Для обеспечения защиты коммерческой тайны на предприятиях должен вводиться определенный порядок работы с информацией и доступа к ней. Такой порядок включает комплекс правовых, административных, организационных, инженерно-технических, финансовых, социальных и иных мер, основанных на правовых нормах Российской
Федерации и организационно-распорядительных положениях руководителя предприятия.
Эффективная защита предпринимательской тайны возможна при обязательном выполнении ряда условий. К ним относятся:
единство в решении производственных, коммерческих и финансовых вопросов;
персональная ответственность руководителей всех уровней за обеспечение сохранности конфиденциальной информации;
организация специального делопроизводства, порядка хранения, перевозки носителей коммерческой тайны;
оптимальное ограничение числа лиц, имеющих допуск к информации, составляющей коммерческую тайну;
выполнение требований по обеспечению сохранения коммерческой тайны при проектировании и размещении специальных помещений, в процессе НИОКР, испытаний и производства изделий, подписания контрактов; при проведении важных совещаний;
наличие охраны и пропускного режима на территорию предприятия;
плановость разработки и осуществления мер по защите коммерческой тайны, систематический контроль за эффективностью принимаемых мер.
Создание системы обучения исполнителей правилам обеспечения сохранности коммерческой тайны. Для снижения возможных потерь следует выявить, учесть и перекрыть все вероятные каналы утечки информации через:
государственные учреждения;
посредников и партнеров;
адвокатские и консульские фирмы;
промышленный шпионаж;
подкуп, шантаж сотрудников предпринимательской фирмы;
рекламу, печатную продукцию, прессу.
Носителями информации являются: бумажные документы, видеопленки, компьютерные файлы, телефонные, телеграфные и факсимильные сообщения и т. п. Соответственно для зашиты коммерческой тайны необходимо правильно организовать:
порядок делопроизводства в отношении документов, содержащих предпринимательскую тайну;
контроль за средствами копирования и размножения документов;
защиту коммерческой информации в средствах связи и компьютерной техники;
учет и охрану некоторых видов материалов и готовых изделий (в первую очередь это касается опытных образцов);
охрану территории предприятия и его основных зданий и сооружений;
контроль за посещениями предприятия посторонними лицами.
Главная опасность утечки информации — в людях. Так, вероятность утечки сведений, составляющих коммерческую тайну, при проведении таких действий, как подкуп, шантаж, переманивание служащих фирмы, составляет 43%, получение сведений путем их выведывания у сотрудников фирмы — 24%, путем проникновения в компьютерную сеть — 18%, кражи документации — 10%, подслушивания телефонных переговоров — 5%.
В качестве возможного выхода из такого положения можно рекомендовать два варианта:
держать в особом секрете от кого бы то ни было небольшие, но стратегические подробности технологии дела и использовать их только самим руководителем;
стимулировать способных сотрудников, регулярно выделять им денежные вознаграждения, в некоторых случаях наиболее способным и активным предлагать стать совладельцем фирмы.
Кроме того, при заключении трудового договора между руководителем предпринимательской фирмы и сотрудником в нем необходимо отражать обязательства последнего по неразглашению коммерческой тайны. Наличие подобного документа дает юридическую возможность для предпринимателя применить различные санкции к работникам, виновным в утечке конфиденциальной информации.
Если состав квалифицированных специалистов меняется из-за высокой текучести, разработки фирмы также будут становиться бесплатным достоянием конкурентов. Система защиты коммерческой тайны в целом состоит из следующих этапов.
Определение предмета защиты, т. е. разработка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, в котором выделяется наиболее ценная информация, нуждающаяся в особой охране.
Установление периодов, в течение которых конкретные сведения являются коммерческой тайной.
Выделение категории носителей конфиденциальной информации: персонал, документы, изделия и материалы; технические средства хранения, обработки и передачи информации и т. п.
Составление схемы работ с конфиденциальными сведениями как на предприятии, так и за его пределами.
Разработка систем допуска к конкретным сведениям, составляющим коммерческую тайну.
Распределение ответственности за защиту конфиденциальной информации между сотрудниками.
Разработка конкретных мер по защите коммерческой тайны и назначение ответственных исполнителей.
Планирование действий по активизации и стимулированию лиц, задействованных в защите информации.
Проверка надежности принятых мер обеспечения коммерческой тайны.
Получение дополнительной информации. Еще один способ минимизации возможных предпринимательских рисков — обладание полной и своевременной информацией как о внутреннем положении фирмы, так и о ее внешнем окружении. Одним из важных факторов, увеличивающих уровень риска, является очевидная недооценка информации. Неосведомленность, некомпетентность начинающих предпринимателей приводят к немыслимым потерям. Избежать этого можно, лишь владея современной, полной и достоверной информацией.
Однако следует отметить, что необходимая для принятия надежного решения информация часто либо труднодоступна, либо стоит слишком дорого. В стоимость информации нужно включать время, затраченное на ее сбор, стоимость услуг внешних консультантов. Поэтому для предпринимателя важно решить, насколько существенна выгода от дополнительной информации, насколько само по себе важно решение, для которого подобная информация необходима.
Если информацию сложно получить, но такая возможность скоро появится, самое правильное — отложить принятие решения, но при этом следует учитывать возможные потери от упущенной выгоды. Принимать решение следует только в том случае, когда потери от задержки принятия решения допустимы, а в будущем перекроются прибылью, полученной в результате принятия решения на основе дополнительной информации. Следует отметить, что с увеличением времени и затрат на сбор информации качество решения имеет следующую тенденцию: до определенного времени с накоплением информации качество решения улучшается, но после этого резко падает. В таком случае от дальнейших поисков информации следует отказаться, поскольку возникает риск упущенной выгоды.
Выбор конкретного из рассмотренных методов минимизации риска зависит от опыта и возможностей предпринимателя. Для более эффективного результата, как правило, используется не один, а совокупность методов.
Руководитель в своей деятельности встречается со множеством рисков, поэтому кроме основных методов их минимизации существуют способы конкретные, применяемые только в данном случае. Руководителю предприятия крайне необходимо знать и эти способы снижения рисков в своей деятельности, поскольку иногда, прежде чем прибегнуть к более радикальным мерам, эффективнее использовать локальные, специфические способы. Ниже (табл. 3.3) приведены наиболее часто встречающиеся в практике хозяйственной деятельности риски и способы их минимизации.
Таблица 3.3
Способы минимизации рисков
| Вид риска | Способ уменьшения риска |
| 1 | 2 |
| Коммерческий риск | Правильно определить и выдержать соотношения финансовых показателей; увеличить рентабельность инвестиций в своем бизнесе |
| Финансовый риск | Своевременно размещать пассивные средства в проекты, приносящие прибыль, или предоставлять кредиты |
| 1 | 2 |
| Ошибки менеджера | Ввести контроль и дублирование в узловых звеньях бизнеса |
| Риск неправильно выбранного проекта | Тщательно проверить все «за» и «против», при необходимости использовать компьютерное моделирование, чтобы точно просчитать все варианты |
| Экономические колебания и изменение спроса | Колебания и изменения спроса необходимо прогнозировать и использовать в планах деятельности |
| Риск неоптимального распределения ресурсов | Четко определить приоритеты в распределении ресурсов в зависимости от планируемого количества производимых продуктов |
| Действия конкурентов | Возможные действия конкурентов надо предвидеть на основе систематического анализа их деятельности и учитывать в своих решениях и последующих действиях |
| Недовольство работников | Тщательно продумывать социально-экономические программы для служащих с учетом Их требований и просьб. Создавать наиболее благоприятную психологическую обстановку в коллективе |
| Низкие объемы реализации товаров | Вести тщательную аналитическую работу по выбору целевых рынков |
| Риск утечки коммерческой, научно- технической или иной информации | Тщательная проверка и подбор сотрудников, особенно научно-технического персонала |
| Политический риск | Такие риски не всегда можно предвидеть, но для их преодоления надо уметь собрать все свои жизненные и психологические силы |