В соответствии с п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», документирование фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются только на русском языке. Поэтому все первичные учетные документы (в том числе подтверждающие командировочные расходы), составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский. Причем такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации (Письма УФНС России по г. Москве от 26 мая 2008 г. N 20-12/050126, УФНС России по г. Москве от 9 октября 2006 г. N 20-12/89132.1).
При этом конкретный порядок и размеры возмещаемых затрат определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). Для установления внутренних норм и правил признания командировочных расходов рассмотрим требования налогового законодательства, предъявляемые к соответствующим статьям.
Расходы на проезд включают несколько видов затрат. Это затраты на оплату собственно транспортной услуги и на оплату услуг, связанных с поездкой: страхование, оформление и хранение багажа, пользование VIP-залом, сервисные сборы и др.
Расходы на оплату транспортной услуги.
НДФЛ. Расходы на проезд возмещаются командированному работнику в размере его фактических затрат. Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок не подлежат налогообложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Эта же норма применима и в отношении сумм, потраченных работником на такси при направлении его в командировку. Они относятся к числу компенсационных выплат. Дело в том, что ст. 217 Налогового кодекса не содержит ограничений в отношении средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно, а также для проезда в аэропорт или на вокзал (Письмо Минфина России от 5 июня 2006 г. N 03-05-01-04/148, а также Письмо УФНС России по г. Москве от 19 декабря 2007 г. N 28-11/121388.1, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 декабря 2008 г. N А05-2964/2008).
ОПС. При оплате расходов на командировки не подлежат налогообложению все фактически произведенные и документально подтвержденные целевые затраты на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). В том числе это касается и компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в такси от аэропорта к месту назначения.
Взносы на травматизм. В перечень выплат, на которые не надо начислять страховые взносы, входят суммы, выплачиваемые работникам как возмещение расходов, и иные компенсации в пределах норм, установленных законодательством (п. 10 Постановления Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765 «О перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации»). Расходы на проезд не являются нормируемыми. Они не облагаются взносами на травматизм в полной сумме, подтвержденной оправдательными документами.
Налог на прибыль. Оплата проезда сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Положения гл. 25 Налогового кодекса не содержат ограничений размера возмещаемых сумм оплаты проезда сотрудника. Расходы можно принять в полной сумме фактически произведенных затрат при наличии оправдательных документов, подтверждающих оплату транспортной услуги. Вот о них-то и стоит упомянуть в положении.
Применение в качестве оправдательного документа электронного билета требует соблюдения некоторых правил, с которыми работники должны быть ознакомлены заранее.
Приказом Минтранса России от 8 ноября 2006 г N 134 установлены формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации. Минфин России разъяснил, что если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами являются распечатка электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон (Письмо Минфина России от 10 февраля 2009 г. N 03-03-05/20). Кстати, в некоторых разъяснениях чиновников фигурирует в качестве подтверждающего документа еще и документ об оплате билета (Письмо Минфина России от 27 августа 2007 г. N 03-03-06/1/596). В Письме от 7 сентября 2007 г. N 03-03-06/1/649 специалисты Минфина России признали правомерность обеих позиций, при этом заметив, что в распечатке электронного билета или посадочного талона все же должны содержаться такие сведения, как фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата полета. В положении следует установить, кто оформляет электронный билет (командируемый работник или, например, секретарь), каковы его обязанности и какие документы он должен представить в бухгалтерию предприятия.
В п. 12 Инструкции говорится, что командированному работнику оплачивается проезд на транспорте общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. На этом основании чиновники главного финансового ведомства одно время придерживались мнения, что расходы на оплату услуг такси не могут уменьшать облагаемую базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 26 января 2005 г. N 03-03-01-04/2/15). Однако в настоящее время их позиция изменилась. В частности, в Письмах Минфина России от 22 мая 2007 г. N 03-03-06/2/82 и от 13 апреля 2007 г. N 03-03-06/4/48 говорится, что расходы работника на проезд в такси до аэропорта могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, при условии подтверждения их экономической целесообразности. В этом случае обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов на поездку в такси возложена на налоговые органы (Письмо Минфина России от 19 декабря 2007 г. N 03-03-06/4/880).
УСН. Налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения, вправе уменьшить полученные доходы на расходы, связанные с проездом работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Расходы на дополнительные услуги перевозчика. При составлении проекта положения отдельно следует установить порядок признания расходов на дополнительные услуги перевозчика и действий командированного работника в связи с предложением ими воспользоваться.
Страхование жизни. На практике часто возникают расходы по страхованию жизни сотрудников, направленных в командировку. Например, сумма страхового взноса включается в стоимость проездного документа. В этом случае затраты по обязательному страхованию жизни работников, направляемых в командировку, можно учесть в составе прочих расходов организации, связанных с производством и реализацией, при наличии подтверждающих документов. Вместе с тем добровольное страхование пассажиров от несчастных случаев, оформленное отдельным страховым полисом, являющимся приложением к билету, не уменьшает базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 10 мая 2006 г. N 03-03-04/2/138).
Сервисные сборы. Как правило, в стоимость билетов уже включены различные дополнительные услуги (сервисные сборы, плата за пользование постельными принадлежностями). В Письме Минфина России от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823 говорится, что раз сумма сервисных сборов формирует стоимость услуги по проезду, то для целей налогообложения прибыли цену билета можно учесть полностью.
VIP-залы. Минфин России в Письмах от 06.09.2007 N 03-05-06-01/99 и от 28.12.2006 N 03-05-01-04/346 отметил, что затраты по оплате организацией услуг залов для официальных лиц не относятся к командировочным. Поэтому расходы организации по оплате услуг VIP-залов следует рассматривать в качестве дохода, подлежащего обложению НДФЛ. В свою очередь, арбитры считают, что на такие затраты не надо начислять НДФЛ (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.03.2008 N А33-12597/07-Ф02-598/08 и ФАС Поволжского округа от 24.04.2007 N А55-4391/2006-10). Заметим, что оплата услуг залов официальных лиц и делегаций отдельным категориям гражданских служащих, которые имеют право пользоваться ими в соответствии с законодательством, однозначно имеет компенсационный характер (Письма Минфина России от 29.03.2007 N 03-04-08-02/11 и от 06.03.2008 N 03-04-06-02/25).
С учетом изложенных требований и финансового состояния предприятия в положении необходимо установить правила признания расходов на проезд командированных работников. А именно:
— порядок оплаты услуг по проезду командированных работников (централизованно по безналичному расчету или самим командированным из наличных денег, выданных под отчет) с развернутым указанием функций сотрудников различных служб административного аппарата предприятия;
— максимально допустимый уровень комфортабельности проезда (разрешается ли командированным работникам пользоваться услугами такси, VIP-залов, в каких случаях и каким категориям сотрудников). Возможно, для работников разных категорий он будет неодинаков (бизнес, эконом, VIP, услуги такси, проката);
— нормы расходов на оплату дополнительных услуг перевозчиков, возмещаемых предприятием;
— требования к первичным документам, подтверждающим затраты на проезд и дополнительные услуги по проезду.
В следующем номере журнала мы продолжим разговор о том, как отразить в положении правила признания других командировочных расходов, а также приведем образец положения.