Инвентаризация — это способ проверки соответствия фактического наличия имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета. Основными целями инвентаризации, согласно п. 1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее — Методические указания), являются:
1) выявление фактического наличия имущества;
2) сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
3) проверка полноты отражения в учете финансовых обязательств.
При этом под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами — кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Кроме того, инвентаризации подлежат и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.
Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Согласно п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе:
— председателя комиссии — руководителя организации или его заместителя;
— членов комиссии — главного бухгалтера, начальников структурных подразделений, представителей общественности.
Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе:
— председателя комиссии — представителя руководителя организации, назначившей инвентаризацию;
— членов комиссии — специалистов (экономиста, работника бухгалтерии, товароведов и т.п.).
В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации приказом или распоряжением.
Пример.
Приказ N 224
(постановление, распоряжение)
по ЗАО «Амелия»
—————————
(наименование организации)
15 декабря 8
от «—» ——- 200- г.
Для проведения инвентаризации в организации назначается рабочая инвентаризационная комиссия в составе:
1. Председатель — коммерческий директор Саврасов Николай Иванович.
старший бухгалтер Фролова Марина Петровна, старший
2. Члены комиссии: —————————————————-
менеджер Панов Сергей Викторович, администратор Макарова Людмила
—————————————————————————
Александровна.
—————————————————————————
основные средства, товары на складе, денежные
Инвентаризации подлежат: ———————————————-
(имущество и финансовые обязательства)
средства в кассе организации, финансовые обязательства и резервы.
—————————————————————————
17 декабря 2008 г.
К инвентаризации приступить ——————
(дата)
24 декабря 2008 г.
и окончить ——————
(дата)
подготовка к составлению годовой отчетности.
Причина инвентаризации: —————————————————
(контрольная проверка, смена материально
ответственных лиц, переоценка и т.д.)
29 декабря 2008 г.
Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию ——————
Генеральный директор В.В. Никифоров.
Постоянно действующие инвентаризационные комиссии:
— проводят инструктаж рабочих комиссий;
— осуществляют контрольные проверки;
— рассматривают объяснения материально ответственных лиц, допустивших недостачу.
Рабочие комиссии непосредственно осуществляют инвентаризацию ТМЦ и денежных средств в местах хранения и производства. При малом объеме работ при инвентаризации и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Отсутствие одного из членов комиссии в период инвентаризации дает основания рассматривать ее результаты недействительными.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности, Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, типовая форма договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85 «Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».
Инвентаризация проводится в несколько этапов:
— подготовительный этап;
— натуральная и документальная проверка;
— таксировочный этап;
— сравнительно-аналитический этап;
— заключительный этап.
Материалы инвентаризации передаются в бухгалтерию.
По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.
Инвентаризационные разницы (выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета) регулируются в следующем порядке:
1) основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
2) убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач;
3) убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;
4) недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации.
В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц или заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства, а в бюджетных организациях — на уменьшение финансирования (фондов).
На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.
Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.
Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.
Пример. В результате проведения инвентаризации организацией обнаружены излишки 20 м ткани. Рыночная стоимость 1 м данной ткани составляет 5000 руб.
Выявленный при инвентаризации излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации (пп. «а» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н).
Оприходование ткани, оказавшейся в излишке, отражается в бухгалтерском учете организации по дебету счета 41 «Товары» в корреспонденции с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы».
Для целей налогообложения прибыли доход в виде стоимости излишков товарно-материальных ценностей и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается прочим доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ).
При определении стоимости излишка товара, выявленного в результате инвентаризации, следует руководствоваться положениями п. п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ, то есть стоимость определяется исходя из рыночной стоимости данного товара.
Бухгалтерские записи по отражению результатов инвентаризации представлены в табл. 1.14.
Таблица 1.14
Бухгалтерские записи по отражению результатов
инвентаризации
| Содержание операций | Корреспонденция счетов | Сумма, руб. | |
| Дебет | Кредит | ||
| Бухгалтерские записи в декабре 2008 г. | |||
| Оприходованы материально-
производственные запасы, выявленные при инвентаризации (5000 x 20 м) |
10 | 91-1 | 100 000 |