В день прекращения трудового договора работнику выдается трудовая книжка с внесенной в нее записью об увольнении, производится окончательный расчет, а по его письменному заявлению в соответствии со ст. 62 ТК РФ также копии документов, связанные с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). При выдаче работнику на руки трудовой книжки от него берется расписка в ее получении, проставляемая в книге учета движения трудовых книжек, а также вносится соответствующая запись в личную карточку работника, которая также удостоверяется подписью работника.
Если в день увольнения работник отсутствует на работе либо отказывается от получения трудовой книжки на руки (об отказе получить трудовую книжку должен быть составлен акт, подписанный свидетелями), и по этим причинам невозможно выдать трудовую книжку, работодатель должен предпринять следующие действия. В адрес работника направляется заказным письмом с уведомлением письменное требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, поскольку пересылка трудовой книжки почтой допускается только с его согласия. Работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки со дня направления такого уведомления (ст. 84.1 ТК РФ).
На практике часто встречаются случаи, когда уволенный работник в судебном процессе заявлял, что он действительно получал конверт с письмом от работодателя, но в данном письме не содержалось требования явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, а к примеру, был вложен чистый лист бумаги (направлена поздравительная открытка, какое-либо иное несущественное уведомление и тому подобное).
Таким образом, для избежания подобных ситуаций и с целью обеспечения возможности работодателя отстоять свою позицию в суде, рекомендуем работодателю при отправке письма с уведомлением составить опись вложения (она заверяется сотрудниками почтового отделения), в которой четко указать, что работнику направляется требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Кроме того, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в следующих случаях:
1) в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;
2) при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.
Своевременно выдать трудовую книжку работнику в первую очередь в интересах работодателя, ведь согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также ст. 234 ТК РФ, при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.
Кроме того, бывший сотрудник может подать в суд на работодателя с просьбой о компенсации морального вреда. Конечно, причинение морального вреда работник должен сначала доказать. Суд может принять в качестве доказательств многое: справку о заболевании, возникшем в связи с потерей работы, нравственные страдания, обусловленные невозможностью трудоустроиться, получение статуса безработного в связи с задержкой выдачи трудовой книжки и так далее. Во всех случаях причинения работнику морального вреда неправомерными действиями или бездействием работодателя ему выплачивается денежная компенсация (ст. 237 ТК РФ).
Также в случае задержки выдачи трудовой книжки работодателю надо будет издать новый приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора и внести изменения в трудовую книжку об изменении даты увольнения на день выдачи трудовой книжки. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.
Следует обратить внимание работодателя на то, что не может служить основанием для задержки выдачи трудовой книжки факт несдачи работником материальных ценностей, невозвращение спецодежды и так далее.
Рассмотрим некоторые проблемные и спорные ситуации, вызывающие затруднения практических работников, связанные с выдачей трудовой книжки.
Законодателем установлено, что трудовая книжка может выдаваться на руки работнику только в случае его увольнения. По письменному заявлению работника сотрудник кадровой службы может выдать копию трудовой книжки для предъявления в различные органы. Но достаточно часто некоторые органы требуют предъявления подлинника документа. Например: Пенсионный фонд Российской Федерации для назначения пенсии; ОВИР при оформлении загранпаспорта и другие.
Необходимо заметить, что ответственность за сохранность трудовых книжек лежит на сотруднике, ответственном за ведение и хранение трудовых книжек. И при выдаче книжки на руки работнику существует опасность утери документа, или его подделки. Как же поступать в такой ситуации?
Министерством труда в свое время давалась следующая рекомендация: работнику кадровой службы вместе с сотрудником прийти в соответствующий орган и показать его книжку. Но понятно, что это достаточно проблематично, и если в организации большое число сотрудников, то практически невозможно. Поэтому, вопреки требованиям закона, на практике кадровый специалист все-таки выдает трудовую книжку. При этом рекомендуем взять с работника письменное заявление, в котором будет указана уважительная причина выдачи книжки. Часто срок возврата указывается номинально, так как в реальности работник может вернуть трудовую книжку только после того, как получит ее у затребовавшего органа. Но тем не менее этот срок должен быть поставлен.
Нередко работники просят выдать трудовую книжку для снятия нотариально заверенной копии. С такой просьбой чаще всего обращаются юристы, главные бухгалтеры, аудиторы, руководители организаций. Нотариально заверенная копия необходима для получения профессиональных сертификатов. В таком случае возможно несколько вариантов решения. Во-первых, можно воспользоваться уже предложенным вариантом и выдать трудовую книжку по письменному заявлению работника на определенный срок. Второй вариант: работник отдела кадров самостоятельно обращается к нотариусу, чтобы заверить трудовую книжку своего сотрудника. И если исходить из указаний закона, то второй вариант более правильный.
При выдаче трудовой книжки могут возникнуть и другие спорные ситуации. Например, сотрудник при увольнении просит передать его трудовую книжку третьим лицам (родным, друзьям, коллегам), или переслать ее с курьером.
Обращаем внимание кадровиков. Отдать трудовую книжку третьему лицу можно только при наличии у него нотариально заверенной доверенности. Без такой доверенности трудовая книжка выдается только в случае смерти работника. Тогда основанием для выдачи документа будут служить свидетельство о смерти, документ, подтверждающий родство с умершим и паспорт. Копии всех представленных документов должны быть заверены отделом кадров и подшиты в личное дело работника. В книге движения трудовых книжек необходимо сделать запись — кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.
В соответствии с п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек работник может направить письмо с просьбой переслать ему трудовую книжку по почте. Отправлять трудовую книжку по почте необходимо заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
На практике возможна следующая ситуация, когда работник отказывается получить трудовую книжку, каким-то образом мотивируя свое решение, например, считает что расчет, произведенный при увольнении, был неверен. Как должен поступить работодатель в этом случае, будет ли он обязан оплатить этому работнику заработную плату за все дни задержки выдачи трудовой книжки?
Ответим. В соответствии со ст. 233 ТК РФ выплата заработной платы за задержку выдачи трудовой книжки производится в случае, если эта задержка произошла по вине работодателя. В описанной ситуации работник сам отказался от получения трудовой книжки, и вины работодателя здесь нет. Поэтому в этом случае работник не может рассчитывать на выплаты. Можно порекомендовать работникам кадровой службы документировать такой отказ работника в качестве доказательства и направить уведомление о необходимости получения трудовой книжки.
В случае длительного отсутствия работника по невыясненным обстоятельствам, если при этом место нахождения его неизвестно, для прекращения трудового договора с ним рекомендуется обратиться в суд с иском о признании работника безвестно отсутствующим. На основании судебного решения можно прекратить с этим сотрудником трудовой договор. В трудовую книжку вносится запись: «Трудовой договор расторгнут в связи с признанием судом безвестно отсутствующим». Основанием для внесения такой записи будет являться приказ об исключении работника из списочного состава, основанный на решении суда.