Кассовая книга. Все кассовые операции, совершаемые в учреждении, фиксируются в кассовой книге (ф. 0504514). В ней учитываются поступление и выдача наличных денег организации. Каждое учреждение ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, через копировальную бумагу, чернилами или шариковой ручкой.
Согласно п. 25 Порядка ведения кассовых операций кассовую книгу можно вести в электронной форме (автоматизированным способом). При этом часто возникают вопросы о том, когда ее распечатывать и как оформлять. Например, можно ли, когда учреждение небольшое и кассовых операций за неделю совершается мало, листы кассовой книги распечатывать раз в неделю? В соответствии с указанным пунктом распечатывать их нужно ежедневно.
Нумерация вкладных листов кассовой книги осуществляется автоматически с начала года. Их брошюруют в хронологическом порядке и хранят отдельно за каждый месяц. В полученной по итогам года кассовой книге общее количество листов заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, после чего книга опечатывается.
Поступление наличных денежных средств в кассу. Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами обязывают бюджетное учреждение представлять в ОФК для получения наличных денежных средств:
— кассовую заявку (ежеквартально);
— денежный чек (при необходимости получения наличных денежных средств);
— заявку на получение наличных денежных средств (при необходимости получения наличных денежных средств).
Кассовая ежеквартальная заявка (в одном экземпляре) на предстоящий квартал представляется в установленные ОФК сроки с целью получения информации об общем объеме потребности в наличных денежных средствах каждого получателя бюджетных средств. Все кассовые заявки получателей средств обобщаются в сводную кассовую заявку органа Федерального казначейства, которая в установленном порядке представляется им в банк.
Чековые книжки, по которым происходит поступление наличных денежных средств в кассу учреждения, в необходимом количестве бесплатно выдаются бюджетной организации органом Федерального казначейства по ее заявлению, образец которого приведен в Приложении 2 к Правилам осуществления операций по обеспечению наличными деньгами. Каждая чековая книжка выдается кассиру или уполномоченному лицу от учреждения под расписку в журнале регистрации бланков денежных чековых книжек. Ответственность за сохранность и учет полученных в органе Федерального казначейства чековых книжек несет организация-получатель.
Хранение чековых книжек с использованными денежными чеками осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и неиспользованными чеками подлежат возврату по заявлению в произвольной форме, в котором указываются номера неиспользованных чеков, только в следующих случаях:
— при закрытии лицевых счетов, открытых получателю средств в органе Федерального казначейства;
— в случае изменения наименования получателя средств;
— при закрытии или изменении номера счета, открытого органу Федерального казначейства в банке.
Накануне дня получения наличных денег учреждение представляет в орган Федерального казначейства заявку на получение наличных денег (в двух экземплярах) по образцу, приведенному в Приложении 3 к Правилам осуществления операций по обеспечению наличными деньгами.
В заявке указываются серия, номер и дата денежного чека, номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств), должность, фамилия, имя и отчество представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек, данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа, показатели бюджетной классификации Российской Федерации, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку, и суммы.
Согласно п. 7 Правил осуществления операций по обеспечению наличными деньгами в заявке с номером лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указываются.
Приказом Минфина России N 91н были внесены изменения в Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами. В соответствии с п. 7 Правил осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получатель средств одновременно с заявкой представляет в ОФК денежный чек. Заявка представляется в форме электронного документа с применением электронной цифровой подписи (далее — в электронном виде) при наличии электронного документооборота между получателем средств и ОФК в соответствии с договором об обмене электронными документами либо на бумажном носителе с одновременным представлением информации в электронном виде без электронной цифровой подписи (далее — на бумажном носителе). Если заявка представляется получателем средств на бумажном носителе, то в порядке исключения она может быть представлена получателем средств по факсимильной связи накануне дня получения наличных денег с последующим представлением ее на бумажном носителе вместе с денежным чеком в день получения наличных денег. Таким образом, заявка может представляться в электронном виде, то есть с применением ЭЦП, или на бумажном носителе с одновременным представлением в электронном виде без ЭЦП.
Денежный чек заполняется также в соответствии с требованиями, установленными Правилами осуществления операций по обеспечению наличными деньгами. На лицевой стороне денежного чека указываются полное или сокращенное наименование органа Федерального казначейства, счет ОФК N 40116 и ставится гербовая печать ОФК. На оборотной стороне денежного чека проставляются паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность уполномоченного лица бюджетной организации, на которого выписан денежный чек; полное или сокращенное наименование бюджетной организации; назначение сумм платежа в соответствии с номенклатурой символов отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций. Ответственность за достоверность проставленных в денежном чеке символов несет организация — получатель наличных денежных средств.
Рассмотрим на примере порядок отражения кассовых операций по поступлению наличных денежных средств в кассу бюджетного учреждения.
Пример. Бюджетным учреждением подана заявка на выдачу заработной платы работникам организации в сумме 100 тыс. руб. и на приобретение материальных запасов в сумме 10 тыс. руб. за счет бюджетных средств. Через день в кассу поступила денежная наличность за оказанные услуги в сумме 20 тыс. руб. от ЗАО «Комета», а также дополнительно родительская плата за посещение детьми спортивных секций в сумме 3,25 тыс. руб.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма,
руб. |
| Подана заявка в орган Федерального
казначейства на получение наличных денежных средств на выдачу заработной платы |
1 210 03 560 | 1 304 05 211 | 100 000 |
| Подана заявка в орган Федерального
казначейства на получение наличных денежных средств на приобретение материальных запасов |
1 210 03 560 | 1 304 05 340 | 10 000 |
| Поступили наличные денежные средства
в кассу учреждения (100 000 + 10 000) руб. |
1 201 04 510 | 1 210 03 660 | 110 000 |
| Поступила выручка за оказанные
услуги от ЗАО «Комета» |
2 201 04 510 | 2 205 03 660 | 20 000 |
| Поступила в кассу учреждения
родительская плата за посещение детьми платных спортивных секций |
2 201 04 510 | 2 205 03 660 | 3 250 |
В соответствии с п. 9 Порядка ведения кассовых операций организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до 5 дней), включая день получения денег в банке. Вся остальная наличность сверх установленного лимита подлежит сдаче в банк, обслуживающий лицевой счет учреждения.
Взнос наличных денег в кассу банка производится бюджетной организацией на основании объявления на взнос наличными (ф. 0402001). В объявлении на взнос наличными в поле «Получатель» указываются полное или сокращенное наименование ОФК и номер его счета (N 40116), в скобках проставляются полное или сокращенное наименование организации, внесшей наличные деньги, а также номер ее лицевого счета.
В поле «Источник взноса» получатель средств указывает символы отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций и показатели бюджетной классификации Российской Федерации, по которым вносимые средства подлежат отражению на лицевом счете получателя средств (лицевом счете по дополнительному бюджетному финансированию, лицевом счете по учету внебюджетных средств). При взносе учреждением поступивших в его кассу средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получатель средств в поле «Источник взноса» указывает соответствующие показатели классификации доходов бюджетов Российской Федерации и наименование источника образования дохода в соответствии с разрешением на открытие лицевого счета по учету внебюджетных средств. При взносе получателем средств, поступивших во временное распоряжение, в поле «Источник взноса» показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указываются.
Ответственность за достоверность проставленных показателей несет учреждение, сдающее денежные средства.
Принятые банком наличные деньги зачисляются на счет органа Федерального казначейства. Ордер к объявлению на взнос наличными с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к выписке из счета органа Федерального казначейства N 40116. Квитанция к объявлению на взнос наличными выдается получателю средств.
Рассмотрим на примере отражение операций по возврату денежной наличности из кассы учреждения на лицевой счет.
Пример. Воспользуемся данными предыдущего примера. Бюджетной организацией была сдана выручка в сумме 23,25 тыс. руб. на ее внебюджетный лицевой счет. Через два дня получена выписка из органа Федерального казначейства о поступлении денежных средств на лицевой счет организации.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма,
руб. |
| Сдана выручка на лицевой счет
учреждения |
2 210 03 560 | 2 201 04 510 | 23 250 |
| Получена выписка из органа
Федерального казначейства о поступлении денежных средств на лицевой счет |
2 201 01 510 | 2 210 03 660 | 23 250 |
Наличные денежные средства могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам для последующей сдачи их в банк и перечисления на лицевой счет по средствам заключенных договоров. Перевозка наличных денег осуществляется работниками банка, обслуживающего лицевой счет бюджетного учреждения. Правила инкассации наличных денежных средств регламентированы Положением N 318-П. Данный нормативный документ вступил в силу с 1 сентября 2008 г.
В соответствии с гл. 9 Положения N 318-П для инкассации наличных денег на каждое бюджетное учреждение или организацию банк ежемесячно оформляет явочные карточки (ф. 0402303). Время и периодичность заездов работников банка устанавливаются руководителем инкассации по согласованию с бюджетной организацией.
Количество порожних сумок, выдаваемых обслуживаемому бюджетному учреждению, определяется кредитной организацией с учетом объема инкассируемых наличных денег. Обычно на каждую точку инкассации первоначально выдаются две сумки. Далее происходит их «кругооборот». Забрав одну сумку с наличностью, при следующем заезде инкассаторы привозят пустую сумку и забирают заполненную. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер.
Инкассаторские работники перед выездом на маршрут инкассации наличных денег получают порожние сумки, доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег, штамп, ключи и явочные карточки.
Перед получением в бюджетной организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник предъявляет кассовому работнику:
— документ, удостоверяющий личность;
— доверенность на получение ценностей;
— явочную карточку;
— порожнюю сумку.
Кассовый работник бюджетного учреждения предъявляет инкассаторскому работнику образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, а также накладную к сумке (ф. 0402300) и квитанцию к сумке (ф. 0402300), утвержденные Положением N 318-П.
При приеме в бюджетной организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник в присутствии кассового работника проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу правильность заполнения указанных выше накладной и квитанции к сумке.
После заполнения кассовым работником бюджетной организации явочной карточки инкассаторский работник проверяет соответствие сумм наличных денег, проставленных в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке, и номера сумки, проставленного во всех перечисленных документах. При приеме сумки с наличными деньгами инкассаторский работник подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассовому работнику бюджетной организации.
Пунктом 23 Порядка ведения кассовых операций предусмотрено, что в организации ведется только одна кассовая книга. Поэтому если выручка инкассируется, например, из нескольких подразделений, а кассовая книга ведется в центральном офисе организации, то квитанции к каждой сумке передаются в головное учреждение, где и составляются расходные кассовые ордера.
Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира бюджетной организации. Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.
В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием ценностей прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов. В остальных случаях прием ценностей в организации осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке. В случае отказа от сдачи денежной наличности кассир организации делает запись в явочной карточке «Отказ» и заверяет ее своей подписью.
Услуги по инкассации относятся к банковским операциям. Они являются платными. На практике, как правило, размер взимаемой платы определяется в процентах от инкассируемой суммы наличности. В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина России от 24 августа 2007 г. N 74н, расходы по оплате договора, заключенного бюджетной организацией с банком на получение и доставку денежной наличности клиенту, следует отражать по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
По общему правилу банковские операции освобождены от обложения НДС, но инкассация в данном случае является исключением согласно пп. 3 п. 3 ст. 149 НК РФ и облагается НДС в общеустановленном порядке. Налогообложение производится по налоговой ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ).
При осуществлении расчетов за услуги инкассации за счет средств от приносящей доход деятельности после получения счетов-фактур от банка бюджетное учреждение имеет право предъявлять выставленные суммы НДС к вычету в соответствии со ст. ст. 171, 172 НК РФ.
При исчислении налога на прибыль затраты на оплату услуг по инкассации учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Рассмотрим на примере отражение расходов по инкассации денежной наличности в бухгалтерском учете.
Пример. Бюджетное учреждение заключило договор с банком на инкассирование наличной выручки. Стоимость услуг определена в размере 0,5% от суммы инкассированной денежной наличности, включая НДС — 18%. В течение месяца инкассаторам была передана сумма 565 тыс. руб. Стоимость услуги по инкассации составит 2825 руб. (565 000 руб. x 0,5%), в том числе НДС 430,93 руб. Расходы оплачены за счет средств от приносящей доход деятельности, облагаемой НДС.
В бухгалтерском учете нужно сделать следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма,
руб. |
| Оказаны услуги по инкассации:
— на сумму оказанной услуги — на сумму НДС |
2 106 04 340 | 2 302 09 730 | 2394,07 |
| 2 210 01 560 | 2 302 09 730 | 430,93 | |
| Оплачены услуги по инкассации с
лицевого счета учреждения |
2 302 09 830 | 2 201 01 610 | 2825 |
| НДС принят к вычету | 2 303 04 830 | 2 210 01 660 | 430,93 |
Учетная политика организаций должна строиться в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете», утверждаемыми Минфином России положениями по бухгалтерскому учету отдельных видов имущества и обязательств, законодательства РФ о налогах и сборах.
Поправки в НК РФ (внесены Федеральным законом от 29 июня 2004 г. N 58-ФЗ) лишили ФНС России права издавать нормативные акты по налогам и сборам. Однако налоговые инспекции по-прежнему обязаны применять ранее изданные МНС России методические рекомендации. В Письме Минфина России от 16 июня 2006 г. N 03-06-04-04/24 говорится о том, что действующие рекомендации могут послужить делу защиты интересов компании. Если инспекторы «не заметят» в методичках разъяснений, данных в пользу налогоплательщиков, это можно использовать как повод оспорить доначисления.
Например, налоговики проигнорировали положения Методических рекомендаций по применению главы 28 «Транспортный налог» (утв. Приказом МНС России от 9 апреля 2003 г. N БГ-3-21/177) и доначислили налог, основываясь на собственной трактовке положений НК РФ. Суд признал такие действия незаконными и указал, что документы этого вида хотя и не относятся к актам налогового законодательства, но все же обязательны для исполнения налоговиками.
Помимо Методических рекомендаций по транспортному налогу в настоящее время продолжают действовать Методические рекомендации по применению главы 22 «Акцизы», главы 26 «Налог на добычу полезных ископаемых» и положений главы 25 «Налог на прибыль организаций», касающихся особенностей налогообложения прибыли иностранных организаций.
Этот вывод справедлив не только в отношении методических рекомендаций, но и в отношении прочих ведомственных нормативных актов, которые затрагивают налоговые обязательства компаний. Например, в инструкции по заполнению декларации по ЕНВД (утв. Приказом Минфина России от 8 декабря 2008 г. N 137н) записано, что количественные показатели с дробной частью 0,5 и выше надо округлять до целых значений в сторону увеличения. То есть если значение показателя площади торгового зала 18,5 кв. метров, то в декларации необходимо показать 19 кв. метров. Если плательщик этого не сделает, налоговики производят доначисления. Но НК РФ не выдвигает требования по округлению. Поэтому судьи стоят на стороне компаний (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12 января 2006 г. N А05-9679/2005-18).
Кроме того, на методические рекомендации можно сослаться как на письменное разъяснение налогового законодательства, выполнение которого позволит избежать штрафа (пп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ). Примером является Постановление ФАС Поволжского округа от 16 мая 2006 г. N А65-8413/2004-СА1-29. Согласно последним поправкам в часть первую НК РФ, принятым в июле 2006 г., выполнение письменных разъяснений уполномоченных органов освободит не только от штрафа, но и от пеней.
Для выяснения позиции налоговой инспекции по налоговой проблеме важно продуманно составить запрос, чтобы не дать инспекторам повода оставить его без внимания. Унифицированного бланка нет. Но есть форма, которую рекомендуют сами чиновники, — она содержится в Приложении 4 к Административному регламенту ФНС России (утв. Приказом Минфина России от 18 января 2008 г. N 9н). Эту форму удобно использовать — там учтены все обязательные реквизиты, при отсутствии каждого из которых инспекция вправе отказаться отвечать на запрос (пп. 3 п. 12, п. п. 40, 42, 48 Регламента N 9н).
В запросе надо указать полное (а не сокращенное) наименование компании, ИНН, КПП и почтовый адрес. Если запрос составлен на фирменном бланке компании, печать не обязательна, если же на обычном листе бумаги — без печати не обойтись. Подписать запрос может руководитель компании. Если подписывает кто-то другой, то придется приложить копию доверенности и в самом запросе отметить — доверенность с таким-то номером, от такой-то даты приложена. Обязательно нужно назвать фамилию, имя и отчество того, кто подписал запрос.
Налоговики оставили за собой право отказать в ответе, если неправильно, по их мнению, сформулирован сам текст запроса. Так, инспекторы отвечают только на вопросы, рассмотрение которых входит в их компетенцию, то есть информируют о действующих налогах и сборах, налоговом законодательстве, порядке исчисления и уплаты налогов, правах и обязанностях налогоплательщиков, полномочиях налоговиков и порядке заполнения налоговых деклараций (пп. 4 п. 1 ст. 32 НК РФ). Грань между «информированием» и «разъяснением», безусловно, тонкая. Но, чтобы не дать инспекторам повода для отказа, совершенно точно не стоит спрашивать, как следует понимать то или иное положение НК РФ. Лучше привести конкретный пример с подробным описанием ситуации, если возможно — на цифрах. И спросить, как в этом случае следует рассчитывать налоговую базу, учитывать расходы, доходы и т.д.
Не стоит писать: компания учла расходы так-то, правильно ли это? Инспекция не станет реагировать на запрос, где ее просят подтвердить правильность применения налогового законодательства (пп. 4 п. 12 Регламента N 9н).