Учетная политика организаций на 2010 год

2.5. Организация документооборота

Отчетность, готовящаяся для сдачи в инспекцию (в том числе и годовая отчетность по итогам очередного финансового года), формируется в целом по организации, то есть с включением показателей всех ее подразделений (п. 8 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", утвержденного Приказом Минфина России от 6 июля 1999 г. N 43н). Иначе говоря, для составления бухгалтерской отчетности всего предприятия показатели бухгалтерских балансов, а также отчетов о прибылях и убытках суммируются. Очевидно, что при этом учетная политика, выбранная компанией, должна быть едина для всех ее филиалов, представительств и иных подразделений. Филиалы и иные обособленные подразделения не вправе применять принципы учета, отличающиеся от принципов, утвержденных головным офисом.

Нужно наладить обмен учетной информацией с филиалами. Не всегда это просто. Как показывает практика, иногда возникают ситуации, когда бухгалтерия получает из обособленного подразделения требуемую информацию с опозданием. В крупных компаниях, имеющих разветвленную сеть, филиалы могут быть расположены на большом расстоянии от центрального офиса. Поэтому неудивительно, что бухгалтеры сталкиваются иногда с задержками при передаче оригиналов бумажных документов. Очевидно, что подобная неслаженность не самым лучшим образом отражается на эффективности работы бухгалтерского подразделения компании и в худшем случае может привести к необходимости подачи уточненных налоговых расчетов (деклараций), в которых уже будут учтены не присланные вовремя данные и пересчитаны показатели. Это приведет к необходимости уплаты пеней. Чтобы избежать подобных ситуаций, рекомендуется разработать специальное положение о филиале, которое будет определять все вопросы документооборота между бухгалтериями головного подразделения и филиала. Либо посвятить этим вопросам отдельный пункт в учетной политике предприятия. В особенности стоит обратить внимание на четкое определение сроков представления информации (документов, отчетности) из филиала, а также ее состав.

Бухгалтерский учет в компании, имеющей филиалы, можно вести двумя способами. Первый - централизованный, то есть учетные функции филиала исчерпываются только оформлением первичных документов, а вся остальная работа проделывается в центральном офисе. Этот вариант требует очень хорошо отлаженной системы доставки документов в головное подразделение, без нарушения сроков. Его разумно применять, если филиал не занимается активной деятельностью и количество его финансово-хозяйственных операций невелико. Второй способ - когда филиал ведет бухгалтерский и налоговый учет практически без вмешательства головного подразделения и, в частности, формирует обособленный баланс, который затем направляет в основную бухгалтерию для консолидации в целом по организации. Этот подход применяют для филиалов, которые имеют крупные обороты и большое число операций.

Что касается хранения первичных документов, то, где их держать, организация решает самостоятельно. Специальных законодательных требований здесь нет, компания исходит исключительно из соображений собственного удобства. Оформлять внутренним документом решение по хранению документов в основной бухгалтерии или в бухгалтерии филиала не требуется, но этот момент можно прописать в учетной политике предприятия либо в положении о филиале.

Во многих случаях удобнее иметь документы в головном подразделении. В особенности это логично, когда центральный офис сам ведет бухгалтерский и налоговый учет. Но и в случае наличия обособленного баланса у филиала первичные документы можно хранить в управляющей бухгалтерии. Это позволит, во-первых, отслеживать правильность оформления первичной документации, а во-вторых, при проверке оперативно представить требуемые сведения инспекторам. Напомним, что если организация не сдаст затребованные сведения, то она будет оштрафована в размере 50 руб. за каждый отсутствующий у инспекторов документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Срок представления документов - 10 рабочих дней, причем он может быть продлен, если компания по каким-либо причинам не имеет возможности его соблюсти. Для продления необходимо письменно уведомить налоговую инспекцию о невозможности сдать документы, с обоснованием причин и указанием сроков, когда это станет возможным (п. 3 ст. 93 НК РФ). Такое уведомление нужно успеть сделать в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов.



Что касается темы проверок, то самостоятельная выездная проверка может проводиться только в отношении того филиала (представительства), создание которого закреплено в учредительных документах фирм (ст. 55 ГК РФ). Время проведения проверки в данном случае ограничено сроком в один месяц, и продлеваться он не может. Самостоятельная выездная налоговая проверка филиала или представительства проводится на основании решения налогового органа по месту нахождения обособленного подразделения.

В отношении других подразделений, не отраженных в учредительных документах, налоговый контроль может проводиться только в рамках проверки юридического лица в целом. Продолжительность проверки в данном случае вне зависимости от количества подразделений составляет 2 месяца. Данный срок может быть продлен до 4 или в исключительных случаях до 6 месяцев (п. 6 ст. 89 НК РФ).

Итак, для корректного ведения учета, а также во избежание проблем с налоговыми органами при проверках организация должна наладить документооборот между подразделениями. Рассмотрим особенности обмена информацией в двух указанных выше случаях - если филиал является "зависимым" от центрального офиса в плане ведения учета (то есть только сам филиал лишь заполняет "первичку") и - второй случай - если филиал выделен на отдельный баланс.

Прежде всего в учетной политике должны быть установлены неукоснительно соблюдаемые сроки передачи текущих документов. Например, каждую неделю по вторникам и пятницам. За передачу документов приказом руководителя необходимо назначать ответственных лиц. Сотрудника филиала должен курировать бухгалтер из центрального подразделения, который будет принимать документы по описи (конечно, это необязательно, но желательно, если работа еще не налажена). Конечно, если головное подразделение территориально удалено от филиала, то и времени передача "первички" затребует немало, что плохо сказывается на оперативности учета. Чтобы ускорить процесс, можно применять информационные технологии. Самый простой вариант - дублировать по электронной почте документ, который еще не дошел до центрального офиса. Таким образом, основная бухгалтерия сможет получать всю информацию, содержащуюся в недошедших документах, в более оперативном режиме.

В отличие от только что рассмотренного случая обособленные подразделения, о которых пойдет речь сейчас, ведут бухгалтерский и налоговый учет самостоятельно практически в полном объеме. В связи с этим в центральный офис они сдают уже итоговую информацию о заключительных оборотах по счетам бухгалтерского учета. В настоящее время в основном для передачи таких данных используется специальное программное обеспечение, то есть информация передается дистанционно в электронном виде. В тех же случаях, когда у компании нет такой возможности, используется авизо. Официальной формы этого документа нет, фирма разрабатывает его самостоятельно с учетом требований к оформлению, установленных п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Авизо - это извещение в письменном виде об изменении состояния взаимных расчетов. Во внутрихозяйственных расчетах чаще всего используется для сообщения о приеме-передаче затрат, финансовых результатов и обязательств. В то же время на такие операции, как передача имущества или денег, авизо не оформляется. Авизо составляется в двух экземплярах. Первый направляется в основную бухгалтерию, и на основании него там делаются соответствующие записи в бухгалтерском и налоговом учете. При этом используется счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты". Второй экземпляр с отметкой о том, что информация доведена до сведения центрального офиса, остается в филиале. Для однотипных операций может оформляться одно общее авизо. Сроки передачи авизо в головное подразделение закрепляются в учетной политике предприятия. Также авизо используются для внутренних расчетов между обособленными подразделениями одной организации.

Применение ПБУ 18/02 филиалами и головной организацией.

Нужно ли бухгалтеру подразделения отражать проводки по ПБУ 18/02, в том числе и по итогам года? Если у филиала возникает разница между бухгалтерским и налоговым учетом, можно поступить следующим образом. В целом по организации необходимо утвердить в учетной политике одинаковые для всех филиалов регистры бухгалтерского учета, в которых подразделения будут формировать ежемесячно информацию о возникающих постоянных и временных разницах. Эту информацию по регистрам филиалы направляют в центральный офис, где она консолидируется. Вместе с информацией по разницам филиал передает центральному офису сумму бухгалтерской прибыли по авизо. Основная бухгалтерия рассчитывает общие по всей компании величины постоянных и временных разниц. Далее исходя из этих разниц она исчисляет постоянные и отложенные налоговые активы и обязательства и отражает их у себя в бухгалтерском учете. Данные проводки делаются только в центральном офисе, поскольку плательщиком налога на прибыль является именно юридическое лицо, а не его обособленное подразделение. Что же касается филиала, то он отражает в своем учете только ту сумму налога, которая ему передается по авизо из центрального офиса. Доля налога, приходящаяся на филиал, определяется исходя из среднесписочной численности работников (расходов на оплату труда) и остаточной стоимости амортизируемого имущества по алгоритму, прописанному в п. 2 ст. 288 НК РФ.

Иногда компании сталкиваются с неверным заполнением первичных документов в филиалах. Особенно эта проблема актуальна для счетов-фактур, так как именно они являются основанием для принятия НДС к зачету. Следовательно, ошибки могут дорого обойтись организации. Решить эту трудность можно при помощи подробного консультирования сотрудников, отвечающих за оформление. Также можно подготовить для данных сотрудников специальные подробные инструкции по заполнению документов. Так, счета-фактуры оформляются всегда от имени организации, указываются ее наименование (в строке "Продавец") и адрес центрального офиса. В то же время в строке "Грузоотправитель и его адрес" пишут наименование и адрес филиала. ИНН указывается всей организации, а КПП - структурного подразделения. Эти правила заполнения счетов-фактур одинаковы как для филиалов, имеющих отдельный баланс, так и для филиалов, не ведущих самостоятельно учет в полном объеме.

Книги продаж и покупок ведутся в соответствии с требованиями Налогового кодекса, а также Постановления Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость". Выбранный порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и книг продаж следует прописать в учетной политике организации. Например, можно закрепить следующие правила.

Филиал может вести самостоятельно журналы регистрации полученных и выданных счетов-фактур, а также книги покупок и продаж. Но эти реестры будут считаться разделами общих по всем организациям журналов регистрации счетов-фактур и книг покупок и продаж. Для облегчения работы в бухгалтерии центрального офиса могут оперативно вестись единая книга продаж и единая книга покупок в электронном виде. Для этого нужно, чтобы у центральной бухгалтерии был доступ к книгам покупок и продаж филиала, представленным также в электронном виде. Эту задачу позволяет решить современное программное обеспечение, предназначенное для целей учета. В книге продаж филиала счета-фактуры нумеруются в порядке возрастания, сами номера имеют специальный индекс, который является уникальным для каждого филиала. То есть этот индекс является составной частью номера счета-фактуры. По истечении каждого налогового периода по НДС ответственные сотрудники филиала оформляют книгу продаж и книгу покупок должным образом - то есть прошнуровывают их, нумеруют страницы. Книги заверяет печатью подразделения и своей подписью старший бухгалтер филиала. Затем они передаются в центральное подразделение. Причем переданы могут быть оригиналы, а копии оставлены в филиале, или, наоборот, оригиналы остаются в филиале, а копии направляются в головной офис. Также направляется информация, содержащаяся в книгах покупок и продаж в электронном виде. Затем основная бухгалтерия формирует единые по всей компании книгу покупок и книгу продаж, а также заполняет налоговую декларацию по НДС.

Отметим, что в Постановление N 914 в 2009 г. были внесены существенные изменения Постановлением Правительства РФ от 26 мая 2009 г. N 451. Поправки вступили в силу с 9 июня 2009 г. Пересмотру подвергся порядок оформления авансовых счетов-фактур и отражения их в книге покупок и книге продаж. Также не обошли внимание и безденежные формы расчетов.

Счета-фактуры на аванс. Корректировка правил оформления счетов-фактур назрела давно - сразу, как только в прошлом году были внесены изменения в гл. 21 Налогового кодекса РФ.

Скажем, когда покупателями разрешено было принимать к вычету НДС с авансов, не дожидаясь реализации товаров (работ, услуг), под которую эти авансы выдавались. А продавцам вменили в обязанность выставлять счета-фактуры при получении предоплат.

Счета-фактуры на авансы заполняются по особым правилам.

В частности, обязательные реквизиты перечислены в п. 5.1 ст. 169 Налогового кодекса РФ.

В счете-фактуре, выставляемом при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, должны быть указаны:

- порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;

- наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

- номер платежно-расчетного документа;

- наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав;

- сумма оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

- налоговая ставка;

- сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок.

Отныне в Правилах оформления счетов-фактур уточняется, что в строках, которые Налоговый кодекс РФ заполнять не требует, необходимо проставлять прочерки. Конкретно речь идет о строках 3, 4 и графах 2 - 6, 10, 11. Ранее такое правило подтверждалось разъяснениями Минфина России (Письма от 6 марта 2009 г. N 03-07-15/39, от 9 апреля 2009 г. N 03-07-11/103) и судебной практикой (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 26 марта 2009 г. N А33-15708/07-Ф02-1113/09 и ФАС Западно-Сибирского округа от 1 июня 2009 г. N Ф04-3209/2009(7601-А45-34)).

Немало неприятностей сулит и опечатка законодателей в порядке заполнения строки 2. Если раньше здесь указывали полное либо сокращенное наименование продавца, то теперь в Правилах написано, что по строке 2 необходимо указывать и полное, и сокращенное наименование. Скорее всего, это обычная недоработка, поскольку далее сказано, что налоговые агенты могут указывать полное либо сокращенное наименование. По строке 6 следует, так же как и раньше, указывать одно из двух наименований покупателя - полное или сокращенное.

В ближайшее время по этому поводу следует ожидать разъяснений финансистов и налоговиков, поскольку иметь сокращенное название - это право организации, а не обязанность. А пока придется исправить все счета-фактуры, выписанные после 9 июня, - в противном случае у фискалов появится лишний повод отказать вам в вычете на этом формальном основании.

Когда счета-фактуры можно не выставлять. Счета-фактуры на суммы оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг) могут не составляться, если:

- товары (работы, услуги) не облагаются НДС, в соответствии с абз. 5 п. 1 ст. 154 Налогового кодекса РФ;

- товары (работы, услуги) облагаются по нулевой ставке, на основании норм абз. 4 п. 1 ст. 154 Налогового кодекса РФ;

- длительность производственного цикла изготовления товаров (работ, услуг) превышает шесть месяцев, по нормам абз. 3 п. 1 ст. 154 Налогового кодекса РФ.

Также нет необходимости составлять счета-фактуры на полученную предоплату налогоплательщикам, которые освобождены от уплаты НДС согласно ст. 145 Налогового кодекса РФ. К ним относятся организации и индивидуальные предприниматели, если за три предшествующих последовательных календарных месяца сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг) этих организаций или индивидуальных предпринимателей без учета налога не превысила в совокупности два миллиона рублей.

Не обошлось и без особенностей. Установлена специфика заполнения счета-фактуры в отдельных ситуациях, а именно:

- в случае реализации имущества, учтенного по стоимости, включающей "входной" НДС, на основании п. 3 ст. 154 Налогового кодекса РФ;

- в случае реализации сельскохозяйственной продукции, закупленной у населения, с учетом норм п. 4 ст. 154 Налогового кодекса РФ;

- в случае реализации автомобилей, приобретенных у физических лиц, не являющихся налогоплательщиками НДС, для перепродажи, в соответствии с п. 5.1 ст. 154 Налогового кодекса РФ;

- в случае передачи имущественных прав, по нормам п. п. 2 - 4 ст. 155 Налогового кодекса РФ.

Во всех перечисленных ситуациях в графе 5 счета-фактуры, где указывается стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав) без НДС, должен отражаться размер определенной налоговой базы. В свою очередь, графа 8 будет содержать соответствующую этой базе сумму налога.

Счета-фактуры при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) для одновременного использования в операциях, облагаемых и не облагаемых НДС. Когда приобретаемые товары (работы, услуги, имущественные права) предполагается использовать как в облагаемой, так и в не облагаемой НДС деятельности, то счета-фактуры на полную или частичную предоплату покупатель должен зарегистрировать в книге покупок, в соответствии с п. 8 Правил. Это дает возможность принять к вычету НДС со всей суммы предоплаты. Но не надо забывать, что после отгрузки товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав и получения счета-фактуры тот налог с предоплаты, который ранее был принят к вычету, необходимо полностью восстановить в бюджет.

Статьей 170 Налогового кодекса РФ установлена обязанность налогоплательщика вести раздельный учет операций, облагаемых и не облагаемых НДС. При ведении раздельного учета, в соответствии с п. 4 ст. 149 и п. 4 ст. 170 Налогового кодекса РФ, в соответствии с определенной пропорцией часть "входного" НДС принимается к вычету, а остальная сумма относится на увеличение стоимости приобретенных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

В случаях, когда товары (работы, услуги, имущественные права) приобретаются исключительно для совершения не облагаемых НДС операций, счета-фактуры на сумму оплаты (частичной оплаты) в книге покупок не должны регистрироваться. Таково требование п. 11 Правил. А это означает, что налог к вычету не принимается.

Счета-фактуры у налоговых агентов. Впервые налоговые агенты при выписке счетов-фактур, регистрации их в книгах продаж и покупок руководствуются Правилами. Теперь арендаторы государственного (муниципального) имущества или покупатели имущества, составляющего государственную (муниципальную) казну, являющиеся налоговыми агентами по НДС, при исчислении налога, а также при полной или частичной предоплате обязаны составить счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж.

В строках 2 и 2а необходимо отражать наименование и адрес продавца товара (услуги), а не налогового агента. Указанные данные должны соответствовать договору, заключенному между продавцом и налоговым агентом.

Строка 2б, содержащая данные об ИНН и КПП налогоплательщика, заполняется только в случае, если сделка осуществляется с резидентом, то есть с управлением государственного или муниципального имущества. Если же стороной сделки выступает иностранное лицо, то в этой строке ставится прочерк.

В строке 5 "К платежно-расчетному документу" счетов-фактур, оформляемых налоговым агентом вместо продавца, нужно указать расчетно-платежный документ, на основании которого оплачены товары, работы, услуги. Кроме того, здесь же находят свое отражение реквизиты платежного поручения, на основании которого налог был перечислен в бюджет. В частности, здесь нужно зафиксировать дату и номер платежного поручения, подтверждающего оплату товаров или услуг.

Для принятия НДС у налогового агента к вычету этот счет-фактура регистрируется в книге покупок.

"Авансовые" счета-фактуры при посреднических сделках. В прежних Правилах не был определен порядок составления счетов-фактур при реализации посреднических услуг, то есть когда товары приобретаются или реализуются в интересах заказчика. Теперь, если комиссионер или агент продает товары от своего имени, то он обязан от своего имени выставлять авансовые счета-фактуры покупателям. То есть в этом случае, несмотря на то что имеет место посредническая услуга, порядок действия такой же, как при реализации.

Доверитель, комитент или принципал в книге покупок регистрирует счета-фактуры, которые:

- были выставлены организациями или индивидуальными предпринимателями, осуществляющими посредническую деятельность, на всю сумму своего вознаграждения;

- были выставлены лицами, осуществляющими деятельность в интересах другого лица по договорам поручения, комиссии либо агентским договорам, на сумму полной или частичной предоплаты;

- были получены от продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав), если доверитель (принципал) приобретает их от своего имени.

Иными словами, копии выставленных авансовых счетов-фактур посредник передает комитенту (принципалу). На основании этих копий продавец, уже от своего имени, выставит комиссионеру или агенту авансовые счета-фактуры на стоимость реализованных товаров. Эти документы посредник должен будет отразить в журнале полученных счетов-фактур. А вот авансовые счета-фактуры, выставленные продавцом, в книге покупок регистрировать не нужно.

Если комиссионер или агент от своего имени покупает товары, то порядок будет таким же. Авансовые счета-фактуры, полученные от продавца, посредник регистрирует в журнале полученных счетов-фактур, а не заносит в книгу покупок. На основании этих авансовых счетов-фактур посредник сможет оформить документы на имя комитента (принципала). Естественно, что перевыставленные счета-фактуры посредник будет отражать не в книге продаж, а в журнале выставленных счетов-фактур.

Если же комитент или принципал перечислил вознаграждение авансом, то на всю сумму предоплаты посредник выставляет счет-фактуру и отражает его в журнале выставленных счетов-фактур, а также в книге продаж. По окончании оказания услуг и подписания сторонами отчета авансовый счет-фактура на полную сумму вознаграждения регистрируется в книге покупок.

Счет-фактура при безденежных операциях. Еще весной Минфин России в своем Письме от 6 марта 2009 г. N 03-07-15/39 заявлял, что при предоплате в безденежной форме принять к вычету НДС с этой суммы покупатель товаров (работ, услуг, имущественных прав) не может. Главная проблема, по мнению финансистов, состоит в том, что нет документа, подтверждающего фактическое перечисление сумм полной или частичной оплаты.

В Правилах сохранились негативные для налогоплательщика нормы. Новым Постановлением Правительства РФ перечень случаев, когда покупатель не регистрирует счета-фактуры в книге покупок, расширен. В этот перечень входят счета-фактуры, полученные:

- при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг), включая основные средства и нематериальные активы;

- участником биржи (брокером) при осуществлении операций купли-продажи иностранной валюты, ценных бумаг;

- комиссионером (агентом) от комитента (принципала) по переданным для реализации товарам (работам, услугам), имущественным правам, а также по полученной сумме оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

- комиссионером (агентом) от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав, выписанные на имя комиссионера (агента) по товарам (работам, услугам), имущественным правам, на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

- на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав при безденежных формах расчетов;

- на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, приобретаемых исключительно для осуществления операций, указанных в п. п. 2 и 5 ст. 170 Налогового кодекса Российской Федерации;

- на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, составленные и (или) полученные после получения (составления) счетов-фактур при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав.

Как видим, в их числе указаны полученные счета-фактуры на полную или частичную предоплату при безденежных формах расчетов. Следовательно, принять к вычету НДС при неденежных формах оплаты, скорее всего, будет невозможно.

Кроме того, Минфин России и налоговики добиваются того, чтобы сторона бартерной сделки, которая первая приняла товары, перечисляла в бюджет НДС с аванса. В этом случае в строке 5 счета-фактуры на предоплату в неденежной форме необходимо ставить прочерк, поскольку сделка происходит безденежно и участники не обмениваются расчетно-платежными документами. В то же время и второй стороне бартерной сделки чиновники не разрешают досрочно принять к вычету "входной" НДС.

Если раньше такой порядок определялся письмами Минфина России, то теперь это уже правило ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС. А с этим поспорить уже сложнее.

Подводя итог всему сказанному выше, можно резюмировать, что по новым Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС:

1. Приобретая товары (работы, услуги, имущественные права) для одновременного использования в операциях, облагаемых и не облагаемых НДС, счета-фактуры на предоплату необходимо регистрировать в книге покупок на сумму, указанную в данном счете-фактуре, в соответствии с п. 8 Правил. Это дает покупателю возможность принять к вычету налог со всей суммы предоплаты. Но после отгрузки товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав и получения счета-фактуры налог с предоплаты, ранее принятый к вычету, придется восстановить. При ведении раздельного учета облагаемых и не облагаемых НДС операций часть "входного" НДС принимается к вычету, а остальная сумма относится на увеличение стоимости приобретенных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

2. При безденежных формах расчетов в книге покупок не должны регистрироваться счета-фактуры на предоплату, в соответствии с п. 11 Правил. Это делает невозможным принять НДС с предоплаты к вычету.

3. Счета-фактуры на предоплату не составляются при освобождении от уплаты НДС, в соответствии с нормами ст. ст. 145 и 149 Налогового кодекса РФ. Такой же порядок действует и при реализации товаров (работ, услуг), облагаемых по нулевой ставке, в соответствии с п. 18 Правил.

4. В случае выполнения работ, оказания услуг или передаче имущественных прав в строках счета-фактуры, отведенных для данных о грузоотправителе и грузополучателе, необходимо ставить прочерки, в соответствии с абз. 6 и 7 Состава показателей счета-фактуры (Приложение N 1 к Правилам).

График документооборота.

График документооборота составляется, чтобы упорядочить движение документов в организации. Это позволит обеспечить своевременное получение бухгалтерской службой первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки.

График документооборота может представлять схему или таблицу, одна из форм которых приведена в Положении. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение "первички" как в целом по организации, так и по ее отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение.

График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Для того чтобы ознакомить с графиком документооборота каждого работника, из него делаются отдельные выписки, в которых перечисляются "подведомственные" сотруднику документы, сроки и адреса их представления. В выписке указываются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения компании, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.

За несоблюдение графика документооборота работников можно лишить поощрения - премии. Но это крайняя мера - можно договориться с работниками о своевременном представлении документов, а в отношении ответственных сотрудников обойтись и без "штрафного" распоряжения. Для большей уверенности бухгалтера в том, что его не подведут, целесообразно предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем необходимо сдать их в архив на хранение.