Контроллинг

Информационные потоки на предприятии в системе контроллинга

Информационные потоки – это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Цель работы с информационными потоками – оптимизация работы предприятия.

Система информационных потоков – совокупность физических перемещений информации, которая дает возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать решение. Наиболее общая система информационных потоков – это сумма потоков информации, которая позволяет предприятию вести финансово-хозяйственную деятельность.

Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и анализа должна отвечать следующим требованиям: своевременность (информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать), достоверность (чтобы не тратить дополнительное время на ее проверку), релевантность (существенность), полезность (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение), полнота (не должно быть упущений), понятность (информация не должна требовать значительных усилий для расшифровки), регулярность поступления.

Чтобы обеспечить выполнение этих требований к информации, сотрудники, работающие в системе контроллинга, вынуждены разбираться с информационными потоками, чтобы не происходило дублирование информации, информация доходила до адресата и не требовала уточнений. Система информационных потоков  контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия, в противном случае произойдет отторжение сотрудниками предприятия навязанной им системы контроллинга.

 Часто сама система информационных потоков предприятия работает плохо (документы проходят медленно, никто не отвечает за документ в целом). В таком случае не имеет смысла встраивать подсистему контроллинга, которая должна работать хорошо, в систему, которая работает  плохо. В рамках работы по внедрению системы контроллинга необходимо перестроить и оптимизировать всю систему информационных потоков на предприятии. И, наконец, существует задача автоматизации бухгалтерии и других финансово-экономических служб предприятия. Если принять решение о сборе фактической информации раз в неделю (вместо один раз в месяц), то подразделения физически не будут успевать обрабатывать информацию и предоставлять в службу контроллинга, которая в свою очередь не будет успевать сводить все данные по предприятию. Поэтому целесообразно автоматизировать контроллинговую работу.



Самая важная задача службы контроллинга – обеспечение оперативного получения информации о выручке и затратах предприятия. Время решения этой задачи для руководителей ограничено возможностью принятия конкретных управленческих решений для исправления ситуации. В настоящее время на большинстве предприятий основной период планирования и учета – это месяц. Задача службы контроллинга – создание системы, обеспечивающей руководителей информацией чаще, чем 1 раз в месяц. Для того, чтобы собирать затраты и сводить баланс каждый день, требуется принципиально новый уровень автоматизации учета.

Рассмотрим основные элементы затрат, по которым требуется собирать  информацию:

материалы и малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП);
заработная плата;

электроэнергия, газ, вода;

амортизация;

услуги сторонних организаций;

услуги цехов друг другу.

Составив перечень элементов затрат, необходимо выяснить, можно ли собирать информацию о затратах, например,  в середине месяца, каждые 10 дней; какие имеются препятствия, как их можно устранить. Также необходимо решить вопрос: куда предоставлять информацию? В результате обработки контроллинговые данные получаются «не совсем точными» с бухгалтерской точки зрения, однако эта точность достаточна для принятия управленческих решений. Точные на 100% бухгалтерские отчеты месяц спустя – информация бесполезная для принятия оперативных управленческих решений.