Комунікація в проектній групі відбувається між групою і керівником з одного боку і між членами групи з іншого.
4. 2. 1. Стосунки між керівником і групою
У керівника проекту є повноваження і відповідальність. Його діяльність охоплює:
— планування, керівництво і контроль технічних завдань;
— вибір партнерів проекту (постачальники матеріалів, консультанти);
— контроль над фінансовими витратами;
— контроль поетапного виконання завдань проекту;
— вибір ключового (або усього) персоналу проекту.
У великих проектах є секретаріат. Керівник проекту є одночасно і начальником секретаріату. До завдань секретаріату відноситься:
— реєстрація, розподіл і зберігання всіх документів;
— реєстрація усієї вхідної і вихідної пошти;
— виконання письмових робіт;
— організація різноманітних видів послуг для проекту.
Якості хорошого керівника:
— він повідомляє думки й ідеї щодо проекту всім членам групи без вийнятку;
— бере до уваги невластиве йому мислення (відкритий для думки інших);
— дає усім можливість висловитися;
— не критикує відсутніх;
— поширює оптимізм, викликає позитивні емоції;
— зорієнтований на майбутнє
— має конкретне уявлення про вартість і цінність проектної роботи;
— орієнтований на зовнішнє визнання (імідж) групи;
— підтримує комунікабельність групи з підрозділами фірми або організації замовника проекту.
4. 2. 2. Стосунки усередині проектної групи
У проектній групі співробітники різних фахів повинні працювати разом протягом періоду проектних дій. Деякі співробітники працюють весь період реалізації проекту, інші потрібні тільки на певний період часу для виконання спеціальних завдань на частину проектного часу. У проектній групі часто працюють разом уже знайомі між собою спеціалісти фірми, також і спеціалісти з інших спеціалізованих фірм або організацій.
У проектній групі потрібно організувати співробітництво спеціалістів різних галузей знань і різних підрозділів власної фірми або за межами власної фірми. Ефективність співробітництва потребує застосування визначених правил поведінки (правил співробітництва).
До правил поведінки групової роботи в межах проекту можна віднести:
— усіх членів групи;
— цілковита спрямованість на досягнення мети групи;
— виступають із своїми поглядами відкрито і чесно;
— мають однакові обов’язки і права;
— допомагають один одному;
— ведуть дискусію без соціальної або кваліфікаційної ієрархії;
— передають узгоджені результати тільки позитивного змісту;
— не поширюють неузгоджені результати за межами групи
— ніхто не приховує інформацію.
Навіть при бажанні кожного члена проектної групи успішно діяти у процесі колективної роботи може виникнути ряд проблем. За деякими
23
дослідженнями такі проблеми найчастіше потребують особливої уваги з боку менеджменту:
— комунікативні проблеми (25% усіх проблем);
— пов’язані з керівництвом (15%);
— координація різних видів діяльності (11%);
— колективізм (5%).
У більшості випадків варто шукати причини виникнення проблем у характері членів проектної групи:
— спеціалісти іноді мають схильність до егоїзму. Егоїст служить тільки собі і хоче одержати визнання. У колективі кожен член повинен служити справі.
— багато спеціалістів мають глибокі спеціальні знання і практичний досвід. Іноді вони не вміють пов’язавати свої знання із знаннями з інших галузей знання. Їм іноді бракує широти знань.
— деякі члени проектних груп бояться співпрацювати зі своїми колегами, бо вони бачать у них конкурентів, які могли б використати їх знання.
— у проектній групі часто бракує часу для «звичайної» роботи. Робоча атмосфера може псуватися нестачею часу й економією фінансових засобів.
— іноді має місце слабкість керівництва і слабке знання можливостей колег у групі.
Проведені аналізи24 вказують на деякі переваги і недоліки в
організації ієрархічної проектної групи, на які потрібно звернути
особливу увагу при організації проектної діяльності з боку проектного
менеджменту (таблиця 15).
Проведені аналізи24 вказують на деякі переваги і недоліки ворганізації ієрархічної проектної групи, на які потрібно звернутиособливу увагу при організації проектної діяльності з боку проектногоменеджменту (таблиця 15).
Таблиця 14
Переваги і недоліки проектної групи
| Переваги Недоліки | |
| Досягнення кращої якості при розробці нових комплексних рішень проблем
Активізація і мотивація членів групи Вирівнювання ризику і помилок серед членів групи Організаційна рухомість Ефективніше співробітництво спеціалістів різних галузей Рівномірний розподіл впливовості |
Великі витрати часу на інформування
Нема чіткого поділу відповідальності між членами групи, вчинки членів групи Можливі тенденції до відокремлення, до відхилень від мети замовника Можливі труднощі при реалізації через спеціальні методи, коли замовник має інші уявлення Можливе зниження ефективності через конфлікти у групі й особисте суперництво |
| 23.Ekbert Hering. Führung und Management. Düsseldorf, 1996, S. 629.
24.Ch.Reichert. Betriebswirtschaftslehre der öffentlichen Verwaltung. Berlin, New York, 1987, S.197. |