Командировочные и представительские расходы

9.4. Проезд во время учебного отпуска

Трудовым законодательством для работников, совмещающих работу с обучением, предусмотрены льготы, в частности оплата работодателем проезда работника до соответствующего учебного заведения и обратно. При этом такая льгота имеет свои нюансы, которые должны быть учтены работодателем. Рассмотрим оплату работодателем проезда до места учебы и обратно, особенности ее налогообложения, а также отражение этой оплаты в бухгалтерском учете.

Главой 26 "Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением" ТК РФ для работников, совмещающих работу с обучением в образовательных учреждениях, предусмотрены дополнительные льготы:

предоставление учебного отпуска;

оплата проезда к месту получения образования;

сокращенный рабочий день.

При этом эти льготы зависят от того, какое образование получает работник: послевузовское, высшее, среднее (профессиональное или общее), начальное или профессиональное.

Распространяются данные льготы как на работников, получающих образование соответствующего уровня впервые, так и на работников, уже имеющих образование такого же уровня. Правда, в последнем случае работника должен направить на учебу работодатель в соответствии с трудовым договором или соглашением об обучении, заключенным между работником и работодателем в письменной форме. Об этом сказано в ст. 177 ТК РФ.

Работнику, совмещающему работу с обучением одновременно в двух образовательных учреждениях, льготы предоставляются только в связи с обучением в одном из этих образовательных учреждений (по выбору работника).

При этом право на получение данных льгот реализуется при условии, что:

работник успешно обучается в образовательных учреждениях;

образовательные учреждения имеют государственную аккредитацию независимо от их организационно-правовых форм по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения.

Если учеба проходит в общеобразовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации, то рассчитывать можно только на льготы, установленные коллективным или трудовым договором.



Как уже отмечалось, одной из "учебных" льгот является предоставление работодателем учебного отпуска.

Цель предоставления учебного отпуска, формы обучения и продолжительность такого отпуска указаны в ст. ст. 173 - 176 ТК РФ. При этом учебный отпуск может предоставляться либо с сохранением среднего заработка, либо без сохранения на основании указанных статей.

Так как учеба и работа могут проходить в разных городах, то при предоставлении учебного отпуска в некоторых случаях работодатель обязан компенсировать работнику стоимость проезда до образовательного учреждения и обратно.

Согласно ст. 173 ТК РФ один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующего учебного заведения и обратно работнику, успешно обучающемуся по заочной форме обучения в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования.

Подобная льгота предоставляется работнику, обучающемуся по заочной форме обучения в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях среднего профессионального образования, но им возмещается только 50% стоимости проезда (ст. 174 ТК РФ).

При этом для того, чтобы работодатель смог оплатить проезд, работнику необходимо предоставить следующие документы:

справку-вызов, выдаваемую учебным заведением по установленной форме (п. п. 3, 4 ст. 17 Федерального закона от 22 августа 1996 г. N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании");

заявление на компенсацию расходов по проезду, написанное по возвращении из учебного отпуска.

проездные документы.

Форма справки-вызова, дающая право на льготу в виде оплаты работодателем проезда в высшее учебное заведение, имеющее государственную аккредитацию, утверждена Приказом Минобразования России от 13 мая 2003 г. N 2057 "Об утверждении форм справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска и других льгот, связанных с обучением в высшем учебном заведении, которое имеет государственную аккредитацию".

Форма справки-вызова, дающая право на льготу в виде оплаты проезда работодателем в среднее специальное учебное заведение, имеющее государственную аккредитацию, утверждена Приказом Минобразования России от 17 декабря 2002 г. N 4426 "Об утверждении форм справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного оплачиваемого отпуска и других льгот, связанных с обучением в среднем специальном учебном заведении, имеющем государственную аккредитацию".

На справке-вызове должна стоять подпись руководителя образовательного учреждения или уполномоченного им по доверенности лица, а также печать учреждения. По окончании сессии образовательное учреждение должно выдать справку-подтверждение о том, что студент в течение определенного периода времени находился в данном учреждении. При этом справка-подтверждение также заверяется подписью руководителя и печатью.

Расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно организация может учесть для целей налогообложения прибыли.

В Письме Минфина России от 12 марта 2008 г. N 03-03-06/1/169 отмечено, что в соответствии с п. 13 ст. 255 НК РФ расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно при получении работником образования впервые, если иное не предусмотрено трудовым договором или соглашением, указанным в ст. 177 ТК РФ, учитываются при налогообложении прибыли как расходы на оплату труда.

В части ЕСН на основании пп. 12 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежит налогообложению стоимость льгот по проезду, предоставляемых законодательством Российской Федерации отдельным категориям работников, обучающихся, воспитанников.

Таким образом, на основании пп. 12 п. 1 ст. 238 НК РФ оплата проезда работникам, успешно обучающимся по заочной форме обучения в образовательных учреждениях, имеющих государственную аккредитацию высшего профессионального образования, к месту учебы и обратно не облагается ЕСН. Аналогичная точка зрения высказана в Письме Минфина России от 6 марта 2007 г. N 03-04-07-02/6.

Статьей 217 НК РФ установлен перечень доходов физических лиц, не облагаемых НДФЛ.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с возмещением иных расходов, включая расходы на повышение профессионального уровня работников.

Следовательно, оплата работодателем проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно не подлежит налогообложению НДФЛ (Письмо Минфина России от 24 июля 2007 г. N 03-04-06-01/260).

Если организация оплачивает в полном размере проезд работника, обучающегося по заочной форме в имеющем государственную аккредитацию учреждении среднего профессионального образования, то сумма превышения (50% стоимости проезда) не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль, не облагается ЕСН, однако подлежит налогообложению по НДФЛ, так как является доходом работника.

В бухгалтерском учете оплата стоимости проезда к месту нахождения учебного заведения является для организации расходом по обычным видам деятельности (п. п. 5, 8 Приказа Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99" (далее - ПБУ 10/99).

В соответствии с Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению" (далее - План счетов) сумму оплаты стоимости проезда к месту нахождения учебного заведения бухгалтеру следует отразить по дебету соответствующего счета учета затрат на производство в корреспонденции с кредитом счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Если организация производит оплату стоимости проезда работнику, обучающемуся по заочной форме в имеющем государственную аккредитацию учреждении среднего профессионального образования, в полном размере, то такие расходы в части, превышающей 50%, являются прочими расходами (п. п. 4, 11 ПБУ 10/99).

Отражаются эти расходы в бухгалтерском учете по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы", в корреспонденции с кредитом счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

 

Пример. Работник организации Н.В. Андронова обучается по заочной форме обучения в высшем учебном заведении, имеющем государственную аккредитацию. При этом учебное заведение находится в другом городе. По окончании учебного отпуска для компенсации расходов по проезду Н.В. Андроновой были представлены в организацию проездные документы на сумму 2000 руб., справка-вызов, а также заявление на компенсацию данных расходов.

Так как в данном случае имеет место обучение в высшем учебном заведении, то расходы по проезду к месту нахождения учебного заведения и обратно были компенсированы в полном размере.

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции отражены следующим образом:

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - 2000 руб. - работнику начислена компенсация стоимости проезда.

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 50 "Касса" - 2000 руб. - выплачена компенсация.