Основную часть расходов на командировки составляют оплата проезда сотрудников до места командировки и обратно, а также оплата проживания в гостиницах.
НДС по этим расходам можно принять к вычету (в пределах сумм, учитываемых при исчислении налога на прибыль) — об этом прямо сказано в п. 7 ст. 171 НК РФ.
Проблем с документальным подтверждением вычета не возникает, если расходы оплачены по безналичному расчету — например, фирма от своего имени приобретает железнодорожный билет для сотрудника. В таком случае продавец билета выпишет на имя фирмы счет-фактуру и НДС можно будет принять к вычету в обычном порядке.
Вычетом в этой ситуации можно воспользоваться на дату, когда будет утвержден авансовый отчет работника, вернувшегося из командировки.
Однако на практике оплата проживания и проезда нередко производится по-другому. Фирма выдает командированному сотруднику деньги, и тот самостоятельно приобретает билеты и оплачивает пребывание в гостинице. В подобных случаях счет-фактуру заменяет кассовый чек или иной документ установленной формы. Налоговые инспекторы считают, что таким документом может быть только бланк строгой отчетности, например счет из гостиницы (п. 7 ст. 168 НК РФ). При этом сумма НДС в нем должна быть выделена отдельной строкой.
Судьи не разделяют позицию налоговых инспекторов.
Дело в том, что наличие бланков строгой отчетности не является обязательным условием для вычета НДС по командировочным расходам (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.02.2008 N А57-597/07).
Пример. ЗАО «Полюс» направило своего работника в двухнедельную командировку. Вернувшись из командировки, работник приложил к авансовому отчету следующие документы: авиабилет стоимостью 5900 руб. (в том числе НДС — 900 руб.) и счет из гостиницы на сумму 11 800 руб. (в том числе НДС — 1800 руб.). В обоих документах выделена сумма НДС. Начисленные сотруднику суточные составили 9800 руб.
Бухгалтер ЗАО «Полюс» должен сделать следующие проводки:
Д-т 70 Кт 50 — 30 000 руб. — сотруднику выданы под отчет деньги на командировочные расходы;
Д-т 20 (26, 44) К-т 70 — 24 800 руб. (5900 руб. — 900 руб. + 11 800 руб. — 1800 руб. + 9800 руб.) — утвержден авансовый отчет;
Д-т 19 К-т 70 — 2700 руб. (900 руб. + 1800 руб.) — выделен НДС;
Д-т 68 К-т 19 — 2700 руб. — НДС принят к вычету;
Д-т 50 К-т 70 — 2500 руб. (30 000 руб. — 5900 руб. — 11 800 руб. — 9800 руб.) — возвращена в кассу не израсходованная в командировке сумма.