Кадровый учет с нуля: Практическое пособие

2.11. Типичные ошибки при приеме на работу и правила их исправления

Наиболее типичной ошибкой, встречающейся при оформлении документов по кадровому учету организации, является несоответствие наименований должностей, указанных в различных кадровых документах, между собой. Как правило, это касается таких документов, как заявление о приеме на работу, приказ о приеме, штатное расписание и трудовой договор. Связано это обычно с тем, что многие должности имеют порой, казалось бы, равнозначные наименования - юрисконсульт и юрист, менеджер по продажам и менеджер торгового зала и т.п. Во избежание указанной ошибки необходимо руководствоваться прежде всего штатным расписанием организации, являющимся основным документом, утверждающим перечень должностей для данной организации. В случае обнаружения несоответствия ему других документов в них должны быть внесены изменения либо путем составления дополнительных соглашений к данному документу (трудовой договор), либо на основании приказа (приказ о приеме, личная карточка).

В настоящее время в большинстве трудовых договоров, как правило, прописывается стандартная фраза "согласно штатному расписанию". Однако такое оформление трудового договора является нарушением действующего законодательства, поскольку в ст. 57 ТК РФ содержится четкое требование о необходимости указания в трудовом договоре размера должностного оклада работника. В случае если правильно заполнить указанную графу трудового договора не представляется возможным (трудовой договор уже заключен), исправить указанную ошибку возможно лишь путем заключения дополнительного соглашения (изменения) к действующему трудовому договору, в котором будет указан размер должностного оклада.

Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных ч. 1, 2 ст. 57 ТК РФ, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.



Во многих организациях личные карточки работников либо не ведутся вообще, либо многие графы в них остаются незаполненными. Принимая во внимание, что личная карточка является формой кадровой документации, официально рекомендованной к применению в организациях всех организационно-правовых форм, пренебрежение указанным документом является нарушением и должно быть устранено путем, соответственно, либо ее заведения на каждого работника, либо заполнения пропущенных разделов личной карточки.

Многие ошибки при ведении кадровой документации связаны с порядком заполнения трудовых книжек. Среди наиболее распространенных можно назвать отсутствие полного и сокращенного наименования организации перед внесением записи о приеме работника, наличие в записях сокращений каких-либо слов, заверение записи о приеме работника на работу подписью и печатью руководителя организации и др. В случае внесения в трудовую книжку работника ошибочной записи исправление такой записи возможно только в порядке, установленном Постановлением Минтруда РФ "Об утверждении Инструкции..." и Постановлением Правительства РФ "О трудовых книжках". В соответствии с указанными документами в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В разделе трудовой книжки, содержащем сведения о работе, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)", и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.