В налоговом учете денежные компенсации за неиспользованный основной отпуск при увольнении учитываются в составе расходов на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК РФ, Письмо УФНС России по г. Москве от 02.11.2007 N 21-11/105398@).
Причем в расходы включаются все суммы выплачиваемой компенсации (включая суммы компенсации за прошлые годы) (см. Письмо Минфина России от 20.05.2005 N 03-03-01-02/2/90). При методе начисления указанные расходы признаются ежемесячно в начисленной сумме (п. 4 ст. 272 НК РФ).
С суммы компенсации организации следует удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату компенсации или в день перечисления ее суммы на счет работника (абз. 6 п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).
ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд РФ на эту сумму не начисляются (абз. 6 пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», далее — Закон N 167-ФЗ).
Не облагается сумма компенсации за неиспользованный отпуск и взносами «на травматизм» (п. 1 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765, далее — Перечень N 765).
Пример. Продолжим рассмотрение предыдущего примера. Экономисту Е.С. Абрамовой положена компенсация за 19 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Средний дневной заработок для оплаты компенсации за неиспользованный отпуск исчисляется за последние 12 календарных месяцев (п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, далее — Положение о среднем заработке).
Е.С. Абрамова отработала расчетный период (с 01.06.2008 по 31.05.2009) полностью. За это время ей была начислена заработная плата в сумме 246 000 руб. (20 500 руб. x 12 мес.).
Определим сумму компенсации.
Средний дневной заработок сотрудницы равен 697,28 руб. (246 000 руб. : 12 мес. : 29,4, где 29,4 — среднемесячное число календарных дней).
Сумма компенсации за неиспользованный отпуск составит 13 248,30 руб. (697,28 руб. x 19 календ. дн.).
Согласно п. 5 ПБУ 10/99 сумма компенсации за неиспользованный отпуск включается в состав расходов по обычным видам деятельности. Следовательно, начисление и выплата компенсации отражаются в учете следующими записями:
Д-т 20 (26, 44…) К-т 70 — начислена сумма компенсации за неиспользованный отпуск;
Д-т 70 К-т 68 (субсчет «Расчеты по НДФЛ») — удержан НДФЛ с суммы компенсации;
Д-т 70 К-т 50 — выдана из кассы компенсация за неиспользованный отпуск.