3.5.1. Общие положения проектирования
Как уже отмечалось, организация процесса управления является формой реализации содержательной стороны управления. Управление (с позиции процесса) представляет собой прежде всего обеспечение рационального решения управленческих задач. Поэтому проектирование организации управленческих задач возможно тогда, когда они поставлены, когда определена их взаимосвязь и ясны методы их решений. Имея своим предметом описание условий и порядка реализации информационных процедур, проектирование организации управленческих процессов приводит к определению методов решения задач и технологий выработки управляющих воздействий. Этот порядок должен обеспечить реализацию конкретных функций управления на всех уровнях системы. Таким образом, проектирование организации процесса управления состоит в установлении порядка решения задач управления и разработке процедурных характеристик процесса управления и регламентационных документов.
Рассмотрим набор задач проектирования организации процесса управления, приводящих в конечном итоге к их регламентации. Эти задачи выполняются как на стадии предпроектного обследования и разработки технического задания на организационное проектирование, так и при проектировании.
Результаты их решения должны соответствовать назначению стадий разработок (табл. 5). Здесь знаком (+) обозначается необходимость разработки на данной стадии.
Уровень детализации описания задач и процедур определяет как направленность совершенствования технологии управления, так и возможность использовать при проектировании те или иные методы разработки. В общем случае это описание должно позволить судить о степени определенности и качестве результата решения той или иной управленческой задачи. В настоящее время отсутствуют общепринятые методы количественного измерения качества и эффективности управления, однако, проектируя процесс управления и его информационное обеспечение, необходимо хотя бы на качественном уровне оценить:
• насколько полна и достоверна необходимая для решения управленческой задачи исходная информация;
• какова вероятность того, что существующий (или проектируемый) порядок получения ее исполнителем надежен;
• как связано качество решения с квалификацией исполнителя, его заинтересованностью в качественном решении;
• нет ли возможности перейти к более эффективному методу решения этой задачи и каковы условия его использования.
Проектировщик всегда должен помнить, что определенность результатов решения отдельной управленческой задачи влияет на качество всего процесса управления. Существует большое количество задач (чаще всего задач оперативного планирования и управления), где определенность в получении результатов в том или ином временном интервале (оперативность решения) важнее оптимизации результатов.
Проектирование осуществляется по следующим направлениям:
• проектирование логически обоснованной и наиболее рациональной в данных условиях последовательности выполнения работ в процессе управления. Выделение работ и установление их последовательности могут быть обоснованы разными соображениями;
• проектирование процедур управления, которое включает разработку обязательных актов деятельности (таких, как утверждение, согласование, обсуждение, информирование и т. д.). При этом особое внимание следует обращать на объективность тех или иных процедур, определяющуюся их организационной ролью, влиянием на качество решений, затратами времени на их проведение, а также их социально-психологическим содержанием. Известно, например, что некоторые процедуры могут привести к безответственности, другие могут выглядеть актом недоверия, третьи — только перегружать отдельные звенья или повышать степень централизации управления. Процедурная основа процесса управления должна быть тщательно обдумана, должны быть предусмотрены все ее необходимые и желательные последствия, позитивные и негативные стороны;
• проектирование затрат времени в процессе управления включает определение начала выполнения работы, времени по отдельным видам работ, возможности параллельного их выполнения в рамках установленной последовательности. Основная задача проектирования использования времени заключается в достижении экономии времени за счет параллельного выполнения работ и организационно четкого их распределения между звеньями системы управления;
• проектирование взаимодействий звеньев и уровней процесса управления. Объектами проектирования становятся организация взаимодействия звеньев и уровней в процессе управления, регулирование характера, содержания, организационной формы и меры такого взаимомодействия с целью ускорения процесса управления, повышения его эффективности.
3.5.2. Процедурное и технологическое проектирование (общие положения)
Сущность процедурного и технологического проектирования заключается в следующем. В современных условиях перехода страны к рыночной экономике в практической деятельности руководителя любого уровня возникает необходимость либо создать новый аппарат управления (например, при реструктуризации, создании новых предприятий и т. п.), либо реконструировать, модернизировать действующую систему управления (например, при корпоратизации предприятий, изменении форм собственности и т. п.).
Чтобы аппарат управления работал эффективно, функционировал с высокой степенью надежности, при проектировании управленческой технологии необходимо придерживаться следующих основных организационно-технологических правил (требований).
1. Четко спроектировать технологию процесса управления пред-
приятием (учреждением). Для этого:
• закрепить путем должностных инструкций, положений об отделах и службах обязанности, функции, права, ответственность должностных лиц и отдельных подразделений управленческого аппарата;
• провести специализацию звеньев управления (за каждым отделом следует закрепить одну основную функцию);
• по возможности исключить двойное подчинение (каждое подразделение должно представлять собой организационное целое, руководимое одним лицом, каждый работник должен иметь только одного непосредственного начальника);
• обеспечить определенные пределы управляемости, т. е. ограничить число лиц или подразделений, подчиненных одному руководителю;
• четко разделить основные и вспомогательные операции и процедуры, не допускать использования квалифицированных специалистов на технических операциях (обеспечить квалификационное разделение труда в аппарате управления);
• разработать нормативные, инструктивные документы на все или большинство операций и процедур для унификации их исполнения, нормирования и контроля.
2. Обеспечить принцип единства распорядительства. Это означает, например, что распоряжения директора предприятия должны адресоваться исполнителям лишь через начальника отдела, цеха.
3. Создать систему внутреннего контроля исполнения документов, приказов, распоряжений и др.
4. Организовать тщательный учет количественных и качественных показателей работы исполнителей в аппарате управления с помощью известных систем контроля качества труда.
5. Обеспечить высокую исполнительскую, технологическую дисциплину работников аппарата управления.
6. Внедрить оперативную внутреннюю связь в аппарате управления.
7. Разработать систему материального и морального поощрения за высокое качество управленческих работ.
8. Своевременно пересматривать устаревшие нормативные, инст-
руктивные документы, регламентирующие процессы управления.
Систематически изучать и внедрять достижения науки и передовой техники в технологию управленческих работ.
10. Повышать организационную, правовую, экономическую, техническую, информационную культуру руководителей, специалистов и технических исполнителей.
При проектировании новых процедур управления используют определенную технику их представления в виде оперограмм, процеду-рограмм и других графических образов. Главным в процедурном проектировании является точность описания действий, которые должны совершаться в рамках той или иной процедуры. Это служит залогом их успешного выполнения, облегчает понимание задач исполнителями. Если используется график в виде оперограммы, то к ней рекомендуется приложить спецификацию, где более подробно изложены операции и их элементы в следующей форме (см. табл. 6).
При модернизации и новом проектировании организационных процедур следует опираться, прежде всего, на результаты анализа существующей системы управления. Рассматривая операцию за операцией, можно достаточно глубоко анализировать содержание организационного процесса, его эффективность, способы выполнения, технологию процедуры и т. д.
Все ли организационные процедуры должны проектироваться заново? Ведь в аппарате управления предприятием заняты порой сотни человек, а количество различных процедур достигает нескольких тысяч. В принципе, следует стремиться к тому, чтобы в течение определенного периода (год-два) была разработана организационно-проектная документация на все без исключения процедуры, а в начальный период введения новых процедур проанализировать и организационно спроектировать хотя бы основные, узловые процедуры. (Иногда анализ показывает эффективность выполнения существующей процедуры, и речь идет только о ее организационном оформлении — в виде схемы, графика, описания и т. д.).
Для графического анализа или проектирования процедур применяются различные схемы. Существует несколько способов изображения процедур:
• ветвящееся дерево корнем вниз (при таком способе начальные операции располагаются в верхней части чертежа, а конечные — в нижней, рис. 32);
• ветвящееся дерево корнем вверх (при этом способе изображения начальные операции располагаются в нижней части чертежа, а конечные — в верхней, рис. 33).
Процедурограммы, показанные на рис. 32 и 33, служат для комплексного проектирования операций, их последовательности, определения исполнителей и трудозатрат.
Процедурограмма по существующей сложившейся процедуре выполняется в процессе обследования конкретного подразделения на основе наблюдений, «фотографий» и «самофотографий» рабочего дня. Рассмотренные выше процедурограммы служат для проектирования организационных процедур в аппарате управления. Они отвечают главным образом на вопросы, кто, в какой последовательности и в какой взаимосвязи выполняет те или иные операции, относящиеся к определенной процедуре.
Однако процесс управления в силу своей многоаспектности, постоянного усложнения и насыщения аппарата техническими средствами нуждается в технологическом проектировании, задачей которого является разработка наряду с процедурограммами технологических карт на одну операцию, группу операций или процедуру в целом. Технологические карты определяют состав исполнителей операции, содержание работ, потребность в технических средствах и материалах.
В ряде случаев целесообразно в технологические карты включать и нормативы времени, особенно по документационным операциям.
Нормативы трудоемкости отдельных управленческих операций являются научной основой проектирования технологии работы в аппарате управления. Для разработки норм требуется достоверная статистическая база, которая может быть создана в ходе обследования работы аппарата. Со временем можно будет составить технически обоснованные нормы на подавляющее большинство повторяющихся
операций и перейти от интуитивного, а порой и субъективного способа установления численности работников управленческого аппарата к научно обоснованному расчету штатов персонала.
При разработке такой системы нормативов необходимо учитывать четыре основных требования к ним:
^ универсальность, т. е. возможность применять разработанные нормы при нормировании одинаковых работ в различных подразделениях;
^ точность, т. е. степень погрешности между нормативными и фактическими трудозатратами;
• прогрессивность, т. е. степень отражения в нормативах передовых методов труда ИТР и служащих, передового опыта, научных рекомендаций, зарубежной практики;
• простоту, т. е. минимально необходимые сроки для разработки нормативных материалов;
Проектирование технологии управления основано на тщательном изучении операций и процедур, выполняемых руководителями, специалистами и техническими исполнителями, их измерении, моделировании, экспериментировании и организационном проектировании, что требует соответствующей подготовки, обработки исходных данных. Аналитические и проектные этапы включают:
Тщательное ознакомление с материалами обследования и анализа технологии отдельных операций, процедур, циклов управления, функций работников, должностного профессионального состава аппарата управления.
Изучение информационных материалов по отдельным аспектам технологического проектирования (журнальных статей, монографий, справочных публикаций, реферативных материалов по зарубежным публикациям, научных отчетов исследовательских институтов, разработанных проектов по другим предприятиям, отчетов по зарубежным командировкам, материалов выставок).
Ознакомление с опытом передовых предприятий по рационализации технологии управленческих работ.
Проведение, если это необходимо, экспериментов (экономических, организационных) в отдельном подразделении, прежде чем рекомендовать какое-то мероприятие по рационализации в масштабах всего предприятия, а также выполнение моделирования (например, по информационным процедурам).
5. Выполнение технико-экономических расчетов (например, по применению оргтехники, внедрению систем документирования), на основании которых можно выбрать те или иные проектные варианты.
Схема исходных данных для разработки технологии управленческих работ показана на рис. 34, а последовательность этапов разработки — на рис. 35.
В заключение отметим, что многие управленческие процедуры ничуть не проще по своей технологии, чем обработка на станках самых сложных деталей, так как в них взаимодействуют десятки заводских служб, сотни руководителей, специалистов, технических исполнителей. Все это требует от руководителей производства глубокого изучения этих вопросов в целях повышения своего профессионального мастерства.