Командировочные и представительские расходы

Глава 1 Служебная командировка 1.1. Понятие служебной командировки

Многие организации сталкиваются с необходимостью отправить своего работника в служебную командировку. Однако прежде чем командировать сотрудника в служебную поездку, работодателю необходимо учесть ряд законодательных требований.

Понятие служебной командировки определено гл. 24 "Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность" Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ).

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При этом местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения фирмы), работа в которой обусловлена трудовым договором (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение N 749)).

Следует иметь в виду, что поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица, в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места его постоянной работы, также признается командировкой.

При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. К числу таких работников можно отнести, например, работников почтовых вагонов, проводников пассажирских поездов, стюардесс и так далее.



Перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ст. 168.1 ТК РФ).

В п. 2 Положения N 749 установлено, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Поэтому физические лица, у которых с организацией не заключен трудовой договор, не могут быть направлены в командировку, на это же указывает Минфин России в Письме от 19 декабря 2006 г N 03-03-04/1/844.

 

Обратите внимание! Из абз. 8 ст. 11 ТК РФ вытекает, что в отсутствии трудового договора не могут направляться в командировку следующие лица:

- военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы;

- члены советов директоров (наблюдательных советов) организаций (за исключением лиц, заключивших с данной организацией трудовой договор, но именно в части этого договора);

- лица, работающие на основании договоров гражданско-правового характера (как с физическим лицом, так и с организацией, например по договорам предоставления персонала);

- иные лица, если это установлено федеральным законом.

 

Прежде чем направить работника в командировку, работодателю необходимо убедиться в том, что данного работника он может командировать, так как ТК РФ содержит ограничения на направление в командировки отдельных категорий лиц.

Согласно ст. 259 ТК РФ запрещено направлять в служебные командировки беременных женщин.

При этом женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается направлять в служебные командировки только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказа от направления в служебную командировку.

Такие же гарантии предоставляются:

- матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

- работникам, имеющим детей-инвалидов;

- работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Запрещено направлять в служебные командировки несовершеннолетних работников, на это указывает ст. 268 ТК РФ. Исключение составляют лишь творческие работники средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки. Направление таких работников возможно только в том случае, если их командировка связана с ученичеством. Это предусмотрено ст. 203 ТК РФ.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Положением N 749.

Оформляется служебная командировка сотрудника первичными документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

К ним относятся:

- N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

- N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

- N Т-10 "Командировочное удостоверение";

- N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются в соответствии со ст. ст. 167, 168 ТК РФ:

- сохранение места работы (должности) и среднего заработка;

- возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя).

Таким образом, средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Исчисление среднего заработка регулируется ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".

Организация может предусмотреть в коллективном договоре условие о том, что работникам, направляемым в служебные командировки, выплачивается не средний заработок, а текущая заработная плата, Минфин России в своем Письме от 26 мая 2008 г. N 03-03-06/1/335, допускает такую возможность. В то же время следует иметь в виду, что, по мнению Роструда, изложенному в Письме от 5 февраля 2007 г. N 275-6-0, за дни нахождения в служебной командировке работнику должен выплачиваться именно средний заработок, определяемый в установленном порядке.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Максимальный срок командировки сейчас законодательством не ограничен, срок служебной поездки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения N 749).

При этом днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства, до 24 часов включительно, днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

 

Обратите внимание! Отказ работника от поездки в командировку является дисциплинарным проступком, за который работодатель может подвергнуть работника одному из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ст. 192 ТК РФ.

Так, за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

- замечание;

- выговор;

- увольнение по соответствующим основаниям.

 

Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания.

При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

 

Обратите внимание! Работодателям следует помнить, что лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 419 ТК РФ).

В частности, меры административной ответственности за нарушение законодательства о труде и об охране труда предусмотрены ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее КоАП РФ).

За нарушения трудового законодательства размер штрафа сегодня составляет:

- для организаций - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;

- для должностных лиц - от одной тысячи до пяти тысяч рублей;

- для индивидуальных предпринимателей - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Если должностное лицо компании уже привлекалось к ответственности за аналогичное административное правонарушение, то это влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
← prev content next →