Прием нового сотрудника начинается с того, что он пишет заявление о приеме на работу на имя руководителя организации (генерального директора, исполнительного директора, управляющего и т.д.). После этого оформляются трудовой договор и приказ о приеме на работу. Следует отметить такой момент. Зачастую кадровики оформляют сначала приказ о приеме на работу, а уже потом трудовой договор, объясняя это тем, что так проще. Это неправильно. Согласно ст. 68 Трудового кодекса РФ именно трудовой договор имеет главенствующее значение, поскольку приказ о приеме на работу должен быть оформлен на основании трудового договора.
Трудовым законодательством РФ установлено, что трудовой договор должен быть заключен в письменной форме. Тем не менее работодателю следует учесть, что трудовой договор считается заключенным с того момента, как работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме в течение трех дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 Трудового кодекса РФ). Если трудовой договор не будет подготовлен к этому моменту, то это является упущением только работодателя. За несоблюдение указанной обязанности работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
В связи с тем что в трудовом договоре две стороны: работник и работодатель, то трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя.
При заключении трудового договора работодатель вправе потребовать у работника предъявления следующих документов:
— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
— документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки.
Обратите внимание, категорически запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо вышеуказанных, а также иные документы, дополнительно предусмотренные российским законодательством (в частности, указами Президента РФ или постановлениями Правительства РФ). В качестве примера можно привести ситуацию, когда работодатель при приеме на работу замужней, но бездетной женщины требует предъявить справку об отсутствии беременности. Работодателя по человечески можно понять, однако это — грубая ошибка. Такая ситуация вполне может быть спровоцирована сотрудниками трудовой инспекции. Поэтому работодателям не следует требовать подобных справок, во избежание неприятностей можно вообще не брать на работу молодых бездетных женщин, однако и здесь надо быть осторожным — объяснять отказ в работе другими поводами, нежели пол или бездетность, ведь, таким образом, можно получить обвинение в дискриминации по труду.
По закону заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими 16 лет. Но зачастую организации может быть дешевле и удобнее нанять в качестве, допустим, курьера учащегося 14 — 15 лет. Это можно сделать с согласия одного из родителей (опекуна, попечителя) и органа опеки и попечительства, но только для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесса обучения.
Приказ о приеме на работу обязательно должен содержать следующие данные:
— фамилию, имя и отчество работника;
— дату приема на работу;
— должность, на которую принимается работник;
— подразделение, в котором будет работать работник и в котором по штатному расписанию числится должность;
— сведения об окладе (может быть указано, что оклад соответствует штатному расписанию, однако в трудовом договоре заработная плата должна быть указана обязательно);
— срок, на который принимается работник (если это срочный трудовой договор);
— наличие или отсутствие испытательного срока.
Если каких-то из обязательных сведений в приказе не будет содержаться, это может в спорных ситуациях сказаться негативно на положении работодателя. Так, например, если в договоре не будет указана информация об испытательном сроке, а сотрудник в течение первых двух месяцев покажет неудовлетворительные результаты работы, работодатель не сможет его уволить без объяснения причин. В случае если такая информация в приказе (и трудовом договоре) будет содержаться, работодатель имеет на это право.
Необязательным, но чаще всего используемым реквизитом приказа является основание его издания — заявление работника. В дополнение к заявлению работника в качестве основания может выступать служебная записка руководителя подразделения, в которое идет работать работник. Выполнять или не выполнять эти формальности — только лишь желание кадровиков организации.
Далее. Трудовая книжка является обязательной как для работника, так и для работодателя. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если для работника эта работа является основной. Следует отметить, что, если работник, впервые заключающий трудовой договор, в течение пяти дней не приступил к работе без уважительных причин, трудовая книжка такому работнику выписываться не должна. В остальных случаях — наличие трудовой книжки обязательно, так как она является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, т.е. документом, подтверждающим стаж работы, места работы и специальности, по которым работник работал. Порядок заполнения трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.
Эта Инструкция в соответствии с п. 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила ведения трудовых книжек), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках», устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек.