Контроллинг

Функции управления

Современный менеджмент рассматривает в качестве основных управленческих функций такие виды деятельности:

1. Планирование - разработка перспективных и текущих планов снабжения, сбыта, инвестиций;

2. Организация - рациональное объединение факторов производства, технологий, распределение полномочий;

3. Мотивация – стимулирование эффективности работы;

4. Контроль – выявление отклонений от стандартов и корректирование деятельности.

Функция планирования предусматривает выбор цели, разработку пути ее достижения и продвижение по этому пути. Особое значение для контроллинга имеет стратегическое планирование – набор решений и действий, которые используются руководством и оказывают содействие достижению целей организации. Питер Лоранж выделяет четыре основных вида управленческой деятельности в границах функции планирования:

Распределение ресурсов: фондов, кадров, технических знаний.
Адаптация к внешней среде - действия, которые улучшают отношения предприятия с его внешней средой.
Внутренняя координация - представление о соответствующем действительности состоянию дел на предприятии, определение сильных и слабых сторон, эффективная интеграция внутрифирменных хозяйственных операций.
Организационно-стратегическое предвидение – это умения, учитывая собственный опыт и прошлые ошибки, учиться на опыте и достигать профессионализма в оценке условий хозяйствования, анализе их динамики и тенденций.

Стратегия это детальный всеохватывающий комплексный план, который разрабатывается на перспективу и должен оказывать содействие достижению миссии организации, и целей, которые ее конкретизируют. Стратегия разрабатывается высшим руководством, но ее реализация предусматривает участие всех уровней управления, а информационное обеспечение для утверждения стратегии создают физические производители продукции или работники, которые выполняют работы ли предоставляют услуги. Стратегия должна быть довольно гибкой, а не определенной раз и навсегда.

Процесс стратегического планирования можно изобразить графически (рис.1):



Стратегическое планирование предусматривает несколько стадий: процесс разработки плана, корректирование плановых задач, внесение изменений и дополнений.

Функция организации деятельности предусматривает три основных фазы:

1. Фаза почина (инициирование) осуществляется от первого замысла организации к стадии реального формирования аппарата организации: определение задач организации; определение способов их решения; обеспечение осуществления;

2. Фаза обустройства длится от начала формирования к текущей деятельности: определение состава необходимых видов деятельности; определение состава исполнителей; обеспечение стимулирования исполнителей;

3. Фаза распорядительная осуществляется как текущее руководство деятельностью организации: делегирование полномочий и обязанностей; определение содержания распоряжений; обеспечение выполнения распоряжений.

Основной закон организации - закон синергии - состоит в том, что сумма свойств (потенциалов, энергии, качества) организованного целого превышает «арифметическую» сумму свойств элементов - составных частей данного целого.

Реализация организационной функции базируется на таких категориях:

Делегирование  - передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Ответственность – это обязательство выполнять поставленные задачи и отвечать за их положительное решение.

Полномочие – это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее работников на выполнение поставленных задач.



Линейные полномочия – это полномочия, которые передаются непосредственно от руководителя к подчиненному и дальше другим подчиненным:

консультативный аппарат (специалисты привлечены для консультирования линейного руководства);
обслуживающий аппарат (отдел кадров, планирования, материально-технического снабжения);
личный аппарат (например, секретарь, помощник  руководителя).

Основные виды штабных полномочий:

1.Рекомендательные – аппаратные полномочия сводятся к рекомендательным. Линейное руководство может на свое усмотрение решить проблему, или обратиться за консультациями к консультативному аппарату.

2.Обязательное согласование – прежде чем действовать линейное руководство может согласовать с консультативным аппаратом определенные решения, однако оно не обязано придерживаться рекомендаций аппарата.

3.Параллельные полномочия – высшее руководство может предоставить право аппарату отвергать решение линейного руководства с целью контроля, уравновешенности власти и предупреждения грубых ошибок.

4.Фунукциональные полномочия – аппарат, который имеет функциональные полномочия, может предложить или запретить действия в границах своей компетенции;

5.Линейные полномочия внутри аппарата – в крупных организациях административный аппарат может состоять из большого количества людей и представлять собой подразделение с более чем одним уровнем управления и менеджеры в этой иерархии наделены линейными полномочиями относительно своих подчиненных.

Функция мотивации – состоит в побуждении исполнителей прилагать усилия для достижения высшего уровня эффективных результатов работы.

В теории управления существуют такие определения мотивации:

Мотивация – это процесс побуждения, стимулирования себя или других к целенаправленному поведению или выполнению определенных действий, направленных на достижение собственной цели или цели организации.

Moorhead Gregory and Griffin Ricky отмечают, что «мотивацию можно определить как силы, которые заставляют людей вести себя определенным образом».

По мнению Райт Глен «мотивация удовлетворяет два обстоятельства: обеспечивает индивидуальные потребности и обеспечивает достижение организационных целей».

Теории мотивации основаны на результатах психологических исследований и делятся на категории:

1) содержательные - связанные с идентификацией внутренних побуждений (потребностей), которые заставляют человека действовать так, а не иначе, определяют структуру потребностей и проявляют те, которые имеют приоритетное значение.

2) процессуальные грунтуются на поведении людей и учитывают его восприятие и приобретенный опыт.

Руководство организации имеет в своем арсенале два главных типа поощрений (вознаграждений):

Внутренние вознаграждения  дает сам процесс выполнения работы: ощущение успеха, достижение результата, квалификация и др.

Внешние вознаграждения – это все то, что предлагает работнику организация за выполнение служебных обязанностей (заработная плата, дополнительные льготы, премии, продвижение по службе и т.п.).

Деньги это важнейший инструмент и аргумент, который наиболее часто используется администрацией для осуществления влияния и вознаграждения работников. Заработная плата удовлетворяет большинство человеческих потребностей – физиологических, уверенности в будущем и потребностей в признании. Оплата и производительность работы должны быть взаимосвязаны. Полная компенсация за израсходованные усилия, учитывая заработную плату, должна отображать реальный взнос работников в конечный результат деятельности организации.

Под функцией контроля понимают проверку деятельности кого-то или чего-то, с целью выявления отрицательных тенденций во время выполнения запланированных задач, предотвращение срывов в производстве.

Контроль это процесс обеспечения достижения целей организации с помощью оценки и анализа результатов деятельности, оперативного вмешательства в производственный процесс и принятие корректирующих действий. Он всегда имеет функциональное назначение и возникает на определенной стадии управленческого процесса.

Понятие контроль в управлении следует рассматривать в трех основных аспектах:

1) как систематическую и конструктивную деятельность руководителей и органов управления, одну из управленческих функций, то есть контроль как деятельность;

2) как заключительную стадию процесса управления, сердцевиной которого есть механизм обратной связи;

3) как составную процесса разработки, принятия и реализации управленческих решений, которая беспрерывно принимает участие в этом процессе от его начала к завершению.

Основными признаками контроля есть:

1. Цель – состоит в обеспечении выполнения управленческих решений, успешного осуществление задач, предупреждения возможных ошибок.

2. Задачи контроля бывают общими (распространяются на все стороны деятельности объектов, которые контролируются) и конкретными (распространяются на одну из сторон деятельности объекта: финансы, достоверность отчетных данных). Основными задачами контроля есть:

определение фактического состояния объекта или его части в данный момент;
прогнозирование состояния и поведения объекта или его части на определенный будущий период времени;
изменения состояния и поведения объекта или его части таким образом, чтобы при изменении внешних условий в допустимых границах  были обеспечены необходимые и оптимальные значения характеристик объекта или его части;
заблаговременное определение места и причин отклонений значение характеристик объекта от заданных;
сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта;
обеспечение стойкого состояния объекта при достижении критических значений характеристик объекта.

3. Объект  - это то, что контролируется. В системе управления объектами контроля есть народное хозяйство в целом, отдельные области, регионы, объединение, предприятия. Внутри предприятия объектами контроля есть все без исключения производственные процессы.

4. В качестве субъекта контроля может выступать группа людей или организация,  наделенная соответствующими полномочиями.

5. Предмет контроля – это состояние и поведение объекта управления (это деятельность объектов в соответствии с установленными законами, нормами, правилами, поручениями).

6. Характеристики контроля:

относительно времени - существует предшествующий (осуществляется с целью предвидения состояния объекта в будущем), текущий (определяет состояние объекта в процессе выполнения операции) и заключительный (после осуществления операции).
связанные с пространством - различают выездной (выезд субъекта контроля на территориально отдаленный объект) и стационарные виды контроля (субъект и объект территориально размещены на одном месте).
качественные - различают единичный  или множественный, которые связаны с одной или несколькими величинами, что контролируются; одно- и многофункциональный контроль зависит от объема операций.
в зависимости от задачи различают линейный (контролируется объект в целом), функциональный (контролируется часть объекта) и операционный типы контроля (контролируется одна отдельная характеристика состояния и поведения объекта).
по характеру взаимоотношений субъекта и объекта различают внутренний (субъект и объект функционируют в границах одной системы) или внешний контроль (субъект отделен, действует автономно, независимо от объекта).

Процесс контроля делится  на несколько последовательных этапов:

определение желательного результата – цель конкретизируется, уточняется, превращаясь в нормы функционирования;
измерение фактического результата выполнения – сопоставление фактической величины с эталоном;
оценка результатов выполнение – сравнение фактического и ожидаемого результатов;
корректировка действия. Существует два типа: за счет внутренних усилий и резервов, без изменения показателей утвержденного плана достигается выполнение в полном объеме; изменяются планы, их объемы, номенклатура продукции.