы последовательности и состава операций и методов их выполнения. Возможна типизация маршрутной технологии выполнения управленческих работ для каждой работы по группе однородных предприятий или для комплекса работ.
Операционная технология по своей структуре в определенной мере может быть типовой для всех управленческих работ.
Управленческая работа может быть укрупненно представлена как взаимосвязанная совокупность логических и технических операций
(рис. 41).
В приложении 2—4 на рис. 42—46 представлены технологические схемы выполнения логических и технических операций, которые достаточно широко применяются на промышленных предприятиях различных отраслей народного хозяйства. Эти схемы широко используются при проектировании операционной технологии работ для определения полного состава операций и их последовательности в процессе выполнения конкретной работы, разделения труда между исполнителями, выбора технических средств для выполнения работы.
Совершенствование существующей технологии управленческих процессов или разработка вариантов принципиально новой технологии производятся в направлении:
• снижения затрат труда на подготовку и принятие решений, времени на ожидание информации и «пролеживания» документов при их передаче;
• сокращения общих сроков подготовки документов и длины маршрутов их движения;
• повышения оперативности выполнения работ и ритмичности труда исполнителей;
• проведения унификации и типизации форм документов, улучшения взаимоувязки технологий работ.
При выборе рационального варианта технологии управленческих работ следует соблюдать следующие условия:
• установление начала каждой работы только после окончания работ, от которых она зависит;
• обеспечение минимального числа связей кооперации за счет повышения замкнутости процесса составления документов в одном подразделении;
• одноразовое перенесение данных из первичных документов в накопительные;
• ограничение числа пунктов переработки информации и ликвидация возвратных движений документов от исполнителя к исполнителю;
• исключение лишних операций и операций с информацией, не используемой для подготовки и принятия решений;
• сокращение дублирования и параллелизма в работе при обработке информации за счет получения необходимой информации из других подразделений;
• повышение уровня использования организационной и вычислительной техники за счет концентрации однотипных технических операций у отдельных исполнителей или передачи их в специализированные подразделения (компьютерные центры и т.
п.);
• максимальное использование одних и тех же документов разными подразделениями для подготовки и принятия решений, повышение коэффициента полезного использования информации в работе.
Проектирование технологии управленческих работ может осуществляться путем привязки типизированных проектных решений и разработки индивидуальных.
Разработку проектных решений по технологии управленческих работ следует проводить в два этапа. На первом этапе составляются списки управленческих работ (результатов управленческих решений), уточняются карточки входящих, исходящих и промежуточных документов, списки нормативно-справочных документов, определяются состав операций и даты выполнения работ (табл. 7).
На втором этапе по отдельным работам подбираются карточки входящих и разрабатываемых документов, определяются поставщик и потребители документов (информации), исполнители, последовательность и алгоритм выполнения операций; рассчитывается трудоемкость операций; разрабатывается маршрутная и операционная технология выполнения управленческих работ (обработки документов), устанавливается перечень технических средств.