Заключение состоит из ряда советов, которым должен следовать предприниматель (генеральный управляющий, президент фирмы) в повседневной работе. Эти советы не всеобъемлющи, но они помогут в эффективном управлении бизнесом.
Никогда не начинайте год, не имея бюджета, т. е. финансового проекта, составляющего основу плана нового бизнеса фирмы в наступающем году.
Установите правильную зону контроля для эффективного управления. Зона контроля (т. е. количество людей, докладывающих непосредственно главе фирмы) должна быть оптимально ограничена. Большинство бизнесменов предупреждают об опасности таких структур управления, в которых слишком много людей докладывают первому лицу.
Установите и поддерживайте систему открытых связей с управленческим персоналом фирмы. Какая бы форма связи не использовалась, управляющий должен излагать ситуацию открыто и честно. Изменение стиля работы президента будет отмечено подчиненными как предупреждение о трудностях в управлении фирмой.
Делегируйте свои полномочия и передавайте работу вниз. Если в компании нет менеджера по маркетингу, по кадрам или по производству, передавайте эти функции другим ответственным работникам в качестве совмещения с основной деятельностью. Это наиболее трудный, но крайне важный аспект менеджмента. Все дело в том, что необходимо найти время «упаковать» определенную работу или данную сферу ответственности так, чтобы ее можно было передать конкретному исполнителю или менеджеру.
Введите систему еженедельных рапортов. В любой коммерческой фирме объем продаж (полученные заказы) и финансовое состояние (выставленные счета) должны быть отражены в еженедельной сводке. Эта сводка должна появляться у главы фирмы в понедельник вместе с прямыми докладами о выполнении планов на еженедельном собрании менеджеров.
Ясно определите фирменную политику и очевидную корпоративную культуру. Фирма, будучи сообществом людей, должна, безусловно, стремиться к тому, к чему стремится большинство людей. И именно главный управляющий должен следить, чтобы правила «философии» и политики предприятия просто и легко понимались, чтобы служащие, по крайней мере, знали, к чему необходимо стремиться. В хорошо управляемой компании каждый служащий знает, на каких ключевых статьях бизнеса настаивает президент, что является допустимым и недопустимым корпоративным поведением, как фирма и ее руководитель отреагируют на ту или иную проблему.
Учитесь быть сильным и волевым. Если менеджер первично вырабатывает жесткость к самому себе, ему будет легче работать в плане требовательности к подчиненным, отстаивания интересов фирмы, поведения с конкурентами.
Учитесь излагать свои мысли простым языком. Для этого придерживайтесь нескольких правил: избегайте аббревиатур (МП, НПО, НИИ и т. д.); не пользуйтесь профессиональным жаргоном и специальными терминами в разговоре с непрофессионалами; улыбайтесь и будьте доброжелательным собеседником.
Учитесь вести документацию. Основатели и руководители предприятий малого бизнеса не только не имеют опыта в ведении большого объема документации, но зачастую просто не знают, как к этому приступить. Тема ведения документации заслуживает отдельной книги, но все же желающий процветать президент уделит отдельное внимание таким деталям.
1) Как выполняются его указания?
2) Как он регистрирует свою работу?
3) Как составляется его распорядок дня?
4) Как фильтруется его почта?
5) Как он отвечает на свою почту?
Пытайтесь установить оптимальный ритм менеджмента. Руководитель любого бизнеса должен попытаться внести как можно больше порядка в работу. Хотя некоторый хаос всегда необходим (а фактически и полезен), руководитель должен организовать различные виды менеджмента так, чтобы правильный вид управления автоматически был применен для нужного задания. Он также должен удостовериться, что аппарат менеджмента, хотя на один-два уровня ниже его, но оказывает ему максимум поддержки и помощи.
Овладевайте искусством использования человеческого фактора в бизнесе. При бесспорности вопросов о важности найма, привлечения и подготовки специалистов в этой области опыт показывает, что большинство президентов и менеджеров проблему найма считают сложной. В конечном итоге, три главных критерия должны быть выделены при найме нового работника:
1) высокий уровень активности;
2) высокие умственные способности;
3) чувство здравого смысла.
Очень полезный прием при найме — расписать лист приема на работу с десятью заглавиями и отметить способности кандидата выполнять каждую функцию с точки зрения приведенных ранее критериев. Далее приведена таблица для оценки способностей агента по продаже.
Если кандидат не набирает достаточно большого процента «птичек» на пересечениях функции работы и трех существенных компонентов, то он, по всей видимости, не годится для данной деятельности. То же самое можно сказать и в том случае, если этих «птичек» нет ни в одной (или более) строке во всех трех колонках, даже если одна из строк полностью заполнена.
12. Имейте набор основных инструментов для главного управляющего. Главным временным достоинством менеджмента следует считать возможность освободить себя от контактов как с внешними руководителями, так и с подчиненными. Тем не менее часто случается, что одолевает в итоге «бумажная» работа. Один из основных эффективных инструментов, который может помочь президенту, — это деловой дневник, содержащий всю
главную информацию, необходимую ему для импровизированных обсуждений с любым подчиненным или с представителем сторонних организаций. Например, президенту звонит представитель налоговой инспекции или кто-либо из его подчиненных. Какой минимум информации ему нужен? Бесценный ответ найдется в таких разделах записной книжки: а) план-график работ; б) долгосрочный план; в) годовой бюджет; г) последний прогноз; д) последняя финансовая отчетность; е) штатное расписание; ж) темы совещаний с менеджерами; з) информация по основным проектам, оперативная информация.