Если по возвращении из командировки работник не может документально подтвердить расходы по найму жилого помещения, то возвращать деньги в полном объеме организация не должна. Многие до сих пор полагают, что фирма должна возместить неподтвержденные расходы из расчета не менее чем 12 руб. в сутки. Однако эта норма установлена для работников бюджетных учреждений Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729. Однако коммерческие фирмы не обязаны ориентироваться на эти нормы. Работодатель по своему желанию может возвратить деньги сотруднику. Размер такого возмещения необходимо прописать в трудовом либо в коллективном договоре. В этом случае фирма сможет не только возместить работнику понесенные расходы, но и учесть эти выплаты при расчете базы по налогу на прибыль на основании п. 25 ст. 255 Налогового кодекса РФ.
5.1.4. Прочие расходы во время командировки
Статьей 168 Трудового кодекса РФ определено, что все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома.
К таким расходам при командировках на территории России можно отнести:
— расходы по оплате услуг связи;
— дополнительные услуги, связанные с наймом жилья (в том числе бронирование номера);
— расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;
— расходы на получение визы;
— сборы за услуги аэропортов;
— комиссионные сборы;
— расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
— другие расходы.
Среди наиболее часто встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует выделить затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность могут быть подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и другие документы, в которых указаны соответствующие телефонные номера).
Организации имеют право самостоятельно своими локальными нормативными актами (например, приказом) устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов.
Оплата услуг связи.
Командированные лица нередко несут расходы по оплате телефонных переговоров. При этом телефонные переговоры являются затратами, вполне отделяемыми от гостиничных услуг, так как они не являются услугами по обеспечению проживания. Такие переговоры могут вестись как с мобильного телефона работника, так и с гостиничного телефона.
Если командированный работник сможет подтвердить производственную направленность осуществленных переговоров, а также подтвердить их документально (например, квитанцией из гостиницы с распечаткой телефонных номеров, распечаткой счета за разговоры по мобильному телефону), то оплату указанных расходов организация вправе компенсировать сотруднику.
Иные дополнительные расходы.
Кроме уже перечисленных, в командировке сотрудника могут ожидать дополнительные расходы. Ну, скажем, если в поездку отправляется директор компании, то не исключено, что он летит первым классом и пользуется услугами VIP-зала в аэропорту, тратится на ресторан и мини-бар в отеле. Возникает вопрос: могут ли такие затраты быть компенсированы сотруднику? Обычно сотруднику такие расходы не оплачивают. А если оплачивают, то такие расходы могут быть включены в доход сотрудника.
Во время служебных командировок часто приходится вести переговоры в неофициальной обстановке (в кафе, ресторане), прибегать к услугам переводчиков и т.д. Все это вызывает дополнительные расходы у командированного лица, именуемые представительскими. В случае оплаты организация будет компенсировать работнику «иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя», как того требует ст. 168 Трудового кодекса РФ. На практике если подобные расходы и оплачивают, то только работникам высшего руководящего звена.
Часто возникает ситуация, когда работник от вокзала или аэропорта добирался до места назначения на такси. В соответствии с п. 12 Инструкции N 62 командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Данное положение применяется и к проезду от аэропорта до места командировки во время загранкомандировок.
Еще один вид расходов в командировке — представительские расходы. К ним относятся расходы на:
— проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, встрече;
— транспортное обеспечение доставки указанных лиц к месту проведения мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
— буфетное обслуживание во время переговоров;
— оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Представительские расходы, как и другие затраты, должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны. Документально подтверждают такие расходы первичные документы:
— счета и чеки ККМ из ресторанов и кафе;
— акты выполненных работ при оплате услуг переводчиков;
— транспортные билеты;
— накладные, товарные чеки и чеки ККМ при приобретении продуктов питания и напитков для буфетного обслуживания.
Экономическая обоснованность требует дополнительного подтверждения.
Помочь в этом может Приказ Минфина России от 15 марта 2000 г. N 26н «О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров…». Этот Приказ не отменен и действует в части, не противоречащей Налоговому кодексу РФ.
В соответствии с ним в первичных учетных документах, на основании которых учитываются представительские расходы, должны быть указаны:
— дата и место проведения деловой встречи (приема);
— приглашенные лица;
— участники со стороны организации;
— конкретное назначение расходов;
— величина расходов.
Кроме того, необходимо определить порядок:
— расходования средств на представительство;
— правила их документального оформления и контроля;
— круг лиц, имеющих право на осуществление таких расходов.
При наличии пояснительной записки или акта командированного сотрудника с указанием всех вышеперечисленных данных налоговикам будет трудно признать представительские расходы экономически необоснованными. А посему эти расходы могут быть компенсированы сотруднику.
Для того чтобы работодатель мог возмещать дополнительные расходы (такие как представительские, услуги переводчиков, ресторан и др.), это должно найти отражение в локальных актах организации (положение о командировках, приказ по организации).
5.1.5. Особые ситуации
Задержки в командировке.
Командировка сотрудника по различным причинам может затянуться. Например, если сотрудника командируют в северные районы или на Дальний Восток, в связи с нелетной погодой. В этом случае организация должна возместить работнику затраты на оплату жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования по нормам и на основании документов, подтверждающих факт вынужденной задержки в пути (это может быть справка от перевозчика о задержке рейса и др.). Также организация в этом случае обязана выплатить работнику суточные. Причем все эти расходы будут учитываться при налогообложении прибыли на основании пп. 6 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ. Важно помнить вот о чем: расходы возмещаются только при условии представления подтверждающих документов.
В командировку на служебном транспорте.
В основе любых расходов организации лежит принцип обоснованности и эффективности. В отдельных ситуациях целесообразнее отправить работника в командировку на служебном транспорте. В этом случае все расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время командировки, в том числе приобретение горюче-смазочных материалов, оплата автостоянки, различные сборы и пр., включаются в расходы, связанные с производством и реализацией в соответствии с пп. 11 и 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ.
Расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля, должны быть документально подтверждены. Таким подтверждением могут быть:
— путевые листы, выданные водителям служебного автотранспорта и являющиеся первичными документами по учету работы автотранспорта;
— чеки ККМ на приобретение горюче-смазочных материалов;
— чеки ККМ или квитанции установленного образца за стоянку автомобиля и др.
Срок командировки (ее длительность) определяется с учетом нахождения в пути служебного автомобиля. А этот срок определяется требованиями техники безопасности и внутренними документами.
Командировочные расходы «договорников».
В процессе функционирования организации может возникнуть ситуация, когда в командировку направляют не штатного работника, а сотрудника, работающего по договору гражданско-правового характера.
Статьями 166 — 168 Трудового кодекса РФ, а также Инструкцией N 62 определены порядок и условия командирования работников и нормы возмещения командировочных расходов.
Данные документы предусматривают возможность служебных командировок за счет организации-работодателя при наличии между организацией и физическим лицом взаимоотношений по трудовым договорам, регламентируемых Трудовым кодексом РФ. Это обязательное условие.
В свою очередь, отношения по договорам гражданско-правового характера регулируются Гражданским кодексом РФ. В соответствии с положениями Гражданского кодекса РФ расходы на поездки, связанные с выполнением работ (услуг) по договору гражданско-правового характера, если они не предусмотрены в сумме договора, должны быть квалифицированы как дополнительные расходы исполнителя на выполнение условий договора. Эти расходы, по договоренности сторон, могут компенсироваться организацией-заказчиком исполнителю.
Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что компенсация затрат исполнителя на поездки, связанные с выполнением гражданско-правового договора, не противоречит действующему законодательству. Вместе с тем возможность подобной компенсации должна быть предусмотрена условиями заключенного договора, поскольку такие поездки не могут считаться командировками — отсутствуют основные стороны служебной командировки: работник и работодатель.
Таким образом, компенсация поездки будет считаться частью оплаты по договору гражданско-правового характера со всеми вытекающими налоговыми последствиями.
«Договорнику», в связи с его поездками, могут быть возмещены следующие расходы: на проезд, на проживание, на услуги связи. Могут возмещаться и иные расходы, если это закреплено в договоре.
В данном случае нормы и нормативы, установленные для командировочных расходов, не применяются. Поскольку оплачиваются не командировочные расходы, а прочие расходы.