Если за первую половину месяца работодатель выплачивает работнику денежную сумму, исчисленную исходя из фактически отработанного им времени (или фактически выполненной работы), то удержание такого аванса невозможно, поскольку он всегда будет отработанным.
Однако нередко работодатели в качестве заработной платы за первую половину месяца в срок, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, выдают некую условную денежную сумму, которая рассчитывается в зависимости от установленного работнику оклада (например, 40 или 50% оклада).
Может случиться, что такой «условный» аванс работником отработан не будет. Представляется, что рассматриваемая норма здесь вполне применима и работодатель вправе удержать часть неотработанного аванса.
Кроме того, работодатель имеет право выдать работнику денежные средства в счет заработной платы в любое время, если работник его об этот попросит. Например, работник принят в организацию 1 мая, а уже 3 мая он обратился с просьбой к работодателю оказать ему материальную помощь или выдать аванс в счет заработной платы в связи с тяжелым материальным положением.
Работодатель на основании заявления работника выдал ему в счет заработной платы денежную сумму, равную окладу. Если работник не отработает месяц, то работодатель сможет удержать выданную денежную сумму на основании абз. 2 ч. 2 ст. 137 ТК РФ.
Порядок удержания неотработанного аванса таков.
Работодатель имеет право удержать аванс не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для его возвращения (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).
Что касается аванса, выплаченного как заработная плата за первую половину месяца, то таким сроком, скорее всего, является последний день месяца, за который получен аванс, хотя нормативными правовыми актами это не установлено. Предполагается, что поскольку заработная плата за месяц исчисляется с учетом условного аванса, то работник отработает или не отработает его именно в последний день данного месяца.
Аванс, выданный работнику в счет заработной платы и не связанный с заработной платой за первую половину месяца, должен быть отработан в срок, соответствующий величине этого аванса. Если, например, в счет заработной платы работнику был выдан аванс в размере 50% оклада, то месячный срок, установленный для удержания, начинает течь по прошествии половины месяца работы.
Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца срока. Например, если последний день срока возврата аванса — 30 августа 2008 г., то работодатель имеет право произвести удержание не позднее 30 сентября 2008 г.
Удержание возможно при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержаний (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Указанная формулировка часто приводила к неправильному пониманию нормы закона. Многие эксперты считали, что если работник до момента удержания не высказал устных или письменных возражений по этому поводу, то удержание правомерно. При этом не учитывалась обязанность работодателя поставить работника в известность относительно намерений произвести удержание.
По мнению Роструда, изложенному в Письме от 09.08.2007 N 3044-6-0, для удержания работодатель должен получить письменное согласие работника. Таким образом, прежде чем удержать неотработанный аванс, работодатель должен обратиться к работнику с просьбой дать письменное согласие на удержание. Если работник в ответ на такую просьбу дает свое письменное согласие, удержание возможно.
Письменное согласие работника на удержание составляется в свободной форме. Оно может быть, например, таким.
Генеральному директору
общества с ограниченной ответственностью
«Сюрприз»
Арзамасцеву С.Е.
от Галиева П.П.
Я, Галиев Петр Петрович, не возражаю против удержания из причитающейся мне заработной платы за август 2009 г. аванса, выданного по моей просьбе 3 августа 2009 г.
29.08.2009 Галиев
Решение об удержании принимается работодателем обычно в форме приказа или распоряжения руководителя организации. Унифицированных форм для таких приказов или распоряжений не установлено.
Приказ об удержании может выглядеть так.
Общество с ограниченной ответственностью
«Ставка»
Приказ
15 июня 2009 г. N 27/2008
Об удержании неотработанного аванса с Якименко П.Р.
5 мая 2009 г. слесарю Якименко П.Р. был выдан аванс в счет заработной платы за май 2009 г. в размере 9000 руб. Данный аванс в мае отработан не был. Якименко П.Р. не возражает против удержания аванса. В связи с изложенным приказываю:
1. Удержать из заработной платы Якименко П.Р. сумму неотработанного аванса.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Алексееву О.Е.
Генеральный директор Севастьянов Севастьянов К.Г.
По общему правилу общий размер всех удержаний при каждой выплате причитающейся работнику заработной платы не может превышать 20% (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Пример. Работодатель выдал работнику аванс в счет заработной платы 5000 руб., который не был отработан. Работнику начислено 10 000 руб. Удержать с работника можно не более 2000 руб. (10 000 руб. x 20%). Оставшаяся часть аванса может быть удержана при следующей выплате заработной платы.
Если работодателю в связи с ограничением размера удержаний не удалось в один раз удержать с работника всю сумму неотработанного аванса, то следующее удержание возможно до истечения месячного срока для возврата аванса.
Пример. Аванс в размере 8000 руб. в счет заработной платы был выдан 1 сентября 2009 г. До конца месяца работник этот аванс не отработал. Работник дал письменное согласие на удержание.
Последний день возврата аванса — 30 сентября 2009 г.
Работодатель имеет право на удержание до 30 октября 2009 г. Предположим, что 15 октября работнику было начислено в качестве заработной платы 12 000 руб., а 5 ноября — 24 000 руб.
В первый раз работодатель удержал с работника только 2400 руб. (12 000 руб. x 20%). Оставшуюся сумму аванса в размере 5600 руб. (8000 руб. — 2400 руб.) работодатель уже не сможет удержать из следующей выплаты (5 ноября), поскольку истек месячный срок.
На практике некоторые работодатели поступают следующим образом.
Задолжавшему работнику начисляется заработная плата в сумме, уменьшенной на сумму долга работника. И эта сумма выдается работнику без удержаний.
При этом считается, что «зачтенная» сумма долга работника удержанием не является.
Такие действия работодателя незаконны. Любое уменьшение денежных сумм, которые должны быть выплачены работнику как заработная плата, является удержанием и подчиняется требованиям ст. ст. 137 и 138 ТК РФ.