Документом, удостоверяющим время пребывания в командировке, время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него, является командировочное удостоверение. Ниже мы рассмотрим порядок заполнения командировочного удостоверения (форма N Т-10).
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.
Если работник при выполнении служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении.
Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.
Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных организацией расходов, а для работника — подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов. Указанные в удостоверении личные данные работника и пункт назначения должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения.
В случае если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным.
В командировочном удостоверении указывают:
— фамилию и инициалы командируемого работника;
— структурное подразделение;
— профессию (должность) командируемого работника;
— место назначения (страна, город, организация);
— цель командировки;
— время командировки (не считая времени нахождения в пути).
Пример. Оформим командировочное удостоверение на Сидорова А.А., менеджера планового отдела ООО «А» (г. Москва), находящегося в командировке в ООО «Б» (г. Омск), с 19 июля по 28 июля 2009 г.
Отметим, что командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного работника.
Все начальные сведения заполняет сотрудник кадровой службы организации «А», направляющий Сидорова А.А. в командировку, а отметки о прибытии и выбытии делает организация «Б», в которую командирован сотрудник.
Унифицированная форма N Т-10
Заметим, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник возвращается из командировки в день отъезда (Письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. N 03-03-06/2/45), хотя само Положение N 749 такой нормы не содержит.
В случае командировки за границу командировочное удостоверение необязательно. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. По возвращении из командировки ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы следует приложить к авансовому отчету.
Время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.