Нередко организации направляют своих работников на весь день в другую организацию, находящуюся на территории того же населенного пункта. При этом у бухгалтера могут возникнуть вопросы, связанные с оформлением такой поездки и, соответственно, с возмещением затрат. Признается ли такая поездка сотрудника служебной командировкой и как она оформляется, мы и рассмотрим в данном разделе.
В силу ст. 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Как уже было отмечено, особенности направления работников в служебные командировки определены Положением N 749.
Пунктом 3 Положения N 749 установлено, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором.
Таким образом, любая работа по распоряжению работодателя вне места расположения организации, обусловленная трудовым договором, признается служебной командировкой.
При этом если работник, находясь в командировке, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, то такую командировку можно назвать однодневной.
Так как трудовым законодательством не установлен специальный порядок учета однодневных командировок, то, следовательно, в отношении них применяется общий порядок.
Таким образом, перед тем как отправить работника в командировку на один день, согласно п. 6 Положения N 749, руководитель фирмы должен определить цель однодневной командировки с последующим ее закреплением в служебном задании.
Напоминаем, что документальное оформление командировок осуществляется с использованием унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата России N 1).
Согласно Постановлению Госкомстата России N 1 служебное задание оформляется по форме N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».
На основании служебного задания составляется приказ по форме N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» или по форме N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку».
На основании приказа о направлении работника в командировку выписывается командировочное удостоверение по форме N Т-10 «Командировочное удостоверение», подтверждающее срок пребывания работника в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).
Обратите внимание! Руководитель организации может закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте право не выписывать командировочное удостоверение при однодневных командировках. В качестве обоснования для принятия такого решения можно привести сокращение документооборота или рациональное ведение бухгалтерского учета.
Если сотруднику выдаются денежные средства для оплаты тех или иных затрат, то не позднее трех дней после возвращения из командировки он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет». К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного работника (например, проездные билеты, документы на провоз багажа, и так далее).
При этом расходы работника отражают в бухгалтерском и налоговом учете только после того, как авансовый отчет будет утвержден руководителем организации.
Статьей 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В силу ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику следующие командировочные расходы:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Таким образом, из вышеизложенного можно сделать вывод, что, отправляя работника в командировку в пределах населенного пункта, работодатель обязан возместить ему:
— разовые проездные билеты на городской транспорт;
— провоз багажа (например, аппаратуры, которая может понадобиться работнику в командировке).
Пункт 11 Положения N 749 запрещает выплату суточных при однодневных командировках. При этом Положение N 749 предоставляет возможность руководителям организаций самостоятельно решать вопрос о целесообразности ежедневного возвращения командированного сотрудника из места командирования к месту постоянного жительства с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Несмотря на запрет выплаты суточных при однодневных командировках организация может принять решение об их выплате. В этом случае размер суточных и порядок их выплаты следует предусмотреть либо в коллективном договоре, либо в ином нормативном акте организации.
В 2008 г. учесть суточные, выдаваемые при однодневных командировках, было нельзя, такие разъяснения на этот счет давали налоговики столицы в Письме УФНС России по г. Москве от 10 февраля 2006 г. N 20-12/11312.
В 2009 г. командировочные расходы, в том числе суточные для целей налогообложения прибыли, не нормируются. Следовательно, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ организация вправе их учесть в целях налогообложения.
О том, подлежат ли «однодневные» суточные обложению единым социальным налогом, НК РФ умалчивает, а судебная практика по этому вопросу неоднозначна.
Так, в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 16.08.2007 по делу N А28-1084/2007-3/29 арбитры указали, что выплата «однодневных» суточных, не предусмотренных законодательством, влечет у организации обязанность по начислению ЕСН.
В то же время, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 13.03.2008 по делу N А56-17909/2007, суд согласился с тем, что «однодневные» суточные не могут увеличивать налоговую базу по ЕСН.
Учитывая неоднозначность данного вопроса, предупреждаем, что выплата таких суточных содержит долю налоговых рисков для организации в части ЕСН.
Правда, если их выплата производится за счет средств организации, оставшихся после налогообложения, то на основании п. 3 ст. 236 НК РФ организация вправе не начислять сумму ЕСН.
Теперь, что касается иных «зарплатных налогов».
Пенсионные взносы.
Напоминаем, что согласно п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу, установленные гл. 24 «Единый социальный налог» НК РФ.
НДФЛ.
Пунктом 3 ст. 217 НК РФ установлено, что не облагаются НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных действующим российским законодательством.
ТК РФ не предусматривает выплату однодневных суточных, запрет на их выплату содержится и в п. 11 Положения N 749. Следовательно, такие суточные не могут рассматриваться в качестве компенсационных выплат, не подлежащих налогообложению. Аналогичного мнения придерживаются и арбитры в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 19.05.2009 по делу N А32-2910/2008-29/78-56/247.
Хотя не все судьи так категоричны, в частности, в Постановлении ФАС Центрального округа от 27.05.2008 по делу N А62-4451/2007 суд признал «однодневные» суточные компенсационными выплатами, не подлежащими обложению НДФЛ.