В системе управления производством основным и ведущим ее «элементом» являются процессы управления.
Процесс управления по сравнению с другими элементами (категориями) системы управления в значительной мере зависит от человеческого фактора, что затрудняет его формализацию. Как всякое реальное функционирование, процесс управления наиболее полно и развернуто характеризует систему управления в целом. В то же время он является наиболее сложным для анализа.
Процесс управления:
определяется характером решаемых задач;
обладает специфическими свойствами;
^ может быть классифицирован на основе отдельных операций в зависимости от конкретных условий.
2.2.1. Характер содержания процесса управления
Характер содержания процесса управления определяется характером решаемых задач. В зависимости от этого различают следующие аспекты содержания управления (рис. 12):
■ Методологическое содержание управления предполагает представление процесса управления в виде последовательности четырех
его этапов: определения цели, оценки ситуации, определения проблемы и отыскания решения управленческого решения (рис. 13).
^ Цель — это представление руководителя о том, какой должна быть управляемая им система, т. е. это идеальный образ желаемого, возможного и необходимого состояния. Процесс управления начинается с уяснения, определения и постановки цели воздействия. Категория «цель» означает планируемый результат, выступающий как единство желаемого и возможного.
^ Ситуация — это состояние управляемой системы, оцениваемое относительно цели. Ситуация характеризуется совокупностью учитываемых факторов, измеряемых показателей (переменных) и их оценкой. Состояние системы никогда не может быть тождественно цели. Следовательно, всегда существуют ситуации, которые нужно оценивать.
^ Проблема — это противоречие между желаемым (целью) и действительностью (ситуацией). Для его разрешения, для приближения системы к цели необходим акт воздействия. Противоречие, на разрешение которого должно быть направлено воздействие, и есть проблема. Без определения проблемы невозможно никакое управленческое решение.
^ Управленческое решение как заключительный этап процесса управления представляет собой нахождение путей разрешения проблемы и организационную работу по практическому ее разрешению в управляемой системе. Решение является заключительным этапом процесса управления, его соединением с процессом производства, импульсом воздействия управляющей системы на управляемую.
■ Процесс управления имеет и экономическое содержание. Оно
обусловлено тем, что в процессе управления находит свое выражение использование ресурсов производства — от оценки их наличия до превращения в продукт. Исходя из этого, экономическое содержание процесса управления можно представить как этапы использования ресурсов, движения фондов, которые осуществляются трудом в управляемой системе. Экономическое содержание процесса управления проявляется при выполнении следующих этапов (рис. 14):
^ установление экономических потребностей;
^ оценка наличия ресурсов;
• распределение ресурсов;
• использование ресурсов.
■ Социальное содержание процесса управления раскрывается ролью человека в его осуществлении. Каждый этап этого процесса (целепо-лагание, оценка ситуации, определение проблемы, принятие управленческого решения) предполагает непременное участие человека.
■ Организационное содержание процесса управления проявляется в последовательности использования организационных рычагов воздействия — этапов (рис. 15):
^ регламентирования (регламент — совокупность правил, положений, определяющих порядок выполнения работ);
• нормирования — показателя, характеризующего относительную величину (степень) использования орудий и предметов труда, живого труда, денежных средств и др., их расходования на единицу продукции, площади, веса и т. п.;
^ инструктирования — процесса разъяснения порядка и способа выполнения какой-либо работы или действия;
^ указания на меру ответственности за невыполнение или неправильное выполнение порученной работы.
■ Функциональное содержание процесса управления проявляется в масштабной последовательности и предпочтительности реализации основных функций управления. Здесь можно выделить следующие формы проявления целенаправленного воздействия на коллективы людей (рис. 16):
• планирование, прогнозирование — выработка и постановка целей и задач в сфере управления производством, а также определение путей и средств реализации планов для достижения поставленных целей;
^ организация — создание новых и упорядочение функционирующих организационных структур управления как элементы процесса реализации планов;
^ координация, регулирование — обеспечение необходимой согласованности действий людей как элемент процесса реализации намеченных планов;
^ стимулирование, активизация—побуждение людей к действию, предусматривающее обеспечение повышения эффективности деятельности системы управления как элемент процесса реализации планов;
^ контроль, анализ, учет — систематическое наблюдение за деятельностью людей для выявления отклонений от установленных норм, правил и требований в процессе реализации планов.
■ Информационное содержание процесса управления проявляется в последовательности выполнения работ в процессе управления на следующих этапах (рис. 17):
• поиск информации;
• комплектование информации;
• обработка информации;
• передача информации.
2.2.2. Свойства процесса управления
Процесс управления обладает специфическими свойствами, которые отражают его особенности (рис. 18).
• Свойство изменчивости (динамичности) проявляется в постоянном изменении процесса управления по его направленности, проблематике, характеру осуществления, а также в динамичности взаимодействия различных его этапов и операций. Процесс управления переходит с одной ступени системы управления на другую, осуществляясь в различном взаимодействии звеньев управления.
• Свойство устойчивости проявляется в возникновении в процессе управления и соответствующем закреплении определенных каналов его осуществления. Они образуют естественную структурную основу системы управления, которая закрепляется в организационных актах ее стабилизации и служит системообразующим фактором процесса управления. Благодаря такому свойству образуется собственно система управления, которая представляет собой совокупность устойчивых связей процесса управления между звеньями, которые его осуществляют.
^ Свойство непрерывности процесса управления может проявляться по-разному в зависимости от уровня управления, особенностей самого процесса производства (является ли оно единичным, серийным, массовым и пр.). Но сама суть названного свойства от этого не меняется.
^ Свойство дискретности дополняет свойство непрерывности и в определенном смысле противоположно ему. Оно проявляется в том, что процесс управления протекает неравномерно, вначале как бы накапливая потенциал воздействия при постановке цели, оценке ситуации, определении проблемы и далее превращаясь в импульс для активной организационной работы на этапе решения. Это свойство отражает специфику управленческой деятельности и не отрицает необходимости равномерного ритма работы.
^ Свойство последовательности. Как отмечалось выше, процесс управления не может быть построен по своим этапам иначе, как в последовательности цель, ситуация, проблема, решение, причем каждый из этих этапов является обязательным. Например, если решение вырабатывается только лишь на основе цели управления, без достаточно тщательного учета существующего положения дел, реальных условий работы, сложившихся обстоятельств, то такой процесс управления не может быть эффективным, потому что в этом случае решения оказываются либо ошибочными, либо преждевременными, либо просто волюнтаристскими. Возможна и другая крайность, когда в процессе управления недостаточно внимания уделяется целеполаганию. В этом случае решения вырабатываются преимущественно на ситуационной основе, без достаточного уяснения целей, которые они преследуют, поэтому бывают недостаточно эффективными, часто противоречивыми, лишенными перспективы и долгосрочной ориентации. Цель систематизирует решения, придает им общую направленность и перспективу; ситуация определяет реальность и практическую значимость решения; четкая постановка проблемы обеспечивает его конкретность и эффективность. Каждый из этапов процесса управления обязателен, как и выполнение последовательности их осуществления.
^ Свойство цикличности. Каждый акт воздействия заканчивается переходом управляемой системы в новое состояние. Это вызывает необходимость (в зависимости от того, что это за состояние) либо постановки новой цели управления, либо корректировки, дополнения и уточнения цели, для достижения которой необходим новый акт воздействия. Процесс управления повторяется заново, осуществляется новый его цикл.
Понимание свойств процесса управления имеет большое значение в успешном решении всех проблем его совершенствования, повышения эффективности управления предприятием.
2.2.3. Типизация
видов протекания процесса управления
Характер протекания процесса управления представляет практический интерес как возможность представить протекание процесса принятия решения в зависимости от складывающейся обстановки, хода поиска подходов к решению. Для примера рассмотрим процесс управления как последовательность четырех его этапов (см. рис. 13). Это позволяет выделить наиболее типичные виды его протекания. Такой подход строится на основе распределения отдельных операций по этапам в зависимости от конкретных условий, возможностей управления, целей и ситуации.
Знание различных видов протекания процесса управления помогает построить его наиболее рационально и тем самым добиться повышения качества управленческих решений, экономии времени на их подготовку, рациональной специализации работ, внесения строгости в разработку решения или его нахождения в условиях недостаточности.
^ Линейный тип процесса управления (рис. 19а) характеризуется строгой последовательностью осуществления его этапов и используется тогда, когда есть полная или достаточная определенность относительно цели воздействия, ситуации и т. д., а также возможность полного осуществления каждого из этапов в рамках присущих ему работ. Чаще всего линейный тип управления используется в типовых ситуациях и тогда, когда принимаются повторяющиеся либо элементарные решения.
^ Корректируемый тип процесса управления (рис. 19б) характеризуется необходимостью дополнительной корректировки каждого из этапов процесса управления после прохождения последующего этапа. Этот тип используется в том случае, когда существует некоторая неопределенность, которую можно устранить лишь после прохождения последующего этапа процесса управления посредством корректировки уже пройденного этапа.
^ Разветвленный процесс управления (рис. 19в) заключается в методологическом разделении работ по частям на определенных этапах. Он используется тогда, когда отсутствует возможность обобщенной оценки ситуации и выделения главной ключевой проблемы либо принятия единственного решения в данной ситуации.
• Ситуационный процесс управления (рис. 19г) характеризуется тем, что он возникает как бы по ситуации, при которой из нее же главным образом исходят и поиск проблемы, и разработка решения. Он используется в условиях неопределенности относительно цели воздействия, которая устраняется после прохождения последующих этапов. В этом случае сначала формируется предварительная цель воздействия, к уточнению которой возвращаются после оценки ситуации, определения проблемы или даже выработки решения.
^ Поисковый тип процесса управления (рис. 19д), наоборот, исходит из полной ясности цели воздействия, а также невозможности достаточно хорошо оценить существующую ситуацию относительно данной цели и, следовательно, сформулировать основную проблему. Тогда решение вырабатывается на основе цели и общей оценки ситуации, а затем уже на основе решения уточняется ситуация. Далее происходит корректировка решения по выбранной и сформулированной цели и новым возможностям оценки ситуации.