НАВЫКИ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ*
| * Eisner D. Gospodarowanie czasem wlasnym kierownika jako problem dydak-tyczny // Doskonalenie kadr kierowniczych. — 1989. — K. 10. — S. 29-39. |
Включение данной темы в программу курса повышения квалификации руководящих кадров должно вызвать интерес у слушателей. Занятие, однако, не будет успешным, если:
тема будет представлена скучно;
содержание занятия будет далеким от индивидуальных потребностей и опыта слушателей;
• в ходе занятия слушатели не сделают собственных выводов.
Предлагаемая методическая разработка включает инструкцию к тесту для самооценки руководителя, тест с оценочной шкалой и выводами, комментарий к выводам и теоретические пояснения к тесту.
Инструкция. Тест состоит из 13 вопросов к работнику, занимающему управленческую должность. К каждому вопросу даны пять вариантов ответов. Респондент должен ответить на все вопросы, выбрав по каждому из них один вариант ответа. Выбор фиксируется на оценочной шкале точкой в клетке, соответствующей коду ответа (а, б, в, г, д). Ответив на вопросы, следует соединить точки прямыми линиями и приступить к анализу ответов. Анализ завершается разработкой индивидуальных выводов и предложений по улучшению использования рабочего времени.
Оценочная шкала
| Номер вопроса | Ответ | Выводы и предложения | ||||
| а | б | в | г | д | ||
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
1. Знаете ли Вы, приступая к работе, каким должен быть ее
результат?
а) да, знаю точно;
б) знаю приблизительно;
в) не знаю, но считаю, что смогу конкретизировать его в ходе
работы;
г) не знаю, но думаю, что в ходе работы он определится сам;
д) не знаю, так как полагаю, что в условиях постоянных из-
менений это не нужно.
2. Выполняете ли Вы задания в порядке поступления?
а) нет;
б) в принципе, нет;
в) иногда;
г) часто;
д) всегда.
3. Планируете ли Вы свое рабочее время?
а) да, постоянно;
б) только в исключительных случаях;
в) время от времени;
г) очень редко;
д) нет, никогда.
4. Знает ли Ваш секретарь, что:
а) в определенные часы Вам нельзя мешать;
б) в определенные дни Вам нельзя мешать;
в) всякий раз, когда Вам требуется личное время, Вы ему об
этом говорите;
г) он Вам не мешает, когда предлагает снять телефонную
трубку, информирует о текущих делах и др.;
д) двери Вашего кабинета всегда открыты для всех.
5. Что Вы делаете между 9-00 и 12-00?
а) занимаюсь самыми трудными вопросами;
б) стараюсь заниматься трудными вопросами;
в) решаю текущие вопросы;
г) стараюсь решать самые простые вопросы;
д) постепенно «врабатываюсь».
6. Могут ли Ваши подчиненные самостоятельно принимать
решения и подписывать документы?
а) да;
б) в принципе, да, но все равно обращаются за этим ко мне;
в) в принципе, да, но предпочитаю, чтобы они со мной
проконсультировались;
г) нет, это моя функция.
7. Выполняете ли Вы все поручения, которые поступают к
Вам?
а) нет;
б) иногда стараюсь отказаться от выполнения некоторых по-
ручений;
в) когда как;
г) в принципе, да, редко случается, чтобы я не выполнил
задание;
д) да, всегда.
8. Есть ли у Вас комплект информации о вашем учреждении (вверенном подразделении)?
а) да;
б) да, по определенным вопросам;
в) да, но это не всегда последние сведения;
г) нет, так как я многое держу в памяти;
д) нет.
9.Что Вы делаете в транспорте по дороге на работу и с работы, ожидая встречи с кем-либо и др.?
а) всегда что-нибудь делаю;
б) часто что-нибудь делаю, но не всегда удается;
в) иногда что-то делаю, если есть под рукой работа;
г) ничего не делаю, хотя мне жаль потерянного времени;
д) ничего не делаю, так как не могу сосредоточиться в транс-
порте.
10. Если Вы видите, что кто-то с уважением относится к Ва-
шему времени, то:
а) Вы и так уделяете ему время;
б) всегда стараетесь поблагодарить его за это;
в) время от времени выражаете ему признательность;
г) не обращаете на это внимания;
д) относитесь к этому как к чудачеству, так как никто другой
Вашего времени не уважает.
11. Если Вы видите, что кто-то «крадет» у Вас время, то:
а) боретесь с этим всеми средствами;
б) делаете ему замечание;
в) хотели бы сделать замечание, но Вам не хватает смелости;
г) Вас это раздражает, но Вы молчите;
д) не обращаете на это внимания, так как аналогично посту-
пает большинство окружающих.
12. Стремитесь ли Вы улучшить использование личного рабо-
чего времени?
а) да, и делаю это регулярно;
б) время от времени;
в) иногда стараюсь что-то улучшить;
г) нет, но надо бы начать;
д) нет, никогда раньше я этого не делал.
13. Есть ли у Вас специальные способы психологической
разгрузки?
а) да;
б) да, но я ими редко пользуюсь;
в) да, но у меня нет времени ими пользоваться;
г) нет, хотя и чувствую потребность в отдыхе;
д) нет, я никогда не относился к отдыху серьезно.
Ответы на вопросы характеризуют положительные и отрицательные стороны организационного поведения респондента. Варианты ответов распределены по принципу полярности — от положительного полюса «а» к отрицательному «д». Если линия, соединяющая ответы по оценочной шкале, проходит преимущественно через клетки «а» и «б», респондент в целом правильно использует рабочее время, а если через клетки «г» и «д» — то неправильно. Результирующая линия должна стать поводом для самоанализа респондента. В каждом случае, когда ответ отклоняется от вертикали «а», необходимо сформулировать предложения по улучшению методов личной работы, которые вносятся в соответствующие графы анкеты. Такие предложения составляют индивидуальную программу улучшения методов личной работы слушателя, которая по окончании курса должна оказаться на видном месте его рабочего стола.
При анализе результатов самооценки целесообразно сформулировать слушателям несколько принципов оптимальной организации личной работы руководителя в связи с каждым из вопросов анкеты.
1. Не приступайте к работе без четко поставленной цели.
В качестве цели следует рассматривать определенный результат деятельности, а не процесс. Данная установка должна быть четко осмыслена и осознана руководителями, поскольку, несмотря на простоту, она не всегда поддается переводу на язык практических действий. Так, 51 % опрошенных руководящих кадров, участвовавших в учебных мероприятиях по повышению квалификации, не смогли назвать цель своего предприятия.
2. Концентрируйте внимание на приоритетных задачах.
В связи с этим полезен метод организации рабочего времени руководителями ABC, который дает возможность в течение рабочего дня (недели, месяца, года) определять значимость выполняемых заданий и отводить на них определенную часть времени. Задания подразделяются на три группы: А — очень важные, В — средней важности, С — несущественные. На группу А рекомендуется тратить 65 % фонда рабочего времени, В —20 и С—15 %.
3. Работайте по плану.
План позволяет равномерно распределять работы в течение календарного срока, увязывать их с индивидуальным биоритмом руководителя. Определенный резерв времени выделяется на непредвиденные ситуации. Необходимо не только разработать план, но и последовательно осуществлять его.
Делите рабочее время на укрупненные блоки и не позволяйте, чтобы Вам мешали.
Для решения сложных проблем используйте «лучшее время».
Таким временем считаются периоды с 9-00 до 12-00 и с 15-00 до 17-00. Целесообразно выделять определенные часы на решение концептуальных вопросов и поставить об этом в известность Вашего секретаря.
6. Четко определите полномочия Ваших подчиненных и
соблюдайте их.
Ограничение полномочий подчиненных приводит к значительным потерям рабочего времени руководителя. В связи с этим руководитель должен четко определить круг проблем, по которым подчиненные могут самостоятельно принимать решения, представлять организацию перед другими предприятиями, подписывать документы, решать спорные вопросы, утверждать планы, графики и др., давать распоряжения сотрудникам.
7. Не приучайте других к тому, что у Вас всегда есть
время.
Необходимо обладать смелостью и уметь отказаться от задания, если оно не имеет смысла (экономического, социального и др.). Не следует приучать других к тому, что Вы способны взяться за любое поручение.
8. Всегда имейте под рукой необходимую информацию.
Информацию можно классифицировать, например, по таким
критериям: данные о руководимой организации (отделе); данные об основных организациях-смежниках; планы различных мероприятий; финансовые результаты; информация об основных законодательных актах; номера телефонов и адреса лиц и организаций, с которыми чаще всего приходится общаться. Комплектуя фонд информации, исходите из такого перечня вопросов:
Какие данные чаще всего мне бывают нужны?
О чем у меня чаще всего спрашивают?
О каких данных я чаще всего забываю?
Какие данные необходимо знать, находясь в данной должности?
Какую информацию запомнить труднее всего?
9. Будьте готовы к возникновению периодов «пустого» времени.
Такие периоды можно использовать для чтения специальной литературы, составления отзывов на служебные материалы, обдумывания планов предстоящей деятельности, изучения иностранного языка и др. Таким образом сокращается расходование личного времени на служебные надобности.
10. Поощряйте других за то, что они ценят Ваше время.
Необходимо ценить пунктуальных работников и принимать
их в первую очередь, даже если Вы очень заняты. Нужно, чтобы и другие почувствовали это Ваше предпочтение.
11. Избегайте тех, кто «крадет» у Вас время.
12. Совершенствуйте использование Вашего свободного
времени.
Следует начать с анализа структуры использованного рабочего времени. Например, целесообразно фиксировать все выполняемые процедуры в течение одной или двух недель. После этого проанализируйте записи по такой схеме:
Соответствуют ли выполненные мною процедуры характеру занимаемой должности?
Не беру ли я на себя обязанности других?
Действительно ли все эти функции я должен выполнять лично?
Нельзя ли отказаться от определенных процедур без ущерба для качества работы?
Какие процедуры я мог бы сократить?
Какие процедуры я мог бы объединить?
Методику выполнения каких процедур я мог бы изменить?
Что я мог бы сделать для сокращения потерь рабочего времени?
На какие виды работ мне чаще всего не хватает времени?
13. Не забывайте об отдыхе.
Основной целью данной разработки является представление темы в яркой, занимательной форме. Материал может быть использован слушателями для самообразования, а преподавателями — как образец для составления методических разработок по другим темам.