Для лиц, работающих в организациях районов Крайнего Севера и приравненных к ним территорий, финансируемых из бюджета, установлены правила, определяющие порядок, размер и условия компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно. Воспользоваться такими компенсационными выплатами могут и северяне — работники фирм, не относящихся к бюджетной сфере, правда, при условии, что такие компенсационные выплаты предусмотрены коллективным договором или иным нормативным актом компании. Это и будет темой рассмотрения настоящего раздела.
Трудовым кодексом Российской Федерации предусмотрена компенсация расходов на оплату стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно.
Так, ст. 325 ТК РФ установлено, что лица, работающие в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право за счет средств работодателя (организации, финансируемой из федерального бюджета):
— на оплату один раз в два года стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным;
— на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.
Право на компенсацию возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.
Оплата стоимости такого проезда и провоза багажа работника организации и членов его семьи и обратно производится по заявлению работника не позднее, чем за три рабочих дня до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании предоставленных билетов или других документов.
Выплаты являются целевыми и не суммируются в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.
При этом гарантии и компенсации предоставляются работнику организации, финансируемой из федерального бюджета, и членам его семьи только по основному месту работы работника.
Порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, и членов их семей устанавливается Правительством Российской Федерации.
Указанный порядок утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 12 июня 2008 г. N 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей» (Постановление N 455).
Кроме того, Постановлением N 455 утверждены Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (далее — Правила N 455).
В п. 4 Правил N 455 установлено, что право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника организации одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы, а в последующем — начиная с третьего, пятого и так далее года работы.
При этом расходы, подлежащие компенсации, включают в себя (п. 5 Правил N 455):
— оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника организации и обратно к месту постоянного жительства — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:
— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
— автомобильным транспортом — в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии — в автобусах с мягкими откидными сиденьями;
— оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;
— оплату стоимости провоза багажа весом не более 30 килограммов на работника и 30 килограммов на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.
Если работник организации представляет документы, подтверждающие произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено п. 5 Правил N 455, то компенсация этих расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом, на дату приобретения билета. Однако расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат (п. 6 Правил N 455).
В случае отсутствия проездных документов компенсация расходов производится только:
— при документальном подтверждении пребывания работника организации и членов его семьи в месте использования отпуска, то есть при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания;
— на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда:
— при наличии железнодорожного сообщения — по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
— при наличии только воздушного сообщения — по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;
— при наличии только морского или речного сообщения — по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;
— при наличии только автомобильного сообщения — по тарифу автобуса общего типа (п. 7 Правил N 455).
При использовании работником организации и членами его семьи личного транспорта для проезда к месту отпуска и обратно компенсация расходов производится в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования (п. 8 Правил N 455).
В случае проведения отпуска работником организации в нескольких местах компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также компенсируется стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов (п. 9 Правил).
Если работник организации проводит отпуск за пределами Российской Федерации (в том числе по туристической путевке), то производится компенсация расходов по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции с учетом требований, установленных Правилами N 455 (п. 10 Правил N 455).
При этом основанием для компенсации расходов, кроме перевозочных документов, является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы Российской Федерации.
В случае поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения государственной границы Российской Федерации аэропорту работником организации представляется справка о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданная транспортной организацией.
Обратите внимание! В п. 11 Правил N 455 установлено, что письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником организации не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска.
При этом в заявлении указываются:
— фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;
— даты рождения несовершеннолетних детей работника;
— место использования отпуска работника и членов его семьи;
— виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
— маршрут следования;
— примерная стоимость проезда.
Для окончательного расчета работник организации обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника организации и членов его семьи. В случаях, предусмотренных Правилами N 455, работником организации представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией (п. 12 Правил N 455).
Если работник не воспользовался средствами, выплаченными в качестве предварительной компенсации расходов на проезд, то он обязан полностью вернуть организации эти средства.
Обратите внимание! Правила N 455 не применяются к категориям работников и членам их семей, для которых в соответствии с законодательством Российской Федерации предусмотрены иные размеры и условия возмещения расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно за счет средств федерального бюджета (п. 14 Правил N 455).
Статьей 34 Закона Российской Федерации от 19 февраля 1993 г. N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» (далее — Закон Российской Федерации N 4520-1) предусмотрена компенсация расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха на территории Российской Федерации и обратно пенсионерам, являющимся получателями трудовых пенсий по старости и по инвалидности и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
В целях реализации ст. 34 Закона Российской Федерации N 4520-1 установлены Правила, определяющие порядок, размер и условия компенсации расходов на оплату стоимости проезда таким пенсионерам, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 апреля 2005 г. N 176 «Об утверждении Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда пенсионерам, являющимся получателями трудовых пенсий по старости и по инвалидности и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, к месту отдыха на территории Российской Федерации и обратно».
Право на оплату проезда распространяется также на районы, не отнесенные к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям, но в которых начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате (п. 3 Постановления ВС РФ от 19 февраля 1993 г. N 4521-1 «О порядке введения в действие Закона Российской Федерации «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»).
Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно устанавливается:
для лиц, работающих в организациях, финансируемых из бюджетов субъектов Российской Федерации, — органами государственной власти субъектов Российской Федерации;
в организациях, финансируемых из местных бюджетов, — органами местного самоуправления;
у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, — коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.
Относительно налогообложения расходов организации на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно в пределах территории Российской Федерации суд в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 10 июня 2008 г. по делу N А29-2210/2007 указал, что такая оплата является компенсационной, поэтому не подлежит налогообложению единым социальным налогом (далее — ЕСН) и налогом на доходы физических лиц (далее — НДФЛ).
К такому же выводу пришел суд в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 17 марта 2008 г. N Ф04-1696/2008(1976-А81-34) по делу N А81-2126/2007.
В Письме Минфина России от 12 марта 2008 г. N 03-04-06-02/29 уточняется, что при возмещении работодателем стоимости сервисных услуг, предоставляемых в вагонах повышенной комфортности, лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, эти расходы не подлежат налогообложению ЕСН, так как в вагонах повышенной комфортности стоимость сервисных услуг включена в стоимость проезда. Аналогичный порядок применяется и в отношении налогообложения данных выплат НДФЛ.
В части налогообложения прибыли в соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ в составе расходов на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации, учитываются фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно, исключительно организациями, расположенными в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (Письмо Минфина России от 12 марта 2008 г. N 03-03-06/1/169).
В Письме Минфина России от 13 августа 2007 г. N 03-03-06/1/561 рассматривается ситуация, когда организация, не относящаяся к организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, согласно трудовым договорам компенсирует работникам расходы по проезду к месту проведения отдыха и обратно. На вопрос, учитываются ли эти расходы при исчислении налога на прибыль и ЕСН, Минфин России отвечает, что расходы по стоимости на проезд к месту проведения отдыха и обратно учитываются по налогу на прибыль как расходы на оплату труда.
Относительно обложения ЕСН, в соответствии с п. 1 ст. 237 НК РФ при определении налоговой базы учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ) вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в частности полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица — работника.
Таким образом, выплаты в виде возмещения работнику по проезду к месту проведения отпуска и обратно подлежат обложению ЕСН в общеустановленном порядке с учетом п. 3 ст. 236 НК РФ.
В отношении налогообложения НДФЛ стоимости проезда на железнодорожном транспорте к месту использования отпуска работников, в том числе работников железнодорожного транспорта, оплаченной организацией-работодателем, Минфин России в Письме от 14 марта 2008 г. N 03-04-06-01/57 разъясняет, что эти выплаты не являются по своему содержанию компенсационными, поэтому подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.