3.1.1. Сущность понятия «организация»
Слово «организация» относится к числу наиболее часто употребляемых. Это объясняется омонимичностью его как термина. Оно употребляется, по меньшей мере, в трех значениях:
организация как система;
организация как состояние;
организация как процесс. Организации как системе присущи:
^ целостность — предполагается, что система представляет собой совокупность конкретных элементов с присущими только им свойствами и характером взаимосвязи. Таким образом, система выделяется из бесконечного многообразия объектов материального мира; ^ делимость — предполагается, что система допускает деление ее на подсистемы и элементы, которые, в свою очередь, обладают системными свойствами. Сама же исследуемая система входит в более широкую совокупность элементов, т. е. в систему более высокого уровня. Для организационных систем характерно наличие цели — одно и то же множество взаимосвязанных элементов представляет различные системы в зависимости от цели, по отношению к которой оно рассматривается. Так, например, станок является системой, предназначенной для выполнения определенных технологических операций. А для инженера-исследователя это — система, предназначенная для получения динамических или эксплуатационных характеристик. В за-
висимости от цели исследуются те или иные свойства элементов системы и их связи.
Функционирование системы как единого целого обеспечивается связями между ее элементами. Известны три типа связей:
^ функционально необходимые — посредством их формируются отношения, определенные для данной системы (например социально-экономической) отношения управления, подчиненности, социальные отношения и т. д.;
^ синергические (совместного действия) — при совместных действиях некоторых частей элементов системы они обеспечивают увеличение общего эффекта этих действий до величины, превышающей сумму эффектов от тех же частей, действующих независимо;
^ избыточные — лишние или противоречивые.
Когда идет речь о состоянии системы, то имеется в виду ее организованность, т. е. наличие определенного порядка или степень упорядоченности системы, в том числе в ее строении и функционировании.
Многие недостатки производственной деятельности объясняются организационными причинами. Поэтому повышение организованности на основе применения теории организации и ее законов — важный резерв повышения эффективности производственных систем.
Организация как процесс есть проявление общественной деятельности, возникшей на основе общественного разделения труда. Функциональным назначением организации в этом смысле является создание новых и качественное совершенствование созданных и функционирующих систем любого вида. Поэтому организовать — значит либо создать новую систему, либо улучшить состояние прежней в процессе ее функционирования в соответствии с меняющимися внутренними и внешними условиями.
Организация как форма общественной деятельности всегда конкретна, как и другие виды труда. Конкретность организации обусловливается ее объектом. Для производственной системы большое значение имеет организация производства, труда и управления.
Организация как процесс осуществляется людьми. Она оформилась в огромный по масштабам самостоятельный объект, поэтому выделилась также и особая группа профессиональных работников, называемых специалистами по организации производства, труда, управления. В своей практической деятельности они широко используют организационные методы, обеспечивающие реализуемость организационных воздействий. Применение мер организации как средства качественного совершенствования систем предполагает наличие общих организационных основ. Таковыми являются объективные законы организации.
Организация процесса управления, как и всякая организация вообще, предполагает распределение и закрепление работ по этапам, регламентирование и нормирование их последовательности и сроков, установление меры дисциплинарных взысканий, введение обязательных требований осуществления процесса управления.
Организация процесса управления — это всестороннее его упорядочение, определяющее четкость, последовательность и допустимые границы его осуществления. Иначе говоря, это целесообразное построение процесса управления во времени и пространстве в соответствии с потребностями согласования совместного труда в социально-экономической системе с задачами повышения эффективности управления производством.
Организация процесса управления включает установление:
• необходимой последовательности выполнения различных его циклов, этапов, стадий и операций, а также возможной и необходимой в определенных условиях параллельности выполнения различных работ;
• временных границ выполнения работ определенного вида и их группировку по факторам интенсификации управления;
• четкого порядка поступления необходимой и достаточной информации для нормального и своевременного осуществления каждого из этапов процесса управления и всех его операций;
• порядка участия различных звеньев системы управления по этапам процесса управления;
• процедур процесса управления как обязательных операций для определенного вида работ (операций согласования, обсуждения, визирования, утверждения, информирования и пр.).
3.1.2. Общие законы организации
В хорошо организованных системах каждый элемент (как часть) необходим для поддержания и функционирования целого и вне целого существовать не может. Иначе говоря, часть необходима для существования целого, а целое необходимо для существования части.
Основной закон организации — закон синергии — заключается в том, что сумма свойств (потенциалов, энергии, качеств) организованного целого превышает «арифметическую» сумму свойств, имеющихся у каждого из вошедших в состав целого отдельных элементов. При этом под свойством элемента понимается характеризующий его состав параметров, их взаимозависимость, изменения во времени.
На существо этого закона обращали внимание философы и экономисты А. А. Богданов, П. Самуэльсон, П. Канохин и др. Г. Хаген в своей работе «Синергетика» (М.: Мир, 1986), исследуя химические, физические и биологические системы, установил, что большое число «систем проявляет поразительные аналогии в поведении при переходе от неупорядоченного состояния к упорядоченному. Это сильный аргумент в пользу того, что функционирование таких систем подчиняется одним и тем же фундаментальным принципам». И далее он резюмирует: «После осмысления того факта, что кооперация многих подсистем какой-либо системы подчиняется одним и тем же принципам независимо от природы подсистем, я пришел к выводу, что пришло время искать эти аналогии на стыках различных наук — в той области исследований, которую я называю синергетикой».
Необходимо отметить, что специалисты, представляющие разные области знания, схожим образом формулируют основное организационное соотношение. Оно действительно носит всеобщий характер, так как присутствует в системах разной природы. В абстрактном виде закон синергии можно представить следующим образом:
Эффект синергии возникает за счет взаимного соучастия, взаимодействия элементов, находящихся в рамках целого. Он имеет разнообразные практические приложения. В социально-экономических системах этот организационный эффект поддается разложению на такие составляющие, как специализация, синхронность, ритмичность, однонаправленность. Взаимоусиление организации — вот источник ее дополнительной энергии.
Потенциал системы (социально-экономической) больше суммы потенциалов ее частей только при определенных условиях. Если эти условия не соблюдаются, он равен, а то и меньше суммы потенциалов частей. Если в бригаде каждый будет делать продукт от начала до конца так, как будто рядом никого нет, то он сделает не больше, чем без бригады, а если члены бригады станут мешать друг другу, то сделают еще меньше, чем каждый в отдельности.
Предприятия создаются именно для получения эффекта усиления индивидуальных действий. И его значение для общества настолько велико, что организацию смело можно назвать одним из величайших изобретений человечества, хотя она и совершенствуется очень и очень медленно.
Закон единства анализа и синтеза состоит в том, что процессы разделения, специализации, дифференциации и т. п., с одной стороны, необходимо дополняются противоположными процессами — соединения, универсализации, интеграции и т. п. — с другой.
Использование этого закона предполагает выбор признаков или оснований вначале для деления (классификации), а затем для соединения (группировки) в новые классы. Существенно важно при этом установить сравнительные «плюсы» и «минусы» допустимых вариантов как разделения, так и соединения, а также их влияния на результаты (эффективность) деятельности.
Рассматриваемый закон во всех случаях выражает требование разделения действующих систем на такие подсистемы, перегруппировка (трансформация) которых в новые системы обеспечивала бы их эффективное функционирование.
Закон пропорциональности предполагает необходимость определенного соотношения между частями целого.
Закон композиции выражает следующее требование: цель деятельности подсистемы одновременно является одной из подцелей деятельности всей системы.
Согласно закону самосохранения каждая реальная физическая (материальная) система стремится сохранить себя как целостное образование и, следовательно, экономнее расходовать свои ресурсы.
Закон организованности — информированности гласит, что в системе не может быть больше порядка, чем информации.
Закон онтогенеза определяет, что каждая организация проходит в своем развитии следующие фазы жизненного цикла: становление — расцвет — угасание.
В заключение необходимо отметить, что универсальные законы организации действуют не изолированно, а во взаимосвязи.
3.1.3. Принципы организации процесса управления
Существует достаточно большая группа принципов, отражающих динамику управления и выступающих в качестве основных правил построения организации процесса управления. Вот основные из них.
• Организация процесса управления должна обеспечивать максимально возможную управляемость. Категория «управляемость» — это качественная характеристика процесса управления. Система управляема, если в заданное время достигает цели управления и укладывается при этом в ограничения по ресурсам. Система неуправляема, если не достигает цели; плохо управляема, если достигает намеченной цели не точно, а приблизительно или выходит за установленные ограничения по ресурсам. Степень управляемости определяется соотношением управляемых и неуправляемых процессов в системе управления.
^ Процесс управления должен быть ориентирован не на устранение возмущающих воздействий, а на достижение поставленных целей. Цель должна быть организационным фактором процесса управления. Для этого необходимо организационное оформление целевых установок процесса управления, их использование в качестве критериев оценки, контроля, стимулирования и т. д.
• Организация процесса управления должна обеспечивать всесторонний учет существующих условий работы, соединение при учете общего и особенного, типичного и конкретного.
• Организация процесса управления должна обеспечивать равномерность распределения работ по его этапам и по звеньям системы управления. Это обеспечивает ритмичность процесса управления.
• В соответствии с потребностями процесса управления — обеспечением его последовательности, непрерывности, цикличности, ритмичности и т. д.— должно быть организовано информационное обеспечение
^ Необходимо стремиться к предельно возможному упрощению процедурной части при организации процесса управления, т. е. нужно соблюдать принцип обоснованной необходимости соответствующих процедур, их организационной значимости.
• Эффективная организация предполагает исключение или сведение к минимуму возвратно-поступательных путей процесса управления, особенно в межуровневом взаимодействии звеньев системы управления.
• Процесс управления должен быть организован так, чтобы максимально исключить влияние субъективных факторов и чтобы можно было достаточно успешно осуществлять его независимо от смены кадров.
^ Важную роль в организации процесса управления играет согласование процесса управления как в пространстве, так и во времени. Пространственное осуществление процесса управления часто оказывается несогласованным, несоизмеримым с временным.
• В организации процесса управления большую роль играет рациональное сочетание регламентов, нормативов, инструкций. Необходима определенная мера регламентации и нормирования для отражения оценки общего и частного, устойчивого и случайного, типичного и преходящего.
• Организационные формы использования современных технических средств должны соответствовать организации процесса управления и быть его неотъемлемым организационным элементом.
Эти и другие принципы организации процесса управления должны учитываться во всем комплексе и во взаимосвязи.
На основе приведенных общих законов организации и принципов организации процесса управления могут быть в общих чертах сформулированы некоторые требования.
Современное состояние экономики страны и крайняя необходимость вывода ее из экономического кризиса ставит целый ряд проблем, среди которых требования повышения эффективности управления производством являются одними из основных. Эти требования в основных отраслях экономики страны включают:
• интенсификацию и ускорение процесса управления на основе научной его организации, широкого и комплексного использования персональных ЭВМ для выполнения рутинных операций;
• усиление целевой ориентации процесса управления, обеспечение целевой последовательности в решении проблем производства;
• сокращение циклов выработки управленческих решений за счет возможного упрощения процедурных операций процесса управления;
• информационное упорядочение процесса управления по временным и качественным характеристикам управленческого решения, широкое использование современной вычислительной, множительной техники и техники связи.