Упраление предприятием (процессный аспект)

3.4 Цикличность процессов управления

Процесс управления производством, осуществляемый аппаратом управления, имеет циклический непрерывный характер и протекает во времени и в пространстве. По своим временным параметрам он может измеряться длительностью — от нескольких минут до нескольких месяцев. Пространственные характеристики процесса управления могут простираться от групп, бригад исполнителей до предприятия в целом. Таким образом, цикл управления характеризуется двумя видами измерений: временем цикла и пространственными рамками цикла.

Длительность процессов управления (циклов управления) складывается из времени на сбор, передачу и обработку информации; выработку и принятие решений; организацию исполнения решений. Отсюда вытекает большое значение фактора времени в управлении организациями и предприятиями. Необходимо сокращать время на выполнение отдельных операций, упрощать организационные и документальные процедуры, использовать технические средства для выполнения ряда управленческих операций.

Деятельность руководителя производства по своей технологии делится на три основных цикла, в рамках которых выполняются различные операции и процедуры (рис. 30); 1) информационный цикл — И (поиск, сбор, передача, обработка, хранение научно-технической, экономической, учетной и другой информации. Этим занимаются преимущественно технические исполнители и специалисты); 2) логико-мыслительный цикл — выработка и принятие управленческих решений — Р (исследования, научно-технические и другие разработки, технико-экономические расчеты, прогнозы, выработка решений по экономическим, организационным, социальным и другим вопросам. Здесь заняты в основном специалисты и руководящие работники предприятий и организаций); 3) организационный цикл — организационное воздействие на объект управления для реализации решения — О (подбор и расстановка кадров, инструктаж, доведение заданий до исполнителей, оперативное планирование, организация трудовых процессов персонала, диспетчирование, координация, контроль исполнения и т. п. Здесь заняты преимущественно линейные руководители).

На входе цикла И принимается три вида информации: 1) внешняя (а); 2) внутренняя, от объекта управления (б]); 3) информация, входящая через цикл О (в ходе организационного воздействия на объект управления формируется множество потоков информации между отдельными звеньями управляющей системы).

На выходе цикла И (и на входе цикла Р) находится должным образом обработанная информация, необходимая руководителю для подготовки и принятия соответствующего управленческого решения.

На выходе цикла Р (соответственно на входе цикла О) принимаются устные или письменные решения, распоряжения, приказы, указания и иная директивная информация.

Наконец, на выходе цикла О осуществляются функции организации производства, которые выполняют руководители с помощью соответствующей системы методов управления.

Технология работы организатора производства имеет одинаковый циклический характер независимо от уровня управляющей системы (рис. 31). На любом уровне управления выполняются все три цикла процедур. Они сочетаются друг с другом (по уровням) через циклы О—И, т. е. на уровне руководства предприятием (организацией) в числе организационных операций осуществляются постановка задач, передача директивной информации и указаний руководителям нижележащего уровня, которые, в свою очередь, приняв и обработав директивную, плановую и другую информацию, принимают решения, организуют их исполнение и осуществляют тот же процесс по отношению к следующему уровню и т. д.





Различие в выполнении операций и процедур проявляется лишь в степени разделения труда. Например, руководитель низового уровня управления сам выполняет все три цикла процедур; у начальника крупного подразделения большую долю в затратах рабочего времени занимают процедуры Р и О (информационные процедуры выполняются преимущественно служащими и специалистами этого подразделения); директор и его заместители также имеют для выполнения информационных процедур специальный функциональный аппарат (отделы и службы). Удельный вес различных видов работ в общих трудовых затратах по указанным выше технологическим циклам распределяется примерно следующим образом (табл. 4).

Как видно из табл. 4, руководитель затрачивает свое рабочее время на все три основных цикла управленческих работ. Соотношение этих затрат, разумеется, различно и зависит в основном от должностного положения (например, у мастера, начальника участка в бюджете рабочего времени до 60 % занимает организаторская работа, а у директора предприятия, до 60 % рабочего времени занимают процедуры принятия решений). Следовательно, профессиональный организатор должен владеть технологией работы с устной и документальной информацией, подготовки и принятия управленческих решений иорганизаторской работы (организационной технологией) . Необходимо также, чтобы руководители предприятия умели осуществлять проектирование организационной технологии, т. е. порядка и схемы выполнения тех или иных процедур процесса управления.



Проектирование организационной технологии процесса управления включает:

•    четкое распределение функций управления между отдельными ступенями, звеньями и работниками управленческого аппарата (функциональное разделение труда), закрепление функциональных обязанностей с помощью специальных организационно-правовых документов (положений об отделах и службах, должностных инструкций);

    определение необходимого количества работников аппарата управления по специальностям (профессиям) и должностям (профессиональное и квалификационное разделение труда);

•   проектирование схем выполнения отдельных управленческих операций, их сочетания — процедур, технологических циклов (поиск, сбор, передача, обработка информации, подготовка и принятие решений, организация исполнения решений, т. е. опе-рационно-технологическое разделение труда в управляющей системе);

^ проектирование технологии процесса управления предприятием, т. е. создание комплексной системы разделения и кооперации труда работников управляющей системы; ^ проектирование отдельных систем (учет и оценка качества труда работников аппарата управления: учет рабочего времени; контроль исполнения; регламентирование трудовых процессов; обслуживание аппарата управления и т. д.); ^ проектирование технологии управленческих работ с применением организационной и вычислительной техники. Чтобы проектировать управленческие операции и процедуры и создавать организационную технологию, следует тщательно изучить действующую систему работы, упразднив формальные действия, т. е. такие, которые не оказывают реального воздействия на процесс управления (их называют «балластными процедурами»), модернизировав нужные процедуры, выполнение которых осуществляется малоэффективными методами, а также объединить однородные процедуры и т. п.

Особое значение организационное проектирование процедур приобретает в условиях внедрения современных технических средств управления, в частности электронно-вычислительной техники. Внедряя ЭВМ, необходимо соответственно изменять организационные и другие процедуры, выполняемые в аппарате управления. Если этого не сделать ( а на практике такое бывает), резко снижается эффективность эксплуатации дорогостоящей электронно-вычислительной техники.

Проектирование управленческих процедур в аппарате управления осуществляется в целях:

   унификации выполнения работниками разных подразделений одинаковых информационных, логико-мыслительных или организационных процедур;

   обеспечения контроля за выполнением трудовых процессов техническими исполнителями и специалистами;

• быстрейшего овладения новыми сотрудниками выполнением необходимых операций и процедур;

^ передачи квалифицированными сотрудниками управленческого аппарата передового опыта работы начинающим работникам;

^ обеспечения взаимозаменяемости работников (в случае временного замещения, чрезвычайных обстоятельств);

^ обеспечения дальнейшей рационализации процедур, если в этом возникает необходимость (например, при внедрении машинно-информационных систем на базе ЭВМ для увязки новой технической системы с существующими процедурами).