Организация имеет право выдавать наличные деньги под отчет (в том числе и на командировочные расходы) согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40.
В течение трех рабочих дней после окончания срока, на который были выданы денежные средства (по возвращении из командировки), подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию организации авансовый отчет о произведенных расходах с приложением к нему оправдательных документов. Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы. В этом случае сумма удержаний не может превышать 20% от заработной платы (ст. 138 Трудового кодекса РФ). Если долг работника будет списан за счет средств организации, то эту сумму следует включить в совокупный доход работника и удержать с нее налог на доходы физических лиц.
Заметьте: выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом запрещается передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому.
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Пример. Организация выдает сотруднику денежные средства в сумме 15 000 руб. на приобретение запчастей для текущего ремонта оборудования, числящегося на балансе организации. Согласно приказу руководителя, деньги выданы сроком на два дня. Сотрудник приобрел требующиеся запчасти у индивидуального предпринимателя за 11 800 руб., в том числе НДС 1800 руб., и представил авансовый отчет. К отчету он приложил чек, корешок приходного кассового ордера и счет-фактуру, во всех документах НДС выделен отдельной строкой. Остаток подотчетной суммы в размере 3200 руб. по заявлению сотрудника был удержан из его заработной платы, выдача которой произведена через две недели.
В бухгалтерском учете организации делаются проводки:
Дебет 71 Кредит 50
— 15 000 руб. — выданы средства из кассы на приобретение запчастей;
Дебет 10, субсчет «Запасные части», Кредит 71
— 10 000 руб. — оприходованы запчасти, приобретенные подотчетным лицом;
Дебет 19 Кредит 71
— 1800 руб. — учтен НДС;
Дебет 68, субсчет «Расчеты по налогу на добавленную стоимость», Кредит 19
— 1800 руб. — возмещен «входной» НДС;
Дебет 94 Кредит 71
— 3200 руб. — отражена как недостача сумма, своевременно не возвращенная подотчетным лицом;
Дебет 70 Кредит 94
— 3200 руб. — удержан из заработной платы остаток подотчетных сумм, своевременно не возвращенный в кассу.