Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Отметим, что в настоящее время отсутствуют какие-либо законодательно установленные критерии отнесения тех или иных работ (должностей) к работам с разъездным характером. В этой связи на практике работодатели зачастую включают в перечень работ, профессий и должностей с разъездным характером работы не только тех работников, которые перемещаются в течение рабочего дня между разными населенными пунктами, но и тех, кто перемещается в пределах одного населенного пункта. К примеру, курьеров, страховых агентов, торговых представителей. Как нам разъяснили в Минздравсоцразвития России, ничего противозаконного в этом нет.
Также к разъездной традиционно относят работу водителей на междугородных перевозках, а также работу линейных рабочих на железнодорожном транспорте, связистов, монтажников, связанную с постоянными разъездами в пределах обслуживаемых участков, охватывающих значительную территорию.
Условие о том, что работа носит разъездной характер, обязательно должно быть включено в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это установлено коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками указанных работников, не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина России от 27.08.2007 N 03-03-06/3/14).
Часто организации ограничиваются тем, что оплачивают работникам, чья работа носит разъездной характер, стоимость проездных билетов. Это может быть оплата как разовых проездных билетов, так и единых проездных билетов (месячных, квартальных и т.д.).
Если работа конкретного работника носит разъездной характер, то оплата стоимости проездных билетов не будет признаваться его доходом, облагаемым НДФЛ (Постановление ФАС Московского округа от 27.05.2008 N КА-А40/4343-08).
А для всех остальных работников (чья работа не отнесена к разъездной) оплата стоимости проезда будет признаваться доходом в натуральной форме и, соответственно, облагаться НДФЛ (Письмо Минфина России от 17.08.2007 N 03-04-06-02/152).
Обратите внимание! Статья 168.1 ТК РФ обязывает работодателя выплачивать работникам с разъездным характером работы суточные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.
В этой связи отметим, что сотрудники с разъездным характером работы во многих случаях действительно затрачивают много времени на поездки. Бывает, что эти поездки занимают несколько дней (недель). Но в то же время достаточно распространена ситуация, когда сотрудник с разъездным характером, хоть и ездит целый день, но все же ежедневно возвращается домой. В такой ситуации, казалось бы, у сотрудника отсутствуют расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. И все же у организации есть основание выплачивать такому сотруднику дополнительные суммы, называемые суточными. Причем в Минздравсоцразвития России считают, что это именно суточные, хотя и признают, что наименование не полностью отражает суть таких расходов <*>.
———————————
<*> Для уяснения вопроса, связанного с выплатой компенсации при разъездном характере работ, приведем выдержку из выступления представителя Минздравсоцразвития России Н.З. Ковязиной на одном из семинаров:
«К сожалению, формулировка ст. 168.1 ТК РФ не совсем удачная. Работодатель обязан выплачивать работникам суточные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Поэтому выплата суточных при разъездном характере работы, когда работник имеет возможность возвращаться домой, возможна, но не обязательна. Суточные выплачиваются сотруднику именно за время, проводимое в пути.
Такая формулировка ст. 168.1 ТК РФ была принята потому, что инициатором этой статьи были работники морского транспорта, работа которых, естественно, предполагает проживание вне дома. И вполне возможно, что в ближайшее время в эту статью будут внесены поправки, обязывающие работодателя выплачивать суточные и в том случае, когда работник ночует дома.
Экономически обосновать расходы на суточные в связи с разъездным характером работ не так сложно. Например, работник выезжает на объект из дома в 5 — 6 часов утра. Поэтому ему выплачиваются суточные, чтобы в пути он мог позавтракать в кафе.
Решение о выплате суточных принимает сам работодатель. Он же устанавливает их размер. На практике он, как правило, меньше, чем при обычных командировках. Ведь при командировке работник живет в другом населенном пункте.
Могу привести пример, как вопрос такой компенсации решается в одной из российских корпораций. Внутренние документы этой корпорации предусматривают, что, если работник тратит в нерабочее время на поездки от места нахождения работодателя до места выполнения работы на объекте и обратно не менее 3 часов в день, ему выплачиваются суточные за разъездной характер работы в размере до 20% месячной тарифной ставки, но не более 50% нормы суточных, выплачиваемых при командировках работникам данной организации. Если поездки отнимают от 2 до 3 часов в день, работнику выплачиваются суточные в размере 15% месячной тарифной ставки, но не более 40% нормы суточных, выплачиваемых при командировках».
Суточные, выплачиваемые работникам с разъездным характером работы, признаются компенсациями и, соответственно, не облагаются НДФЛ.
Примечание. В отличие от суточных, выплачиваемых при командировках, для суточных при разъездном характере никаких нормативов для целей НДФЛ (равно как и для других налогов) не установлено.
Поэтому суммы суточных, выплачиваемых работникам с разъездным характером работы, не облагаются НДФЛ в тех размерах, которые установлены в самой организации (без какого-либо нормирования).
Обратите внимание! Надбавка к заработной плате, выплачиваемая работникам за разъездной характер работы, является объектом обложения НДФЛ, поскольку она не может рассматриваться в качестве компенсации в смысле ст. 164 ТК РФ. Указанная надбавка повышает размер оплаты труда работников, работа которых носит разъездной характер (Письмо Минфина России от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).