При проведении официальных приемов, зачастую организация несет расходы, не входящие в перечень представительских расходов, определенный Налоговым кодексом Российской Федерации. В связи с этим у организации, осуществившей такие расходы, возникают проблемы с их учетом.
Пункт 2 ст. 264 НК РФ помимо определения «представительских расходов» содержит и их перечень.
Согласно этому пункту представительские расходы — это расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием следующих лиц:
представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
Обратите внимание! Место проведения указанных мероприятий не имеет значения.
В перечень представительских расходов входят:
расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
буфетное обслуживание во время переговоров;
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
При этом НК РФ четко установлено, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Таким образом, приведенный выше перечень расходов дает основание считать его закрытым, а все, что в нем не поименовано, к представительским расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, не относится.
Такой вывод подтверждается и Письмом Минфина России от 16 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/235, в котором рассматривается ситуация, когда организация произвела расходы на официальный прием и обслуживание делегации иностранной компании. Ею были оплачены счета за проживание президента и других представителей иностранной компании в гостинице г. Москвы. На вопрос, вправе ли организация учесть в составе представительских расходов для целей исчисления налога на прибыль расходы на оплату проживания участников иностранной делегации, Минфин России отвечает, что такие расходы не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли, так как данный вид расходов не предусмотрен п. 2 ст. 264 НК РФ.
Если организация кроме проживания оплачивает еще и проезд деловых партнеров, то также может возникнуть конфликт с проверяющими. Такой вывод можно сделать на основании разъяснения столичных чиновников, приведенных в Письме УФНС России по г. Москве от 14 июля 2006 г. N 28-11/62271.
Однако существует ряд судебных решений, в которых несколько иначе трактуется норма п. 2 ст. 264 НК РФ. В частности, суд в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 1 марта 2007 г. N Ф04-9370/2006(30552-А81-27) по делу N А81-1259/2005 пришел к выводу, что понятие «обслуживание» в смысле п. 2 ст. 264 НК РФ имеет широкий спектр, куда в соответствии с положениями ст. 11 НК РФ можно отнести в том числе и обеспечение жильем прибывшего из другого населенного пункта.
Поэтому требования налогоплательщика о признании недействительным решения налогового органа в части отнесения на расходы при исчислении налога на прибыль представительских расходов, в том числе на проживание в гостинице представителей других организаций, были удовлетворены.
К аналогичному выводу пришел суд в Постановлении ФАС Поволжского округа от 16 марта 2006 г. по делу N N А72-5629/05-6/435, А72-5959/05-6/450.
Таким образом, учитывая мнение арбитров, можно сделать вывод, что у налогоплательщиков есть шанс доказать свое право на включение в состав представительских расходов сумм на оплату гостиничных услуг и билетов для приглашенных партнеров.
Нередко организации, устраивая официальный прием, несут расходы по оформлению помещений для проведения встречи, вручают прибывшим гостям сувениры или подарки. Однако не всегда такие затраты налоговые органы считают обоснованными.
Так, по мнению Управления Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по г. Москве, высказанному в Письме от 22 января 2004 г. N 26-08/4777, расходы на приобретение цветов с целью оформления помещений организации для проведения официального приема лиц, участвующих в переговорах, не являются экономически оправданными, в связи с чем не учитываются для целей налогообложения прибыли.
К такому же решению пришел суд в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 15 марта 2006 г. по делу N А29-1822/2005а. Суд указал, что хотя НК РФ и не содержит ограниченного перечня представительских расходов, но при разрешении вопроса об отнесении затрат к таковым, прежде всего следует исходить из их экономической оправданности. Поэтому если налогоплательщик не смог доказать, что затраты на приобретение цветов, использованных для украшения места проведения переговоров, обусловлены необходимостью соблюдения обычаев делового оборота, касающихся организации встреч деловых партнеров, то такие расходы считаются судом экономически необоснованными.
Прямо противоположное решение по аналогичным затратам принял ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 11 мая 2006 г. N Ф04-2610/2006(22165-А46-40) по делу N А-1700/05. Суд установил, что организация произвела расходы, связанные с приобретением цветов, шоколадных конфет, которые были отнесены к расходам по организации встреч представителей других предприятий. В подтверждение обоснованности указанных расходов организацией были представлены в материалы дела сметы, авансовые отчеты, чеки, акты на списание представительских расходов, содержащие сведения о предмете переговоров и приглашенных лицах, о дате и месте проведения переговоров, величине расходов. Возражений относительно представленных налогоплательщиком документов налоговый орган не выдвинул. Поэтому суд сделал вывод, что все необходимые условия для признания данных расходов представительскими выполнены, в связи с чем кассационная инстанция поддержала выводы суда относительно необоснованности доначисления налоговым органом налога на прибыль по указанному эпизоду.
Что касается сувенирной продукции, то согласно Письму Минфина России от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136 расходы на приобретение сувениров для иностранной делегации п. 2 ст. 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.
Налоговые органы не столь категоричны, о чем свидетельствует Письмо МНС России от 16 августа 2004 г. N 02-5-10/51 «О порядке учета в целях исчисления налога на прибыль стоимости сувенирной продукции», в котором разъясняется, что расходы на вручение сувенирной продукции, содержащей символику фирмы, не могут быть признаны расходами на рекламу, но могут быть признаны в качестве представительских расходов.
Аналогичное мнение высказано в Письме УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. N 20-12/041966.2, где УФНС России разъясняет, что если сувенирная продукция с символикой вручается во время официального приема представителям организаций-контрагентов, участвующим в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, то ее стоимость при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль рассматривается в качестве представительских расходов и подлежит нормированию в установленном для этой категории расходов порядке.
При этом расходы в виде стоимости сувениров, не содержащие логотипа организации и безвозмездно передаваемые организациям-контрагентам, не учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль на основании п. 16 ст. 270 НК РФ.
В отношении учета стоимости спиртных напитков в составе представительских расходов организации следует проявлять осмотрительность, целесообразность расходов на алкоголь и разумность, несмотря на то что сейчас Минфин России не возражает по поводу их признания для целей налогового учета (Письмо от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136).
Кроме перечисленных выше расходов у организации могут возникнуть проблемы с местом проведения официальных встреч.
НК РФ прямо указывает на то, что место проведения встреч не имеет значения для принятия к учету представительских расходов, что дает право налогоплательщику проводить переговоры не только на территории принимающей стороны, но и в любом другом месте.
Однако налоговики считают, что места, связанные с организацией развлечений и отдыха, не могут являться местом проведения деловых переговоров. На это указывает существующая арбитражная практика, в частности Постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 октября 2005 г. по делу N А56-3124/2005, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 июня 2004 г. по делу N А05-14160/03-13, Постановление ФАС Московского округа от 12 сентября 2005 г., 5 сентября 2005 г. по делу N КА-А40/8426-05, и другие.
Обратите внимание! Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. При этом суммы НДС по таким расходам подлежат вычету только в размере, соответствующем установленным нормам.