Все, что должен знать руководитель о финансах

Глава 4 Балансовый отчет: краткий обзор стоимости и собственности

Цель балансового отчета - показать финансовое состояние предприятия в конкретный момент времени. Поговорим о том, что действительно представляет собой балансовый отчет и как он выглядит (см. табл.).

 

Таблица. Балансовый отчет компании "Чудо" (активы)

Активы                                
Текущие активы                                                          
Денежные средства и эквиваленты денежных средств        155 000 долл.
Дебиторская задолженность                               940 000     
Резерв по сомнительным долгам                           (64 000)    
 876 000     
Товарно-материальные запасы                                             
Сырье                                                    311 000     
Незавершенное производство                              65 000     
Готовая продукция                                       215 000     
 591 000     
Расходы будущих периодов                                 45 000     
Суммарные текущие активы                                1 667 000 долл.
  
Основные средства                                        
Земля и сооружения                                      1 250 000     
Машины и оборудование                                   750 000     
Компьютеры и оргтехника                                 250 000     
 2 250 000     
За вычетом амортизации                                  (972 000)    
Суммарные постоянные активы                             1 278 000 долл.
  
Прочие активы                                            
Депозиты (размещенные вне компании)                     25 000     
Долгосрочные инвестиции                                 276 000      
Суммарные прочие активы                                 301 000 долл.
  
Суммарные активы                                        3 246 000 долл.

В этой главе мы достаточно углубимся в скучную повседневность, чтобы помочь вам понять различные обозначения статей расходов и доходов, отраженных в балансовом отчете, понять, что они представляют и что можно из них узнать.

На протяжении последующих разделов мы будем говорить о воображаемой компании "Чудо" - производителе продукции для дома и сада. Всякий раз, когда нам понадобится пример, мы будем обращаться за ним к финансовой документации данной компании.

Давайте взглянем сначала на отчет о финансовом состоянии, чаще именуемый балансовым отчетом. Вы видите, что две стороны балансового отчета находятся в равновесии: слева - активы, а справа - обязательства вместе со средствами акционеров (см. табл.).

 

Таблица. Балансовый отчет компании "Чудо"

(обязательства и собственный капитал)

Обязательства и собственный капитал                  
Текущие обязательства                                                   
Счета к оплате                                          475 000 долл.
Начисленная зарплата                                    57 000     
Другие начисленные обязательства                         31 000     
Начисленные налоги                                      54 000     
Векселя, подлежащие оплате банками                      150 000     
Текущая выплата долгосрочного долга                     52 000     
Суммарные текущие обязательства                         819 000     
  
Долгосрочные обязательства                               
Договоры аренды (приобретения)                          125 000     
Долгосрочный долг (помимо аренды)                       300 000      
Займы у акционеров                                      75 000     
 500 000     
За вычетом текущей выплаты долгосрочной задолженности   (52 000)    
Суммарные долгосрочные обязательства                    448 000     
Суммарные обязательства                                 1 267 000     
  
Собственный капитал                                      
Вложенный капитал                                       1 800 000     
Нераспределенная прибыль                                179 000     
Суммарный собственный капитал                           1 979 000     
  
Суммарные обязательства и собственный капитал           3 246 000     

Взглянем на каждую строку нашего балансового отчета и посмотрим, можем ли мы понять, что это и что нам это говорит о компании "Чудо".

Текущие активы - это активы, которые являются денежными средствами или могут стать денежными средствами в текущий период, то есть в ближайшие 12 месяцев. Эти активы обеспечивают большую часть ликвидности компании и являются основным источником оборотного капитала предприятия. Вот самые типичные примеры текущих активов.

Денежные средства как таковые являются наиболее ликвидным активом и всегда составляют первую статью любого балансового отчета. Они включают денежные средства в кассе компании "Чудо" и на текущих банковских счетах компании. Денежные эквиваленты могут быть представлены в форме средств на сберегательных счетах, банковских сертификатов, сертификатов денежного рынка, краткосрочных инвестиций и прочих подобных денежным средствам активов.

Компании придерживаются разных подходов к детальному обозначению своих вкладов в денежные средства: некоторые просто пишут "Денежные средства" или "Денежные средства в банках", другие объединяют мелочи единым подзаголовком, например "Денежные средства и краткосрочные инвестиции", или более обычным заголовком нашего примера - "Денежные средства и эквиваленты денежных средств". Самое важное во всех статьях этой части отчета - то, что в случае необходимости они могут быть потрачены почти немедленно.

Суммы, которые должны быть получены от клиентов и других должников, обычно включают в следующие статьи раздела "Текущие активы" балансового отчета. Самая существенная статья, как правило, называется "Дебиторская задолженность"; под этим обычно подразумевают торговые счета или суммы, которые клиенты задолжали в результате продаж в кредит. Ожидается, что клиенты заплатят в относительно короткий срок (обычно от 30 до 60 дней), поэтому активы классифицируются как текущие, хотя некоторые счета от клиентов могут прийти значительно позже.

В некоторых отраслях промышленности деловые традиции разрешают значительно более долгий период инкассации, иногда от шести до десяти месяцев или даже дольше. Эта практика позволяет производителям сезонной продукции работать почти весь год и поощрять своих клиентов забирать товар (без оплаты) задолго до возможности его продать, что позволяет очистить склады производителя от продукции и перевезти ее на склады потребителя.

"Игрушечная" индустрия является хорошим примером долгосрочных периодов инкассации. Магазины игрушек обычно продают большую часть продукции за месяц или два до праздников. Однако производители игрушек работают весь год, а затем продают свою продукцию клиентам по специальным соглашениям, позволяющим магазинам заплатить за покупки после того, как они их продадут, что обычно происходит после праздников, может быть через много месяцев после того, как товар был приобретен и доставлен в магазины. Эта практика называется датой погашения в том смысле, что дата оплаты отодвигается на будущее. Продавцы, применяющие этот принцип, должны быть уверены, что у них достаточно денежных средств или возможностей получения займа, чтобы продолжать работать в ожидании оплаты.

Также в периоды спада у клиентов компании довольно часто появляются проблемы с денежными средствами, что затрудняет своевременную оплату. Это может привести к затягиванию периода инкассации больше чем на год, хотя при беглом взгляде на балансовый отчет это обычно не очевидно.

Как руководитель вы должны помнить, что клиенты обычно платят позже сроков, которые изначально назначила ваша компания. В среднем по стране срок составляет 45 дней при нормальной экономической ситуации, то есть дольше, чем обычные 30 дней, вписанные в большинство счетов-фактур производителей. Поэтому вы не всегда можете рассчитывать, что клиенты вовремя выплатят свои задолженности. Это является одной из ключевых проблем планирования движения денежных средств, с которой сталкиваются компании при управлении своими ресурсами. Если клиенты "Чуда" не заплатят вовремя, у компании будет меньше денег на приобретение запасов, заказ товаров вместо распроданных и зарплату сотрудников.

Типичный балансовый отчет может включать, помимо дебиторской задолженности, другие суммы, причитающиеся компании. Они могут означать займы сотрудникам или администраторам, налоговые возвраты от правительства и другие причитающиеся суммы, которые не относятся напрямую к торговым счетам клиентов. Во всех случаях, относя их к текущим активам, администрация выражает надежду, что эти суммы будут получены в течение года.

Статья под названием "Резерв по сомнительным долгам" близко соотносится с дебиторскими задолженностями, но не всегда образует отдельную часть балансового отчета. Это резервный фонд, приблизительная сумма, которую компания откладывает на случай, если некоторые счета клиентов будут вообще не оплачены и их придется списать. Любая компания, торгующая в кредит, сталкивается с необходимостью предоставлять кредиты и так строить отношения с клиентами, чтобы потери при инкассации были минимальными и не выходили за рамки общепринятой деловой практики.

Поскольку компании не могут заранее сказать, кто заплатит, а кто нет, в момент осуществления продаж они часто создают резерв для таких потерь, обычно рассчитываемый как процент от всех продаж, сделанных в данный период. Такие резервы затем гасят стоимость убытков от безнадежных долгов, которые могут проявиться в будущем.

Чтобы добиться этого, компании создают резервы, списывая деньги на расходы заранее. Затем они вычитают безнадежные долги из резерва всякий раз, когда решают, что полную сумму получить не удастся.

 

На заметку! Как избежать кризиса денежных средств

Каждая компания должна тщательно следить за счетами, чтобы быть уверенной, что они будут полностью оплачены, чтобы избежать безнадежных долговых потерь. Однако, поскольку периодическая нестабильность процесса инкассации является нормальным деловым риском, умные менеджеры, которые занимаются этими проблемами, договариваются со своим банком о кредитной линии на случай, если не смогут вовремя собрать все долги, чтобы выполнить обязательства по отношению к собственным кредиторам. Кредитная линия - всего лишь обязательство банка одолжить компании некоторую сумму денег, чтобы она могла "перебиться", пока клиенты не оплатят счета. Компания занимает, сколько ей нужно (в пределах кредита), когда ей это нужно, и возмещает банку после того, как соберет деньги с клиентов. Проценты берутся только за период, пока занятая сумма находится в руках компании.

 

Следующей статьей нашего балансового отчета являются товарно-материальные запасы - термин, обозначающий производственные материалы или продукцию, приобретенную или произведенную и предназначенную компанией для продажи.

Компания, производящая свою продукцию, может, как показывает балансовый отчет "Чуда", иметь несколько категорий товарно-материальных запасов.

Сырье - все, что компания использует в производственном процессе, прежде чем начнет превращать это во что-то еще. На лесопилке это могут быть целые бревна, на мебельной фабрике - доски. Сумма в балансовом отчете - стоимость этих материалов, сумма, уплаченная за их приобретение поставщикам.

Незавершенное производство - продукты в середине производственного цикла, которые уже не являются сырьем, но еще не стали готовой продукцией. Балансовый отчет включает стоимость сырья, труда и другие виды стоимости, приданные этим материалам в ходе производственного процесса.

Готовая продукция - полностью завершенные продукты, готовые для продажи клиентам. В балансовый отчет включаются все издержки, понесенные при изготовлении продукции, включая труд и другие накладные расходы, такие как аренда фабрики, руководство и инспекция продукции.

Напротив, розничные торговцы, дистрибьюторы и торговые компании обычно приобретают полностью готовую продукцию, которую они просто перепродают, больше никак не обрабатывая. Их балансовый отчет будет, скорее всего, состоять из одной строки под названием "Товарные запасы".

 

Внимание! Компании держат в запасе столько продукции, чтобы полностью удовлетворить потребность в ней клиентов. Любая компания рискует оказаться с запасом продукции, который не сможет продать или сможет продать только с большой скидкой. Это происходит по разным причинам, включая следующие:

- У компании оказалось больше продукции, чем нужно клиентам (например, новых машин прошлогодней модели).

- Она запаслась товаром, который клиенты покупать не хотят (например, уцененные модные платья в конце сезона).

- Запасы потеряли ценность раньше, чем их купили (например, портящаяся пища в супермаркете или технологический продукт, который устарел в результате нововведений конкурентов).

- Запасы были утрачены, повреждены, просто исчезли в результате кражи или по другим причинам и потому не могли быть проданы.

- С учетом потерь запасы переоцениваются на новую, чистую реализуемую сумму, а разница отражается в книгах компании как расходы. Такие расходы могут, если их не регулировать должным образом, стать для ожидаемой прибыли компании огромным и неприятным сюрпризом. Обычно компании периодически проверяют и подсчитывают свои запасы, по крайней мере ежегодно или даже раз в месяц, - чтобы избежать неожиданных потерь стоимости.

 

Неожиданная часть текущих активов - расходы будущих периодов - никогда, за исключением редких случаев, не обращается в денежные средства. Предоплаченные расходы - расходы, которые были оплачены заранее и потому не должны оплачиваться еще раз. Тем самым они обходным путем создают денежные средства, позволяя компании избежать повторения этих же расходов в ближайшие 12 месяцев.

Приведем пример. Каждая компания покупает какие-нибудь страховые полисы, и почти каждый полис включает страховой взнос, который должен быть уплачен заранее, обычно на ежегодной основе. Поскольку страховка может стоить дорого, компании стремятся распределить ее стоимость на период действия. Таким образом, компания выписывает чек на 12 месяцев страховой защиты и начисляет его на счет расходов в течение 12 месяцев действия, обычно просто прибавляя к расходам на каждый месяц по 1/12 всей суммы. Остаток уже внесенного страхового взноса считается заранее оплаченным активом, до того как его полностью не спишут в расходы. Другие примеры расходов будущих периодов включают частичные выплаты налогов на земельную собственность или налога на прибыль.

Каждая компания приобретает материальные активы, которые использует для ведения дела, - компьютеры, производственное оборудование, здания, землю, грузовики и т.д. Эти активы используются в течение длительного периода времени, обычно годами, и поэтому не являются текущими активами в том смысле, как описано выше. Как известно, их называют основными средствами, или постоянными активами, или внеоборотными, нетекущими активами.

Поскольку такие активы используются многие годы и не подлежат перепродаже клиентам, они не считаются источниками ликвидности или денежных средств. Они и впрямь "зафиксированы" на одном месте до тех пор, пока не перестанут быть полезными для компании. Тогда их продают или заменяют.

Постоянные активы не особенно много перемещаются, но в период использования их стоимость постепенно падает, часто достигая нуля к концу их службы. Единственным исключением является земля, стоимость которой не падает, а, напротив, растет с течением времени. Чтобы зафиксировать это снижение стоимости, компания амортизирует или систематически уценивает стоимость каждого из постоянных активов (кроме земли, которая почти никогда не теряет стоимости) за период времени их использования в деле. Когда такое сокращение стоимости признается, его зачисляют на счет расходов под рубрикой "Амортизационные отчисления" в отчете о доходах. В балансовом отчете общая сумма, списанная как расходы с момента приобретения основного актива, обозначается как "накопленная амортизация". Сумма проставляется сразу после начальной стоимости основных средств как вычет из этой стоимости, так что балансовая стоимость основных средств сразу видна любому, читающему отчет.

 

Внимание! Оценивая компанию, тщательно смотрите на отраженное в балансовом отчете соотношение основных средств и накопленной амортизации. Если накопленная амортизация составляет значительный процент всех основных средств, для списания остается совсем мало, - это знак, что в ближайшем будущем компании могут предстоять высокие расходы для замены стареющего оборудования, которое, возможно, уже непригодно к работе. В таких техноемких отраслях, как производство автомашин, это особенно важно. С другой стороны, сохранение старого оборудования может вызвать рост стоимости его обслуживания и ремонта. В любом случае в будущем может возникнуть нехватка денежных средств или необходимость занимать деньги на покупку новых активов. Умная стратегия: проводить программы восстановления оборудования с долгим сроком работы, избегать без необходимости сокращения срока использования. Если оборудование подлежит замене, пользуйтесь подсчетами прибыли на инвестированный капитал (ПИК), чтобы найти лучший способ финансирования замены.

 

В конце страницы "Активы" большинства балансовых отчетов находится всеобъемлющая категория, умно названная "Прочие активы". Это собственность компании, которая не является ни текущей, ни постоянной. Активы этой категории не станут денежными средствами в ближайшие 12 месяцев и не являются землей, машинами или оборудованием, использующимися в работе компании. Они могут даже не относиться прямо к бизнесу компании.

Например, сюда попадет задаток, уплаченный собственнику, у которого компания арендует офисы, поскольку большая часть таких договоров аренды заключается на много лет. Помните: задаток за аренду не является для компании текущим расходом, потому что он может быть прибавлен к окончательной плате за аренду или возвращен арендатору, если собственность освобождена. То есть задаток за аренду может быть уплачен в начале аренды, но не станет расходом до конца аренды, а может быть, никогда.

Сюда же можно включить инвестиции в другую компанию. "Чудо", очевидно, сделало по крайней мере одну такую инвестицию. Не поставив эту статью в категорию текущих активов, фирма обозначает свое стремление удерживать инвестицию длительный период времени. Другими словами, это не легкореализуемая ценная бумага, которую собираются продать, как только цена немного поднимется.

Часть "Обязательства" балансового отчета также начинается с чего-то текущего. И вновь ликвидность определяет ярлык "текущий", но в случае обязательств это негативная ликвидность - наличность уходит из фирмы. Текущие обязательства - все долги компании, которые нужно выплатить в течение ближайших 12 месяцев: за тот же период, когда текущие активы должны превратиться в наличность.

Текущие активы станут наличностью, чтобы оплатить текущие обязательства. Это принцип оборотного капитала в любой компании. Если вы посмотрите на балансовый отчет "Чуда" (см. выше), вы заметите, что текущие активы примерно в два раза превышают текущие обязательства. Это обычно считается взаимоотношением, достаточным, чтобы при необходимости наличность всегда была доступна.

Счета к оплате - эта запись включает все пока не оплаченные счета от всех поставщиков товаров и услуг. Обычно это самая большая сумма среди текущих обязательств компании. Счета к оплате обычно записываются первыми среди текущих обязательств.

Суммы этой категории должны быть выплачены в соответствии с торговыми сроками, обозначенными в счетах-фактурах, обычно в течение 30 дней или любого другого периода оплаты, названного поставщиком. Иногда компании не оплачивают своих счетов дольше официального периода, что отмечалось выше, в связи с дебиторскими задолженностями.

В таких случаях клиенты обычно занимают деньги у своих торговых кредиторов, чтобы способствовать увеличению суммы финансовых ресурсов, имеющихся у их компании. Когда "Чудо" увеличивает свой срок платежей, откладывая выплаты кредиторам, оно получает выгоду от использования финансового рычага. Когда его клиенты делают то же самое с ним, инкассация дебиторских задолженностей "Чуда" занимает больше времени и оно находится на "плохой" стороне финансового рычага. Часто компании регистрируют другие суммы задолженностей под отдельным заголовком, чтобы читатели отчета точно знали, что некоторые суммы подлежат уплате по этим "особым" обязательствам. Балансовый отчет "Чуда" выделяет такую категорию, как подлежащий оплате налог на прибыль.

Следующей в отчете о финансовом состоянии "Чуда" стоит сумма, отражающая то, что сотрудники заработали, но что не было им еще выплачено (начисленная заработная плата).

 

Внимание! Помните об этом: вопреки всей шумихе насчет условий предоставления займов банками, вложений спекулятивного капитала, публичных предложений акций и т.д. крупнейшим источником оборотного капитала для большинства предприятий являются деньги, которые они занимают у кредиторов, то есть подлежащие оплате счета. Почти каждый предприниматель может рассказать пару историй о битвах, которые велись за "выжимание" из балансового отчета большего оборотного капитала. Это обычно означает увеличение запасов денежных средств путем откладывания платежей кредиторов, в то же время при попытке не допустить, чтобы клиенты делали то же с тобой.

Иногда "игра на выжимание" оборачивается против вас. Компания не может собрать свои дебиторские задолженности вовремя, а ее кредиторы не позволяют откладывать платежи. Результатом может быть катастрофический кризис нехватки денежных средств! С этим часто сталкиваются предприятия строительной промышленности. Их клиенты откладывают выплаты до неизвестной даты окончания проекта, а субподрядчики настаивают на выплатах, чтобы собственность не подверглась аресту.

 

Поскольку сотрудникам обычно платят за уже отработанное время, а не авансом, у каждой компании есть какая-то сумма вознаграждения, заработанного ее сотрудниками, но еще им не выплаченного. Когда компания ведет свои бухгалтерские отчеты на основе метода начисления, такие обязательства регистрируются при возникновении, хотя они не обязательно должны быть оплачены немедленно. Единственным исключением будут компании, которые платят сотрудникам в последний день их рабочей недели. Тогда в конце дня зарплаты они ничего не должны своим сотрудникам - до завтрашнего дня.

Подобно тому, как компания "Чудо" регистрирует заработанную, но еще не выплаченную зарплату, компании могут иметь прочие подобные обязательства. Это могут быть расходы, которые компания понесла, но за которые ей еще не выслан счет-фактура для оплаты. Чтобы быть уверенными, что этот расход будет зарегистрирован в правильный отчетный период, бухгалтеры компании скорее будут начислять обязательства, чем ждать прибытия счета или выписки чека. Примеры включают крупные приобретения, за которые поставщик еще не прислал компании счет, или выплаты процентов по займу, на которые еще не пришел счет, но которые банк автоматически взыщет с компании.

Кредиты банков и других кредиторов, представляющие занятые денежные средства, а не просто торговые счета от поставщиков, всегда регистрируются отдельно, потому что займы и выплаты обычно имеют особые условия. Видя векселя, подлежащие оплате кому-либо, особенно банковским учреждениям, вы можете быть уверены, что компания согласилась на какое-то ограничение масштаба своей деятельности, называемое особыми условиями, как на способ обеспечения конечной выплаты.

Долгосрочные обязательства - заемный капитал. В балансовом отчете компании можно увидеть много вариантов долгосрочных займов, включая статьи, показанные выше. Не пытаясь описать все статьи, которые можно обозначить как долгосрочные обязательства, взглянем на те из них, которые включены в наш демонстрационный балансовый отчет.

Компания с долгосрочной потребностью в финансировании может решить занять деньги, отодвинув сроки выплаты по времени так далеко, как это возможно (долгосрочный долг). Это позволит ей вложить деньги в дело и заработать достаточно, чтобы без труда вернуть заем. Текущая выплата долгосрочного долга - это "текущая" часть, представляющая собой просто фрагмент долга, который должен быть возвращен в течение следующих 12 месяцев. В таких случаях вся сумма займа регистрируется как долгосрочный долг, а часть этого долга, подлежащая выплате в ближайшие 12 месяцев, то есть "причитающаяся сейчас", попадает в графу "Текущие обязательства". Именно так получилось с "Чудом" в нашем примере.

Договор аренды отражает обязательства, сделанные компанией для аренды оборудования или других активов на благоприятных условиях оплаты, за чем обычно следует возможность их конечного выкупа за небольшую цену. Согласно правилам бухгалтерского учета США, когда договор аренды составлен главным образом так, чтобы финансировать предполагаемую покупку данного актива, актив и обязательство записываются в книги арендатора и за них отчитываются, как если бы актив действительно был приобретен на основе соглашения о займе, а не договора аренды. Помните: аренда может быть просто долгосрочным арендным соглашением, не предполагающим реальной передачи права собственности, и тогда в книгах компании не появляются записи об активах и обязательствах. Однако некоторые аренды выглядят скорее как соглашения о покупке, чем как аренда, почему они и появляются в балансовых отчетах, как в нашем примере.

Займы у акционеров - другая особая категория займов, которая особенно часто встречается в балансовых отчетах частных компаний, которыми управляет собственник. В некоторых частных компаниях это значит, что собственник при необходимости вкладывает деньги в компанию и забирает их назад, когда они уже не нужны. Однако условия ведения бизнеса слишком часто улучшаются медленно, поэтому займы у акционеров могут годами оставаться в балансовом отчете. Фактически банки и другие внешние ссудодатели могут требовать, чтобы такие обязательства оставались неоплаченными, пока компания имеет внешние займы. Поэтому в конце эти суммы могут превратиться скорее в средства собственника, чем в займы компании, что часто бывает неприятным открытием для предпринимателей и мелких собственников, которые надеялись когда-нибудь получить деньги назад.

Право собственности имеет разные формы.

Собственный капитал, или акционерный капитал (для корпорации), или же капитал (для товарищества или частного предприятия) - это доля собственников в деле. Сюда включается вложенное ими с целью развернуть, финансировать или рефинансировать компанию и заработанное компанией за время существования.

Как отмечено выше, они также могут включать средства, которые собственники одолжили предприятию, но не могут получить обратно из-за каких-нибудь дополнительных соглашений о займе с банком или другим источником займа. Такие займы обычно появляются в секции "Обязательства" балансового отчета и никогда - в секции средств, потому что юридически не являются инвестированным капиталом до тех пор, пока конечная выплата не будет формально отменена в юридическом порядке.