Перед организацией, направляющей своего сотрудника в служебную поездку, может встать вопрос о съемной квартире для проживания командированного сотрудника или об аренде автотранспорта в командировке. предусматривает ряд нюансов, которые обязательно необходимо учесть при отправлении сотрудника.
С какими проблемами при этом может столкнуться компания, мы поговорим далее.
Обычно командированные сотрудники проживают в гостиницах. Однако если сотрудники неоднократно направляются в командировку в один и тот же населенный пункт, то организация может для своего удобства арендовать квартиру (дом). При этом жилое помещение можно арендовать как у физического лица, так и у организации. Подтверждением наличия арендных правоотношений будет выступать договор аренды.
Статьей 671 ГК РФ установлено, что жилое помещение может быть предоставлено во владение и (или) пользование физическим лицам на основании договора найма, а юридическим лицам — на основании договора аренды или иного договора. При этом юридическое лицо может использовать жилое помещение только для проживания граждан.
Обратите внимание! Для того чтобы организация смогла учесть расходы по аренде жилья при налогообложении, необходим договор аренды от имени организации.
Согласно п. 1 ст. 609 ГК РФ если хотя бы одной из сторон договора аренды является юридическое лицо, то договор независимо от срока его действия должен быть заключен в письменной форме. Договор аренды квартиры, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации. На это указывает п. 2 ст. 609, п. 2 ст. 651 ГК РФ.
Передача жилого помещения арендодателем и принятие его арендатором осуществляются по передаточному акту или иному документу о передаче, подписываемому сторонами (п. 1 ст. 655 ГК РФ).
В налоговом учете расходы по найму жилого помещения для проживания работника организации, находящегося в служебной командировке, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и учитываются для целей налогообложения прибыли (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При этом расходы на проживание должны отвечать критериям, перечисленным в ст. 252 НК РФ, то есть они должны быть:
связаны с получением дохода;
обоснованны;
документально подтверждены.
В то же время НК РФ не определяет прямо, какими документами должны подтверждаться расходы по найму жилья командированными работниками.
Однако в Письме Минфина России от 25 января 2006 г. N 03-03-04/1/58 отмечено, что расходы по аренде квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов до места командировки и прочие), можно отнести к признаваемым при налогообложении прибыли расходам. При этом такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Плата за аренду квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли.
Кроме того, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. по делу N А26-1621/2007 суд признал в качестве доказательств понесенных расходов по найму жилого помещения квитанции к приходному кассовому ордеру. При этом суд разъяснил, что по положениям гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.
Арбитры указали, что командированные лица вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме. НК РФ не содержит требований к документам, которые должен представить налогоплательщик в подтверждение расходов по найму жилого помещения. Таким образом, документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, может быть составлен нанимателем и наймодателем в произвольной форме.
Рассмотрев материалы дела, арбитры признали правомерным невключение в налогооблагаемый доход физических лиц сумм расходов на оплату услуг по проживанию.
Учитывая позицию суда, можно сделать вывод, что при найме жилья у физического лица документами, подтверждающими расходы по найму жилья для командированного работника, могут служить договор найма жилого помещения, составленный в простой письменной форме, и расписка о получении денег от физического лица — наймодателя.
В случае поиска квартиры через агентство документами, подтверждающими расходы по найму жилья для командированного работника, являются заключенный договор с риелторским агентством и квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуги этого агентства.
Теперь что касается ЕСН.
Согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе возмещение командировочных расходов).
При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению такие расходы, как расходы по найму жилого помещения.
При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Если организация заключила договор с агентством по недвижимости на оказание услуг по подбору жилого помещения, то затраты по заключению такого договора, а также размер ежемесячной арендной платы по договору аренды жилого помещения с собственником — физическим лицом не признаются объектами налогообложения ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ (Письмо УФНС России по г. Москве от 18 января 2007 г. N 21-11/003922@).
В коллективном договоре или локальном нормативном акте кроме расходов на оплату проезда, найма жилого помещения и суточных работодателем может быть предусмотрено и возмещение работникам расходов на оплату аренды автотранспорта для служебных целей в месте командировки.
Однако по поводу учета арендуемого автотранспорта существуют два противоположных мнения. Так, например, Минфин России в Письме от 8 августа 2005 г. N 03-03-04/2/42 утверждает, что расходы по аренде автомобиля работником, находящимся в командировке, не могут быть признаны в составе расходов, признаваемых при налогообложении прибыли организаций. При этом Минфин России ссылается на ограниченный перечень расходов на командировки, установленный в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, где отсутствуют сведения об арендных платежах за транспорт. Аналогичный вывод следует и из более раннего документа — из Письма Минфина России от 24 декабря 2002 г. N 04-02-06/3/91.
Иное мнение высказано судом в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 23 января 2006 г. по делу N Ф04-9850/2005(19018-А27-15). Суд признал оспариваемое решение налогового органа недействительным в части доначисления налога на прибыль в связи с арендой автомобиля для руководителя во время нахождения его в командировке.
Что касается удержания НДФЛ, то в Письме Минфина России от 8 августа 2005 г. N 03-03-04/2/42 отмечено, что сумма стоимости аренды автомобиля (в том числе страховка автомобиля, услуги дозаправки, стоимость бензина и расходы арендодателя по возврату машины), возмещаемая организацией командируемому работнику в соответствии с локальным нормативным актом (приказом) организации, признается доходом в целях налогообложения НДФЛ. Свою позицию Минфин России обосновывает тем, что указанный вид выплат не поименован в п. 3 ст. 217 НК РФ.
Однако суд в Постановлении ФАС Уральского округа от 3 сентября 2007 г. N Ф09-7059/07-С2 по делу N А60-2008/07 выразил иную точку зрения. Суд признал правомерным невключение в налоговую базу по НДФЛ сумм на аренду автомобиля во время командировки работника.
В отношении налогообложения ЕСН отметим, что согласно п. 3 ст. 236 НК РФ не начисляют ЕСН на выплаты, которые не уменьшают базу по налогу на прибыль в отчетном (налоговом) периоде. Таким образом, если расходы на аренду транспорта не уменьшают базу по налогу на прибыль, то возмещенные работнику суммы не подлежат налогообложению ЕСН.