Получая наличные денежные средства из кассы организации на оплату административно-хозяйственных расходов, подотчетные лица обязаны отчитаться за сумму произведенных расходов.
На основании п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ.
Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет» для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1). Применяется форма N АО-1 с 1 января 2002 г. юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
Пример. Менеджер отдела снабжения ОАО «С» Петров И.И. (табельный номер 12) 4 августа 2009 г. получил из кассы организации денежные средства на хозяйственные расходы (закупку моющих средств) 300 руб.
5 августа 2009 г. Петров И.И. приобрел 5 упаковок по 450 граммов стирального порошка «Лотос» за 50 руб. каждая (без НДС) и сдал в кассу по приходному кассовому ордеру N 258 остаток неиспользованной суммы в размере 50 руб.
При покупке стирального порошка был выдан чек контрольно-кассовой техники (далее — ККТ) и товарный чек. Данные документы были приложены к авансовому отчету.
Остатка по предыдущему авансу у Петрова не было. Авансовый отчет N 55 от 5 августа 2009 г. был сдан вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, подписал авансовый отчет главный бухгалтер Иванова А.Н. и утвердил руководитель организации Андреев А.П.
На основании полученных документов бухгалтерия приняла стиральный порошок к учету.
Унифицированная форма N АО-1
Оборотная сторона формы N АО-1
Оборотная сторона формы N АО-1
| Номер
по по- рядку |
Документ,
подтверждающий производственные расходы |
Наиме-
нование докумен- та (рас- хода) |
Сумма расхода | Дебет
сче- та, суб- счета |
||||||
| по отчету | принятая к учету | |||||||||
| в руб.
коп. |
в
валюте |
в руб.
коп. |
в валюте | |||||||
| дата | номер | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | ||
| 1 | 05.08.2009 | 245 | Товарный
чек |
250,00 | 250,00 | 10-9 | ||||
| 2 | 05.08.2009 | 00896445 | Чек ККТ | |||||||
| Итого | 250,00 | 250,00 | ||||||||
Петров О.С. Петров
Подотчетное лицо —————— ————————
подпись расшифровка подписи
Авансовый отчет заполняется и подотчетным лицом, и бухгалтером организации. Составляется отчет в одном экземпляре, причем он может быть заполнен и на бумажном, и на машинном носителе информации.
Обратите внимание! Возможность заполнения авансового отчета на машинном носителе не означает возможности его хранения в электронном виде без наличия подлинника с подписями подотчетного лица, бухгалтера и руководителя организации. Поэтому если авансовый отчет оформляется в электронном виде, то он подлежит распечатке и подписанию всеми указанными лицами: подотчетным лицом, бухгалтером и руководителем.
Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке.
Строка 1а заполняется в том случае, если подотчетное лицо получило деньги в валюте при направлении в зарубежную командировку. Сумма в этой строке указывается и в валюте, и в рублях.
Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер записывает корреспондирующие счета и суммы. Затем проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. После этого ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым денежные средства выдаются или вносятся в кассу.
Обратите внимание! Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации», под расшифровкой подписи понимается сначала указание инициалов физического лица и только потом — фамилии.
В самом низу лицевой части авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
На оборотной стороне формы в таблице в графы 1 — 6 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Также на оборотной стороне формы в графах 7 — 8 указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы в графе 9.
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте в графах 6 и 8 оборотной стороны формы, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Неиспользованный остаток аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Обратите внимание! Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40). При этом выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Таким образом, по истечении установленного срока работник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1 с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
Обратите внимание! Если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, то, руководствуясь ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ), работодатель может погасить эту задолженность удержанием из заработной платы. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения. При этом следует получить согласие сотрудника на удержание этих сумм из его заработной платы, такие разъяснения на этот счет содержатся в Письме Роструда от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0.
Напоминаем, что согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.