В состав бухгалтерской отчетности организаций помимо утвержденных форм входит Пояснительная записка. Этого требует ст. 13 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Малые предприятия могут записку не представлять.
В Пояснительной записке укажите дополнительные сведения о финансовом положении фирмы, не нашедшие отражения в основных формах отчетности. Такие сведения могут быть выражены не только количественными показателями. Информация о них может носить также описательный характер.
В Пояснительную записку включите лишь ту информацию о фирме, которая отвечает основным критериям существенности для заинтересованных пользователей. Например, поставщиков в первую очередь интересует платежеспособность вашей фирмы, отсутствие просроченной кредиторской задолженности, а инвесторов — перспективные направления деятельности и возможность быстрой окупаемости вложений.
Оформляют Пояснительную записку только при сдаче годовой бухгалтерской отчетности. С промежуточной отчетностью ее представлять не нужно, если этого не требует устав фирмы. Записка составляется в произвольной форме.
При необходимости она может содержать следующие разделы:
— сведения о деятельности фирмы;
— изменения в учетной политике;
— сведения о финансовой деятельности, например, покупке акций других предприятий;
— сведения об инвестиционной деятельности фирмы, например, развитии материально-технической базы;
— информация о дочерних и зависимых обществах, например, размер доли в чужих уставных капиталах;
— сведения о реорганизации фирмы;
— события после отчетной даты и др.
Сведения о деятельности фирмы
В этом разделе можно привести:
— краткую характеристику размеров и структуры фирмы;
— краткую характеристику ее основных видов деятельности;
— объемы продаж продукции, товаров, работ, услуг по видам и географическим рынкам сбыта;
— данные о чрезвычайных фактах хозяйственной деятельности и их последствиях;
— сведения о деловой активности организации;
— показатели эффективности использования ресурсов и т.д.
Информацию в Пояснительной записке по возможности представьте в динамике (за несколько лет). При этом укажите факторы, повлиявшие в отчетном году на финансовые результаты фирмы.
О размерах фирмы отчасти можно судить по величине ее уставного капитала, численности работающих, размерам производственных площадей и других ресурсов.
Кратко опишите производственную структуру организации: все ее производства, цеха, службы, а также обособленные подразделения, филиалы и представительства.
Это может выглядеть так:
Характеризуя деятельность фирмы по видам, приведите сведения:
— об ассортименте и объемах производимой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг) за отчетный и предшествующие годы;
— о направлениях ее инвестиций (покупка, создание и продажа основных средств, нематериальных активов, ценных бумаг; предоставление займов; участие в уставных капиталах других организаций);
— о планах расширения или изменения отраслевой и видовой структуры деятельности фирмы.
Раскрывая информацию об объемах продаж продукции (товаров, работ и услуг) по видам, приведите не только общие данные, но и сведения в разрезе основных географических районов сбыта (в том числе за рубеж).
В Пояснительной записке это может выглядеть так:
Если в истекшем году произошли чрезвычайные события, то в Пояснительной записке укажите их. Это могут быть пожар, наводнение, технологическая авария, кража имущества и другие аналогичные ситуации.
Отразите также экономические последствия этих происшествий: размер прямого ущерба и расходов на ликвидацию, сумму полученного с виновных граждан и организаций или от страховых компаний возмещений и т.д.
Приведем пример такого события в Пояснительной записке:
Изменения в учетной политике
Согласно п. 10 ПБУ «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), фирма может поменять учетную политику, если:
— поменялось законодательство России или нормативно-правовые акты по бухгалтерскому учету;
— разработан новый способ ведения бухгалтерского учета;
— изменились условия деятельности организации (фирма была реорганизована, появились новые виды деятельности и т.п.).
В записке укажите те положения учетной политики на текущий год, которые отличаются от соответствующих положений за прошлый год, а также перечислите причины этих изменений.
Это нужно сделать только при одном условии — изменения существенно повлияли на бухгалтерскую отчетность.
Как это сделать, покажем на примере:
Изменения в учетной политике
Согласно п. 10 ПБУ «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), фирма может поменять учетную политику, если:- поменялось законодательство России или нормативно-правовые акты по бухгалтерскому учету;- разработан новый способ ведения бухгалтерского учета;- изменились условия деятельности организации (фирма была реорганизована, появились новые виды деятельности и т.п.).В записке укажите те положения учетной политики на текущий год, которые отличаются от соответствующих положений за прошлый год, а также перечислите причины этих изменений.Это нужно сделать только при одном условии — изменения существенно повлияли на бухгалтерскую отчетность.Как это сделать, покажем на примере:
В данном разделе Пояснительной записки приведите также сведения о планируемых изменениях учетной политики на следующий год.
Финансовая деятельность
В данном разделе пояснительной записки покажите динамику важнейших экономических и финансовых показателей деятельности организации за последние несколько лет. Прежде всего расшифруйте состав прибылей и убытков, внереализационных доходов и расходов фирмы (строки 050, 120 и 130 Отчета о прибылях и убытках). Эту информацию можно представить так:
В этом разделе можно привести решение учредителей фирмы о распределении чистой прибыли:
— на выплату дивидендов;
— на формирование специальных резервных фондов (потребления, социальной сферы, накопления и других);
— на покрытие убытков;
— на погашение тех или иных расходов.
Как это сделать, покажет пример:
Инвестиционная деятельность
Этот раздел пояснительной записки начните с оценки имущества фирмы. Укажите данные о наличии и структуре основных фондов, степени их использования и изношенности, а также о наличии нематериальных активов. Для этого рассчитайте коэффициенты износа, обновления, выбытия и др.
При этом приведите порядок расчета аналитических показателей.
Здесь же нелишне привести динамику инвестиций за предшествующие годы и на перспективу. Это может выглядеть так:
После этого перейдите к источникам финансирования инвестиций — собственным и привлеченным.
Среди собственных источников выделите:
— амортизационный фонд;
— чистую прибыль;
— резервные фонды.
Если фирма может использовать привлеченные деньги, опишите их объемы, сроки, на которые их выдали, и условия возврата.
Это могут быть:
— государственное целевое финансирование;
— финансирование внебюджетных фондов;
— финансирование, полученное от других предприятий (как правило, материнских или дочерних компаний);
— долевое участие;
— кредиты и займы.
Инвестиционный план можно описать так:
Информация о связанных сторонах
Данный раздел включают в Пояснительную записку, если организация составляет сводную бухгалтерскую отчетность по группе взаимосвязанных фирм.
Так, связанными сторонами признаются:
— аффилированные лица в соответствии с законодательством Российской Федерации;
— организации, осуществляющие совместную деятельность;
— отделение Пенсионного фонда, обслуживающее данную организацию или связанную с ней другую организацию.
Считается, что фирма контролирует другую организацию, если она имеет право:
— распоряжаться (непосредственно или через свои дочерние общества) более чем 50% ее голосующих акций или уставного капитала;
— распоряжаться (непосредственно или через свои дочерние общества) более чем 20% ее голосующих акций или уставного капитала и принимать те или иные решения в данной организации.
Операциями со связанной стороной могут быть:
— приобретение и продажа товаров, работ, услуг;
— приобретение и продажа основных средств и других активов;
— аренда имущества и предоставление имущества в аренду;
— финансовые операции, включая предоставление займов;
— передача в виде вклада в уставные (складочные) капиталы;
— предоставление и получение обеспечений исполнения обязательств;
— другие операции.
В Пояснительной записке раскрывается информация по каждой связанной стороне:
— их перечень с полными наименованиями;
— место государственной регистрации или место ведения хозяйственной деятельности;
— характер отношений;
— виды операций;
— объем операций каждого вида (в абсолютном или относительном выражении);
— стоимостные показатели по незавершенным на конец отчетного периода операциям;
— условия и сроки осуществления расчетов по операциям, а также форму расчетов;
— величина образованных резервов по сомнительным долгам на конец отчетного периода;
— величина списанной дебиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек, других долгов, в том числе за счет резерва по сомнительным долгам;
— о размерах вознаграждений, выплачиваемых основному управленческому персоналу.
Сведения о реорганизации фирмы
Этот раздел оформляют фирмы, которые представляют отчетность (в том числе промежуточную) после утверждения ее учредителями решения о реорганизации.
В этом случае в Пояснительной записке приведите сведения:
— о фирмах, участвующих в реорганизации, и правопреемниках;
— о дате составления передаточного акта или разделительного баланса;
— об изменениях в составе и стоимости имущества (ввод в эксплуатацию основных средств, их амортизация, выбытие, покупка и продажа товаров, материалов и т.п.), начиная с даты составления передаточного акта или разделительного баланса и до момента внесения в госреестр соответствующей записи;
— об изменениях в обязательствах фирмы (размеры дебиторской и кредиторской задолженности);
— о перечне и величине расходов, связанных с реорганизацией;
— о порядке формирования уставного капитала образованных организаций и др.
Если ваша фирма прекратила свою деятельность в результате реорганизации, то приведите в Пояснительной записке:
— перечень документов на передачу имущества и обязательств правопреемнику;
— перечень документов, подтверждающих закрытие, переоформление расчетных и других банковских счетов реорганизуемой организации;
— сведения о снятии реорганизуемой фирмы с учета в налоговой инспекции, фондах государственного пенсионного, социального и медицинского страхования, управления статистики и т.д.
Если ваша фирма продолжает деятельность после реорганизации в форме присоединения или выделения, отразите в Пояснительной записке данные передаточного акта (разделительного баланса), которые коснутся изменений уставного и добавочного капиталов.
Если ваша фирма реорганизована путем выделения, вы можете привести доходы, расходы, суммы прибылей (убытков), а также налог на прибыль, относящиеся к выделяемому подразделению.
События после отчетной даты
Если в период между отчетной датой (31 декабря) и днем составления годового отчета произошло событие, существенно повлиявшее на финансовое состояние фирмы, его нужно отразить в годовой отчетности. Этого требует ПБУ «События после отчетной даты» (ПБУ 7/98).
Последствия таких событий оцените в денежном выражении. Для этого сделайте необходимые расчеты и подтвердите их обоснованность.
Описать событие после отчетной даты можно так:
