Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается не только при увольнении работника, но и в том случае, если работающий сотрудник решил заменить часть отпуска деньгами.
5.4.1. Компенсация за неиспользованный отпуск
Если работник увольняется, не отгуляв свой основной или дополнительный отпуск полностью, в последний день работы ему надо выплатить компенсацию. Отметим, что это касается и людей, работающих по совместительству. Компенсацию за неиспользованный отпуск рассчитывают так же, как и отпускные, то есть исходя из среднего заработка работника, как того требует норма ст. 139 Трудового кодекса РФ.
А как определить количество календарных дней отпуска, за которые необходимо заплатить компенсацию? В соответствии со ст. 423 Трудового кодекса РФ следует руководствоваться Правилами об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30 апреля 1930 г.). В п. 28 этого документа сказано, что если сотрудник отработал в организации не менее 11 месяцев, то ему положена полная компенсация — за 28 календарных дней. В остальных случаях выплачивается пропорциональная компенсация. При этом на каждый полный месяц работы приходится 2,33 календарных дня отпуска (28 дн. : 12 мес.).
А нужно ли округлять полученное количество дней до целого значения? Да, нужно. Однако такой порядок должен быть прописан в коллективном договоре. С этим в Письме от 7 декабря 2005 г. N 4334-17 согласилось и Министерство социального развития и здравоохранения. В нем сказано, что вообще законодательство не обязывает организации округлять количество дней неиспользованного отпуска. Однако такое решение фирма может принять самостоятельно, закрепив его в коллективном договоре или положении об оплате труда (если таковое имеется). При этом округлять нужно не по правилам математики, а в большую сторону — в пользу сотрудника.
При подсчете учитываются выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, установленной на предприятии. Поэтому, принимая решение о том, какие выплаты учитывать, а какие нет, бухгалтер должен посмотреть, что прописано в коллективном или трудовом договоре, положении об оплате труда, положении о премировании и других документах, регулирующих оплату труда на предприятии.
Примерный перечень начислений, учитываемых при расчете среднего заработка, указан в п. 2 Положения о средней зарплате. Это основная зарплата сотрудника, которая рассчитана по тарифным ставкам или сдельным расценкам, различные надбавки и доплаты и т.д. Обратите внимание: это перечень основных выплат. Поэтому, даже если какая-то выплата в нем не упомянута, это не значит, что включать в расчет ее нельзя. Главное, чтобы, как мы уже сказали, она была связана с оплатой труда и предусмотрена системой заработной платы, применяемой на предприятии.
Вместе с тем есть выплаты, которые не учитывают при расчете компенсации независимо от того, что написано в документах организации. Это суммы больничных и пособий по беременности и родам, а также средний заработок, выплачиваемый в предусмотренных законом случаях. Полный перечень таких выплат приведен в п. 5 Положения о средней зарплате. Разумеется, исключить нужно не только суммы, но и дни, за которые они были начислены. Кроме того, расчетный период уменьшают на дни, за которые работнику ничего не выплачивалось. Скажем, когда человек брал отпуск за свой счет.
Пример. Сотрудница предприятия работает с 1 декабря 2008 г.
А 14 ноября 2009 г. она написала заявление об увольнении по собственному желанию. В отпуск она не ходила, поэтому ей надо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Фактически сотрудница отработала на предприятии не менее 11 месяцев. Поэтому ей выплатят компенсацию за весь год (п. 28 Правил). То есть компенсацию надо начислить за 28 дней.
Средний заработок для расчета компенсации определяется исходя из 12 предшествующих календарных месяцев. То есть расчетный период для определения среднедневного заработка сотрудницы — с 1 ноября 2008 г. по 31 октября 2009 г.
В августе сотрудница болела, то есть в этом месяце она отработала только 19 дней из 23, что соответствует 26,6 календарным дням (19 дн. x 1,4). В расчетном периоде сотрудница заработала 78 320 руб. Среднедневной заработок составил:
78 320 руб. : (26,6 дн. + 29,4 дн. x 11 мес.) = 223,77 руб.
То есть сумма компенсации за неиспользованный отпуск будет такой:
223,77 руб. x 28 дн. = 6265,56 руб.
Компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, которые выплачены в соответствии с трудовым законодательством, включаются в состав расходов на оплату труда в соответствии с п. 8 ст. 255 Налогового кодекса РФ. Значит такие затраты можно исключить из налогооблагаемых доходов организации при расчете налога на прибыль.
Есть здесь, правда, одно исключение. Оно касается компенсаций, которые выплачивают за дополнительный отпуск, который организация самостоятельно установила своим работникам сверх норм, предусмотренных законодательством. Дело в том, что суммы сверхнормативных отпускных не учитывают при расчете налога на прибыль (п. 24 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Соответственно нельзя учесть при налогообложении и суммы компенсаций по сверхнормативным дополнительным отпускам. То же самое можно сказать и о любых суммах компенсации, которые выплачены в больших размерах, чем это предусмотрено законодательством.
Момент, когда компенсацию можно учесть для налогообложения, зависит от метода, которым считают доходы и расходы. Если применяется метод начислений, то компенсация списывается в расходы в том месяце, в котором она начислена. Ну а при кассовом методе сумму компенсации включают в расходы того периода, в котором работнику выданы деньги.
А могут ли организации, которые применяют «упрощенку», исключить из своих доходов суммы компенсаций, выплаченных своим работникам? Да, так они поступить могут. Ведь расходы на оплату труда входят в перечень затрат, которые можно учесть при расчете единого налога. При этом в ст. 346.16 Налогового кодекса РФ сказано, что такие расходы при упрощенной системе налогообложения нужно признавать так же, как и при расчете налога на прибыль, по правилам, установленным ст. 255 Налогового кодекса РФ. Списывать же компенсацию в расходы надо в тот момент, когда деньги выплачены работнику.
Теперь поговорим о едином социальном налоге и взносах на обязательное пенсионное страхование. Компенсация за неиспользованный отпуск, которую выдают увольняющемуся сотруднику, ЕСН не облагается (пп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ). При этом неважно, уплачивается она за текущий год или за предыдущие отпуска. Не считается ЕСН и с суммы компенсации, которая выплачена сверх размеров, установленных законодательно, или за дополнительные отпуска, которые организация предоставляет по собственной инициативе. Правда, основание здесь другое — п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ. Соответственно не надо начислять на сумму компенсации и пенсионные взносы. Ведь такие взносы платятся с тех же выплат, что и ЕСН.
То же касается и взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. В п. 1 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, упомянута компенсация за неиспользованный отпуск, выплачиваемая в связи с прекращением трудового договора.
И наконец, о налоге на доходы физических лиц. Вообще-то компенсации, которые выплачивают в соответствии с действующим законодательством, данным налогом не облагаются. Однако для компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении сделано исключение (абз. 6 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Их включают в совокупный доход работников. Поэтому с суммы компенсации налог на доходы физических лиц удержать придется.
Если отпуск за текущий рабочий год был предоставлен авансом и к моменту увольнения рабочий год полностью не отработан, то сумма среднего заработка за неотработанные дни отпуска подлежит удержанию из заработной платы работника. Об этом сказано в ст. 137 Трудового кодекса РФ. Удержание не производится, если работник увольняется в результате:
— ликвидации организации или прекращения деятельности работодателем — физическим лицом (п. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ);
— сокращения численности или штата работников организации (п. 2 ст. 81 Трудового кодекса РФ);
— несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (пп. «а» п. 3 ст. 81 Трудового кодекса РФ);
— смены собственника имущества организации (это касается руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ст. 81 Трудового кодекса РФ);
— призыва работника на военную службу или направления его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
— восстановления на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
— признания работника полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
— смерти работника либо работодателя — физического лица, а также признания судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
— наступления чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данные обстоятельства признаны решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ст. 83 Трудового кодекса РФ).
5.4.2. Замена отпуска деньгами
Согласно ст. 126 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работнику можно выплачивать компенсации только за дополнительные дни отпуска, положенные работнику сверх 28 календарных. То есть дополнительные оплачиваемые отпуска заменять компенсацией можно, а просто накопившиеся за предыдущие месяцы или годы работы дни неиспользованного отпуска — нельзя. Все, кому полагается отпуск не более 28 календарных дней в год, смогут получить компенсацию за неиспользованный отпуск только при увольнении.
Добавим, что если отпуск работнику не предоставляется в течение двух лет подряд, то это является нарушением трудового законодательства, так гласит ст. 124 Трудового кодекса РФ. В этом случае, если работнику откажутся выплатить компенсацию, он может обратиться в комиссию по трудовым спорам. Такую комиссию по инициативе работников создают в организации. Она состоит из равного количества представителей работников и администрации. Если такой комиссии не создано, то работник вправе обратиться в суд. Индивидуальные трудовые споры решают суды общей юрисдикции (ст. 381 Трудового кодекса РФ).
Порядок расчета компенсации, которая выплачивается взамен части отпуска, аналогичен тому, который применяют, определяя размер компенсации при увольнении.
Пример. Сотрудник работает на предприятии с 1 ноября 2007 г. Отпуск за рабочий год с 1 ноября 2007 г. по 31 октября 2008 г. он отгулял не полностью. Отдыхал он всего 20 дней. Затем в соответствии с утвержденным графиком он пошел в отпуск только в ноябре 2009 г. Сотрудник подал заявление с просьбой предоставить ему очередной отпуск сроком 28 календарных дней (рабочий год с 1 ноября 2008 г. по 31 октября 2009 г.). Кроме того, написал на имя директора фирмы заявление с просьбой выплатить ему денежную компенсацию за не полностью использованный отпуск в прошлом рабочем году. Всего 8 дней.
Однако сотруднику выплатят отпускные за 28 дней очередного отпуска. Компенсацию в этом случае ему начислять не будут. Ведь деньги платят лишь за ту часть каждого из неиспользованных отпусков, что превышает 28 дней. А таких дней у сотрудника нет. Поэтому 8 дней неиспользованного отпуска ему надо будет отгулять.
Компенсации за неиспользованный отпуск, которые выплачены взамен части отпуска, также включают в состав расходов на оплату труда. Ведь они начисляются в соответствии с трудовым законодательством. Как и в случае с увольнением, компенсации за самостоятельно установленные организацией дополнительные отпуска не учитывают при расчете налога на прибыль.
5.4.3. Выплаты работникам, увольняемым по сокращению
численности (штатов)
Статьей 178 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что при расторжении трудового договора в связи с ликвидацией организации (п. 1 ч. 1 ст. 81) либо сокращением численности или штата работников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81) увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.
Напомним, что если работодатель увольняет работника по сокращению штата, то он может расторгнуть контракт, не предупреждая об этом заранее. Но сделать это он может только с письменного согласия сотрудника. Это установлено ст. 180 Трудового кодекса РФ.
Выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка выплачивается работнику при расторжении трудового договора в связи с:
— отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствием у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 настоящего Кодекса);
— призывом работника на военную службу или направлением его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 настоящего Кодекса);
— восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу (п. 2 ч. 1 ст. 83 настоящего Кодекса);
— отказом работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем (п. 9 ч. 1 ст. 77 настоящего Кодекса);
— признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (п. 5 ч. 1 ст. 83 настоящего Кодекса);
— отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (п. 7 ч. 1 ст. 77 настоящего Кодекса).
Трудовым договором или коллективным договором могут предусматриваться другие случаи выплаты выходных пособий, а также устанавливаться повышенные размеры выходных пособий.
По общему правилу средний заработок исчисляется за 12 календарных месяцев, предшествующих моменту выплаты (ст. 139 Трудового кодекса РФ). При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).
Если работника увольняют по сокращению штатов в январе 2007 г., то средний заработок исчисляется исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного времени с января по декабрь 2006 г. включительно.