На основании ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Использование личного автомобиля
Выплата компенсации за использование в служебных целях личных автомобилей производится тем работникам, чья работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
По мнению Минфина России, при определении размера не облагаемых НДФЛ компенсационных выплат за использование для служебных поездок личных, а также используемых по доверенности легковых автомобилей и мотоциклов, кроме моделей которые используются в , следует руководствоваться:
для работников бюджетных учреждений — нормами компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок, установленными Приказом Минфина России от 04.02.2000 N 16н;
для работников всех других организаций — нормами, установленными Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92:
| Наименование | Норма (руб/мес.) |
| Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя: | |
| до 2000 куб. см включительно | 1200 |
| свыше 2000 куб. см | 1500 |
| Мотоциклы | 600 |
Тот факт, что Постановление N 92 устанавливает нормы компенсаций исключительно для целей исчисления налога на прибыль и единого налога при УСН и ЕСХН, чиновников совсем не смущает.
В Письме Минфина России от 01.06.2007 N 03-04-06-01/171 указано, что, поскольку Трудовой кодекс РФ не содержит норм, в пределах которых компенсации работникам за использование личного транспорта не облагаются НДФЛ, в этих целях следует применять нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
При этом сами выплаты могут производиться в любых размерах, установленных соглашением сторон трудового договора. Однако компенсация в размере, превышающем установленный для целей налогообложения прибыли, облагается НДФЛ.
В 2007 г. свою позицию по вопросу налогообложения компенсаций высказал Президиум ВАС РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06). Позиция эта такова.
В целях применения п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат освобождению от налогообложения доходы физических лиц в виде выплачиваемых им компенсаций за использование личного транспорта и расходов, связанных с его использованием в интересах работодателя, в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.
Предельные нормы расходов организаций на выплату таких компенсаций, предусмотренные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, установлены в целях формирования расходов при исчислении налога на прибыль организаций и не могут быть применены для исчисления другого налога.
Согласно ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В рассматриваемом деле расчеты (калькуляции) компенсаций свидетельствовали о том, что их размер определялся применительно к каждому работнику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 километров, количества рабочих дней в месяц, пробега автомобиля.
Президиум ВАС РФ сделал вывод, что, если размер компенсации рассчитан таким образом, что он возмещает затраты работника на использование личного автомобиля, сумма такой компенсации не подлежит обложению НДФЛ в полном объеме.
Однако, к сожалению, указанное решение Президиума ВАС РФ не повлияло на позицию налоговых органов, которые продолжают настаивать на том, что ежемесячная денежная компенсация за использование личного транспорта, выплачиваемая работнику организации, не подлежит обложению НДФЛ только в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
Сумма компенсации, превышающая установленные нормы, подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (Письма Минфина России от 24.12.2007 N 03-11-04/3/513, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115).
В то же время суды при рассмотрении таких споров придерживаются позиции, высказанной Президиумом ВАС РФ. При этом судьи отмечают, что размер компенсации за использование автомобиля необходимо установить трудовым (коллективным) договором или иным локальным актом (см. Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 19.03.2008 N Ф04-2044/2008(2440-А46-34), Уральского округа от 18.03.2008 N Ф09-511/08-С2, Северо-Кавказского округа от 17.04.2007 N Ф08-4799/2006-2035А).
Использование иного имущества
Для компенсаций за использование иного, нежели автомобили, личного имущества работников законодательно вообще не установлены никакие нормы возмещения (ни по налогу на прибыль, ни по НДФЛ).
В этой связи компенсация за использование иного, нежели автомобили, личного имущества работников не облагается НДФЛ в пределах размеров, установленных организацией (Письмо УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115).
При этом налоговики подчеркивают, что размер компенсации за использование личного имущества (например, личного сотового телефона) согласно трудовому договору должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием указанного имущества в трудовой деятельности. То есть организация должна иметь документы (или их копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество и расходы, понесенные при использовании данного имущества в служебных целях.
Отметим, что требование о необходимости документального подтверждения права собственности на имущество (в частности, на сотовый телефон), на наш взгляд, неправомерно. Дело в том, что владелец имущества, если это не недвижимость и не автомобиль, а, например, сотовый телефон, компьютер или принтер, как правило, не имеет никакого документа, подтверждающего его право собственности. Кроме того, ни в ТК РФ, ни в НК РФ нет требований о представлении таких документов.
Поэтому, на наш взгляд, организации достаточно иметь экономически обоснованный расчет суммы компенсации, выплачиваемой работнику на основании трудового договора, а также подтверждение того, что пользование сотовой связью действительно связано с осуществлением трудовой функции работника (иными словами, ему для работы действительно нужен сотовый телефон). При этом вся сумма компенсации не должна облагаться НДФЛ.
Пример. Приказом по организации установлено, что в связи с отсутствием на балансе организации служебных телефонных трубок работникам, использующим в трудовой деятельности свои личные сотовые телефоны, ежемесячно выплачивается компенсация в размере 50 руб.
В данной ситуации компенсации за пользование личными сотовыми телефонами не облагаются НДФЛ.
Обратите внимание! Помимо компенсации за использование непосредственно личного сотового телефона работника (т.е. самой телефонной трубки), организация может принять решение о компенсации стоимости служебных телефонных разговоров работников, произведенных по их личным сотовым телефонам.
В этом случае сумма, выплаченная в качестве компенсации стоимости звонков, должна подтверждаться детализированными счетами оператора связи с указанием номеров абонентов. Кроме того, на наш взгляд, от работника нужно каждый раз требовать письменные пояснения к представленным для компенсации счетам, подтверждающие тот факт, что соответствующие разговоры велись им не в личных, а в служебных целях.