Все разнообразие используемых сейчас персоналом управления методов, весь их спектр заключены между двумя крайними по сущности пределами реактивного и целевого управления.
При реактивном управлении действия менеджеров отражаются в реакции на текущие события. Результат управленческого воздействия задается лишь качественно, т. е. целью управления является недопущение негативных последствий. При этом не все возможные альтернативы в действиях подчиненных (управляемого объекта) оказываются принятыми во внимание. Управление выступает в форме реакции на возникшую ситуацию, оценивается по силе давления на исполнителей, а не по конечным результатам усилий.
Целевое управление — это своеобразная форма построения процесса управления и его организационно-практического осуществления. Оно характеризуется активным влиянием цели управления на его характеристики.
Давая общую характеристику методов управления организацией, следует вспомнить отмеченное А. Богдановым: «…человеческая деятельность от простейших до наиболее сложных ее форм, сводится к организационным процессам». Он выявил «…действительное единство организационных методов, единство их повсюду — в психических и физических компонентах, в живой и неживой природе, в работе стихийных сил и созидательной деятельности людей» [7].
Действительно, методы управления организациями проявляются в организационных отношениях между людьми. Эти методы, использующие для определенных условий различные типы организационного воздействия, обеспечивающие рациональное выполнение всех работ управленческим персоналом, можно разделить на: методы организационно-стабилизирующего, технологического, распорядительного воздействия.
Выделение при классификации социально-психологических методов управления и методов самоорганизации объясняется их большой спецификой и разработанностью на настоящее время.
Можно было сгруппировать методы управления по функциональному признаку, ибо функции управления представляют основу содержания управления, основу деятельности персонала управления. В этом случае методы называли бы: методы принятия решения, методы организации, методы планирования ит.д. Но здесь нас бы подстерегали различия в классификации функций управления. В учебниках можно встретить функции, реализуемые персоналом управления, отличающиеся количественным составом и содержанием работ, каждой в отдельности.
К примеру, многие специалисты в области управления функцию планирования включают в состав функции организации.
Предлагая данную классификацию, мы хотели подчеркнуть организующее начало управленческой деятельности персонала управления.
2.1.1. Методы организационно-стабилизирующего воздействия
Данные методы используются для создания организационной основы совместной деятельности людей в организации. Это — распределение функций, обязанностей, полномочий и ответственности, установление порядка служебных взаимоотношений.
К этим методам можно отнести: регламентирование (четкое закрепление функций и работ); нормирование (установление нормативов выполнения работ, допустимых границ деятельности); инструктирование (уточнение задач и ознакомление с обстоятельствами и особенностями деятельности).
К задачам, решаемым этой группой методов, частично можно отнести оргпроекты, представляющие текстовое и графическое оформление содержания и последовательность действий персонала.
Содержательной основой этих методов являются общие законы управления, организации труда и законы, управляющие человеком как сложнейшей организационной системой: законы поведения, законы инертности человеческих систем, социально-биологические и биопсихические законы [5].
Направленность методов — долговременная мотивация деятельности людей.
Охарактеризуем некоторые из них, наиболее используемые в управленческой практике.
Регламентирование — это описание порядка выполнения управленческих решений. Служит для распределения управленческих задач между исполнителями. Описание осуществляется в форме регламента, где зафиксировано, кто, когда и в каких условиях решает те или иные задачи и кто несет ответственность за их исполнение.
Под регламентом управления понимается установление совокупности правил, определяющих структуру, функции и порядок деятельности персонала управления. Регламент определяет последовательность выполнения управленческих задач и условия их решения. Он является научной основой построения и развития структуры управленческого аппарата, наделяет эту структуру, в соответствии с целями организации, необходимым комплексом выполняемых задач.
Наличие регламента позволяет при возникновении необходимости решения новых задач проводить анализ требуемых изменений в структуре персонала управления. Регламент — это официальный документ, он фиксирует распределение управленческих функций, прав и обязанностей существующих органов управления для достижения целей организации.
Регламентация в организации осуществляется менеджерами высшего и среднего уровней, руководителями функциональных подразделений (отдел маркетинга, финансовый отдел…).
Регламентация осуществляется на основе выбранной стратегии, действующих правовых норм.
Внутрифирменная регламентация охватывает: функции; работы; операции; методы; способы; приемы воздействия; содержание и процедуры подготовки, принятия и выполнения решений; структуры управления; схемы подчинения и связи; потоки информации; документооборот; делопроизводство; механизацию управленческих работ; элементы стиля управления.
Результатом организационной регламентации становится перечень правил, процедур, оформленных в виде фирменного стандарта, положения, инструкции, методики, организационной карты, схемы, таблицы, графика. Для этих документов характерна многократность их применения. Они предназначены для однородных и повторяющихся работ.
Стандарты, положения, инструкции предусматривают большую степень регламентации и стабильности. Их использование основано на однозначности исполнения, ограничивает проявление инициативы исполнителей.
Организационное нормирование включает нормативы и нормы, посредством которых определяется абсолютная или относительная величина допустимого расхода ресурсов (затраты труда, материалов).
Организационные нормативы являются исходными материалами для разработки норм. Норматив имеет более обобщенный характер, чем норма.
При проведении организационного нормирования разрабатываются следующие нормативы и нормы:
численность управленческого персонала;
соотношение между категориями персонала управления по видам выполняемых функций и степени квалификации;
затраты труда в сфере управления;
расход материалов и т. п.
Организационные нормативы и нормы должны разрабатываться на основе расчетов и экспериментов, отражать достижения науки и передовой практики.
Регламентирование и нормирование являются базой организационного проектирования.
Оргпроектирование [29] представляет собой процесс разработки и внедрения проектов рационализации управленческого труда, осуществляется на базе требований НОТ с применением современной организационной и вычислительной техники для повышения эффективности работы персонала управления.
Комплексный оргпроект предусматривает разработку комплекса мероприятий по совершенствованию:
технологии деятельности органа управления;
структуры и штатов органа управления;
системы организации и условий труда;
механизации и автоматизации труда;
по сокращению и рационализации документооборота. Материальной основой оргпроекта являются планы, оперограммы (графическое отображение процесса работы), технологические цепочки (графическое представление работы как цепи взаимосвязанных элементов и трудовых операций, осуществляемых последовательно), технологических схем (графическое представление всех работ с характеристикой их содержания, с перечнем и последовательностью операций, исполнителями и т. п.).
Эти документы определяют организационное начало всех работ — от отдельного участка, отдела, службы до работы органа управления в целом.
Большое значение в организационно-стабилизирующем воздействии на человека имеют социальные нормы, психологические установки, внушения, но мы рассмотрим их отдельно.
2.1.2. Методы организационно-технологического воздействия
Данные методы применяются для установления рациональной технологии взаимодействия отделов, служб, функциональных подразделений, переработки ими управленческой информации.
Содержание и последовательность выполнения всех управленческих работ в органах управления увязывается, организуется в настоящее время на основе планов, программ, алгоритмов. Последние, являясь координирующей подсистемой целесообразной деятельности персонала управления, придают приемам и способам выполнения ими своих функций организующее начало и соответствующее название.
Охарактеризуем те из них, которые наиболее известны в управленческой деятельности.
А. Плановые методы
Первоначально этимологически понятие плана означало отображение какой-либо структуры на плоскости. В настоящее время под планом представляется схема координации необходимого и возможного, желаемого и осуществимого, мотивов и условий, целей и средств. В плане задается деятельность всей функциональной структуры системы управления организацией.
Традиционно мы представляем план в следующем виде (рис. 4).
| п/п | Мероприятия | Срок исполнения | Ответственный исполнитель | Контролирующий орган | Отметки о выполнении |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Рис. 4. Вариант плана работы аппарата управления
На рис. 4 показан вариант плана, каким пользуются в органах управления при выполнении требований какого-либо документа, подготовке к юбилею и т. п.
При отработке плана организации предусматривают: целевые установки, «миссию» организации, философию организации, периоды деятельности, содержание и последовательность деятельности персонала управления ит.д.
Планы выступают основополагающими документами для деятельности организации. Они согласуются, подписываются, утверждаются соответствующими должностными лицами.
Сейчас деятельность на основе плана считается недостаточно целесообразной. Несмотря на то, что ничего заменяющего план не придумано, создается мнение, отрицающее планирование.
При этом убедительно показывается невозможность составить не то что оптимальный, но хотя бы просто сбалансированный план. Действительно, просчитать все мероприятия, сбалансировать их по основным позициям, обеспечить в масштабах огромной страны практически невозможно. Бывший механизм планирования неизбежно подразумевал воспроизведение диспропорций, образование несогласованностей и недостаточно эффективное управление. Объяснялось это не столь несовершенством плана как метода, а отсутствием соответствующего механизма реализации этих планов.
Ни одна преуспевающая фирма не может обойтись без планирования своей деятельности, без использования планов как стратегического, так и тактического масштабов.
Плановые методы организации используются и как средство координации деятельности различных подразделений при принятии управленческих решений. В планах определяются ресурсы, необходимые для достижения намеченных целей в рамках конкретного периода. Планы охватывают деятельность различных подразделений фирмы, что позволяет принимать решения в рамках планов соответствующих структур.
Считается, что планы имеют преимущество перед правилами или алгоритмами работы, являясь более гибкими и легко приспособляемыми методами организации к изменяющимся условиям.
На крупных предприятиях планы становятся важным инструментом координации деятельности в целях увязки задач стратегического и оперативного управления.
Плановые методы находят применение не только в экономике, хозяйственной деятельности организаций, но и в жизни каждого отдельного человека.
В настоящее время разработаны научно обоснованные, апробированные на практике планы рационального расхода личного времени.
Разработка и реализация таких планов облегчает достижение успеха в жизни. В основе этого метода лежит система планирования времени.
Примером применения этого метода можно назвать популярный сейчас метод «Альпы» [26]. Метод состоит из пяти этапов:
Составление заданий.
Оценка длительности выполнения заданий.
Резервирование времени (в соотношении 60:40).
4. Принятие решения по приоритетам (и перепоручению выполнения задач подчиненным).
5. Контроль (учет несделанного).
Первый этап: составление заданий. Для этого необходимо:
из списков дел, подлежащих исполнению в определенное время года, полугодия, квартала, месяца, недели, отбираются те, что надо сделать завтра (лучше планировать рабочий день накануне, что позволяет обдумывать план и порядок его выполнения дома, в транспорте… подготовить к плановой работе собственный мозг);
отобрать дела, не сделанные накануне;
включить дела, вызванные обстановкой;
отметить сроки, которые надо соблюсти;
учесть периодически возникающие задачи. Желательно все задачи, дела, работы размещать по приоритетности.
Второй этап: оценка длительности выполнения заданий.
Проставьте против каждого задания приблизительное время, необходимое для его выполнения. Сложите время и определите общее время.
При этом авторы метода подметили, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, вы вынуждены укладываться именно в это время.
Третий этап: резервирование времени про запас.
При составлении плана дня охватывайте временем не более 60 % работ и приблизительно 40 % должно быть оставлено для неожиданных дел. Необходимо список заданий довести до указанных параметров. Делается это установлением приоритетов, перепоручением дел подчиненным, если они у вас имеются.
Остаток дел должен быть перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо выполнен за счет сверхурочных.
Четвертый этап: принятие решений по приоритетам.
Устанавливаются однозначные приоритеты для спланированных дел и в соответствии с ними уточняются задачи дня. Сокращается время на все дела до необходимого. Рассматривается каждое дело с точки зрения возможности его перепоручения подчиненным и рационализации.
Пятый этап: контроль (учет несделанного).
То, что не сделано, надо переносить на следующий день. При переносе необходимо выполнять анализ важности работ, их стоимость, удельный вес в общем количестве решаемых задач, их срочность.
Бюджет
Бюджет является важной разновидностью плана. Бюджет — роспись денежных доходов и расходов государства, предприятия, учреждения на определенный период, утвержденная в законодательном порядке. Он обеспечивает превращение желаемого в действительное, отвечает на вопросы: сколько это будет стоить и откуда будут получены деньги.
Управляемое воздействие бюджета заключено в поддержании равновесия между текущим финансовым планом и принятым бюджетом. Используя данные о прошлых затратах, имеется возможность прогнозирования будущего и внесения коррекции в действие.
Б. Программные методы
В существующей литературе используются различные определения понятия «программа». Под программой понимается последовательность действий… планируемый комплекс мероприятий… перечень идей, планов, проектов…
Процесс работы персонала управления, основанный на выполнении тщательно разработанной совокупности конкретных заданий и работ, распределенных по всем звеньям управляющей системы с указанием последовательности их выполнения и ведущий к реализации поставленных целей, мы называем программным. Используемая при этом совокупность приемов и способов представляется как программный метод организации целесообразной деятельности.
Программный метод отличается от планового характером заданий и работ, лежащих в основе программы, их масштабом и организационным статусом. Задания, мероприятия плана устанавливают рубежи достижений. Задание программы включает предвидение проблем, возникающих в процессе управления, в их последовательности и взаимосвязи. Программа — это совокупность согласованной деятельности людей по реализации плана.
Программный метод управления известен каждому даже на бытовом уровне. Для ведения домашнего хозяйства, поддержания порядка в квартире между членами семьи распределяются обязанности, содержание и последовательность действий каждого в различных направлениях.
Сценарий, написанный сценаристом, драматургом — это тоже программа для актеров, играющих заданные роли.
Особенно успешно находит применение программный метод в управлении техническими объектами в производственно-экономических системах. Основными методами в данной сфере являются методы математического программирования. Видами его являются — линейное, динамическое, выпуклое, геометрическое и др. [47].
Так называемые в литературе методы сетевого планирования и управления — это одна из форм программного метода. Сетевой график — это полная графическая модель комплекса основных работ, например, всего персонала управления фирмы, для выполнения единого задания.
В. Сетевые методы
Это графоаналитический метод управления процессами создания (проектирования) любых систем.
Сетевое планирование и управление (СПУ) связано с планированием широкого круга (комплекса) работ в различных областях человеческой деятельности. Особенностью СПУ является не получение оптимального решения задач, а построение сетевого графика, отображающего взаимообусловленность всех отдельных работ комплекса и порядок их выполнения от начала до конца в виде логической диаграммы.
Большое количество взаимосвязанных работ обусловливает и наличие различных связей между ними. Различают технологические и ресурсные связи. Наличие технологической связи означает зависимость последующей работы от предыдущей. Например, проводить контроль параметров ЭВМ или радиоэлектронной аппаратуры нельзя, не проверив параметры цепи питания.
Наличие ресурсной связи означает, что последующая работа не может начаться, пока не высвободятся ресурсы, задействованные в предыдущей работе. Например, одного и того же специалиста нельзя одновременно задействовать в нескольких работах. Технологические и ресурсные связи не позволяют проводить все работы комплекса одновременно, параллельно, что заняло бы минимум времени, определяемого самой продолжительной работой. Таким образом, сокращения времени выполнения всего комплекса можно добиться только эффективной организацией выполнения параллельно-последовательного фронта работ.
Главным условием рациональной организации таких работ является обеспечение минимума затраченного времени или стоимости на выполнение всего комплекса работ. Отсюда в основе СПУ лежит логическое прогнозирование, позволяющее осуществить разумное распределение имеющихся сил и средств по этапам выполнения работ.
Планирование работ с помощью сетевого метода ведется либо по критерию стоимости, либо по критерию времени. В первом случае работа характеризуется стоимостью, во втором же — продолжительностью выполнения (временем). Технология разработки сетевого графика как метода теории исследования операций, как количественного метода обоснования решений будет рассмотрена в третьей главе.
Г. Программно-целевой метод
Если в процессе управления, независимо от масштабов, условий и особенностей, цель играет ведущую роль и определяет характер всех управленческих действий, то говорят о целевом управлении или целевом подходе к управлению.
Применение программно-целевых методов (ПЦМ) предполагает повышение значимости выбора целей объекта управления. Метод применяется при усложнении самой системы управления (рост масштаба и сложности управленческих задач, усложнение структуры управления и связей между организационно-обособленными органами управления). Например, управление решением экологических проблем в масштабах страны.
Программно-целевые методы дополняют существующую систему управления совокупностью приемов и способов, позволяющих четко выразить целевую стадию процесса управления и ориентировать весь механизм управления на достижение конечных результатов.
В наиболее полной мере ПЦМ реализуются через целевые комплексные программы (ЦКП), в которых отражаются особенности данного метода.
Под ЦКП понимается намеченный к плановому осуществлению, объединенный общей целью и приуроченный к определенным срокам комплекс взаимосвязанных задач и адресных мероприятий различного характера, связанных с централизованным принятием решений с указанием исполнителей, ресурсов и их источников.
При этом ЦКП можно рассматривать с двух позиций: как метод планирования и управления и как инструмент централизованного управления. Как метод ЦКП воздействует на всю совокупность приемов и способов, используемых в органах управления для решения функциональных задач. Как инструмент ЦКП направляет, организует деятельность всех органов управления, привлекаемых к совместным действиям, на достижение главной цели системы (организации).
ПЦМ представляет собой частный случай более широкой и универсальной методологии — системного подхода к управлению. В общей форме ПЦМ выражает процесс определения целей и разработки путей наиболее эффективного их достижения. В отличие от традиционных методов, ПЦМ позволяет охватить значительно больший объем решаемых задач и целенаправленно решать стратегические проблемы. Программно-целевыми методами решались сложнейшие научно-технические проблемы: создание искусственных спутников Земли, паритета в области вооружений. Однако ПЦМ можно успешно применять для достижения личного жизненного успеха, решения конкретной жизненной проблемы семьи. Приоритет цели позволяет сконцентрировать свои силы, время, резервы и возможности для ее достижения. Применение ПЦМ требует специальной организационной структуры управления. Наиболее приемлемы для этого структуры матричного типа.
В общей технологической схеме внедрения ПЦМ выделяются три основных этапа: формирование комплексной целевой программы (КЦП), планирование и управление ее реализацией. Наибольшую сложность представляет первый этап, имеющий два основных аспекта: методологический и организационный. Они рассматривают методологию определения, выбора, постановки цели и построения «дерева целей», а также организацию приведения существующей системы управления к определенной программно-целевой структуре.
Известны многочисленные подходы к построению целевых программ, наглядно показывающие их возможности. Наиболее разработанным методом целеполагания является система процедур формирования комплексов целей в виде древовидного графа — «дерева целей».
Процедуры построения «дерева целей» являются эвристическими, базируются не на формальных зависимостях, а на использовании опыта и интуиции персонала управления (экспертов).