Материалы имеющихся исследований внедрения методов в практику и их совершенствования позволяют сделать вывод о влиянии на этот процесс множества факторов. Представить воздействие основных факторов на применение и совершенствование методов деятельности можем в виде системы (рис. 28).
В различных условиях на деятельность персонала действует система взаимосвязанных и взаимозависимых факторов:
человеческий фактор (ЧФ);
информационный фактор (ИФ);
фактор средств труда (ФСТ);
группа системных факторов (СФ). Состав факторов представлен на рис.29.
Человеческий фактор
Человеческий фактор представляет собой действие интеллектуальных, физических и духовных сил, проявляющихся в профессиональной и духовных сферах деятельности персонала, в готовности воспринимать и использовать подходы к совершенствованию методов деятельности.
Несмотря на большое количество литературы, посвященной человеческому фактору, нет четких рекомендаций по его учету в управленческой практике.
В основном и теоретики, и практики согласились, что человека надо мотивировать, побуждать к деятельности. Изучаются модели мотивации, разработанные в США и других странах, делаются попытки применять их на новом человеческом материале, в новых условиях. С одной стороны — это хорошо, достижения передового опыта используются, с другой, зная, насколько отличаются системы управления персоналом в США и той же Японии
(системы управления, учитывающие национальные особенности народов), применение чужого опыта желает более творческого подхода.
Следовательно, менеджер имеет общую задачу — обеспечить совпадение целей каждого отдельного человека, группы с целями организации.
Информационный фактор
Процесс управления организацией для персонала, в первую очередь, связан с переработкой информации, циркулирующей в каналах системы управления.
Менеджеру информация необходима для принятия решения. При этом решение должно быть своевременно и обоснованно.
Это требует соответствующей характеристики информации: количества и качества информации, полноты, своевременности, достоверности, точности, плотности и ценности.
Исследование практики привело к выводам о необходимости управления потоками информации. Для учета действия информационного фактора следует привести трудоемкость, ритмичность и интенсивность труда персонала управления, характеристики потоков информации в соответствие с исполняемыми функциями управления органами управления. Необходимый уровень информационного обеспечения при этом должен соответствовать структуре и цели управления.
Успешно это можно реализовать программно-целевым подходом к организации информационного обеспечения.
Фактор средств труда
Под факторным действием средств труда понимаются причины, побуждающие совершенствовать методы руководства при внедрении новой техники, механизации и автоматизации процесса управления.
Из года в год усложняющийся процесс управления закономерно приводит к созданию более совершенных образцов средств механизации и автоматизации рабочих мест, передачи, приема и обработки, хранения информации, выполнения расчетов. Это естественно приводит к необходимости совершенствовать приемы, способы и методы работы управленческого персонала.
Системные факторы
Сущность системного воздействия факторов объясняется положениями теории систем. Как отдельные элементы, объединенные в систему, придают ей новые качества, так и система факторов, действующих на персонал, приносит новые характеристики, воздействуя на используемые им методы. К системным факторам мы относим: фактор соответствия систем и научную организацию
труда.
Фактор соответствия систем
Необходимость согласования двух подсистем — управляющей и управляемой — объясняется требованиями законов управления (закон гармонии и необходимого разнообразия). Еще А. А. Богданов отмечал [7], что любая организация, как бы она ни была совершенна в момент своего создания или кульминации своей деятельности, как бы она хорошо ни соответствовала своей первоначальной задаче, однажды будет нуждаться в коренной перестройке. При этом чем сложнее система, тем больше шансов в процессе ее развития столкнуться с кризисной ситуацией, с необходимостью перестройки организации.
В странах с развитой рыночной экономикой является привычным делом через 2-4 года (в зависимости от размеров фирмы) перестраивать организационную структуру в соответствии с окружающей средой, целью организации.
Перестраивая организацию, менеджеры приводят в соответствие управляющую систему с управляемой. Соответствие должно быть методологическое (учет требований закономерностей управления), организационное (проявляется через организационные связи, закрепленные организационной формой), функциональное (проявляется через взаимосвязь целей, функций и методов управления), социально-психологическое (проявляется в единстве цели организации и каждого исполнителя), информационно-технологическое (проявляется в соответствии количественных, качественных характеристик), правовое (проявляется во взаимодействии всего персонала, достигается определением каждому прав и ответственности).
Требования соответствия систем приводят к тому, что методы управления и труда должны соответствовать существующей системе управления. Менеджер, решивший внедрить новые, более совершенные приемы, способы, методы управления, должен создать соответствующий механизм управления, перестроить систему управления.
Более того, менеджер, приходя в любую организацию, попадает в поле сложившихся отношений. Он должен соблюдать писаные и неписаные законы. Он должен учитывать законы функционирования объекта управления и окружающей среды.
Научная организация управленческого труда (НОУТ)
В бывшем СССР много писалось и говорилось о научной организации труда. Теоретики марксизма-ленинизма считали (и не без основания), что построить социализм можно, опираясь на науку. Для практиков организация труда… являлась самым главным, коренным и злободневным вопросом всей общественной жизни.
Вероятно, подлинно научную организацию труда они, как и социализм у нас, не построили по причине несоответствия системы управления объявленной цели.
Управленческий труд имеет свои особенности. Они происходят из специфики процесса управления. Персонал управления участвует в создании материальных ценностей предполагаемых услуг не непосредственно, а через организацию труда других людей.
Предметом труда менеджера, специалиста управления, является информация. Трудовые затраты на ее изучение, подбор, отработку, хранение, передачу составляют до 80 % всех затрат рабочего времени. Средством управленческого труда является организационная техника. Управленческий труд состоит из множества конкретных работ (свыше 200). Эти работы, в свою очередь, делятся на операции, операции состоят из отдельных элементов. Каждая работа выполняется совокупностью приемов и способов. При должной организации последних получим более совершенный метод работы.
Научность в организации управленческого труда можно рассматривать в двух аспектах — в статике и динамике. НОУТ в статике — это сумма научных знаний, относящихся: к разделению труда и установлению определенных связей между участниками трудового процесса; созданию необходимых условий для высокопроизводительного труда; обеспечению требуемого квалификационного и профессионального уровня персонала; охране труда, его стимулированию, правильному сочетанию материальных и моральных стимулов труда.
НОУТ в динамике — это процесс рационализации труда, процесс совершенствования его организации.
Осуществляется этот процесс путем внедрения новых достижений науки, техники, организационных мероприятий, способствующих достижению более высоких результатов труда при минимальных затратах и наиболее эффективных приемах, способах и методах.
НОУТ в практической деятельности — это совокупность постоянно совершенствующихся действий организационного, экономического, социально-психологического характера, представляющих внедрение новейших достижений науки и передового опыта, с целью повышения эффективности управления.
Научная организация немыслима без поиска наиболее целесообразной организации приемов и способов достижения целей организации, так же, как и без применения и совершенствования методов управления и работы.
Таким образом, НОУТ предусматривает совершенствование методов деятельности как бы изнутри, разрабатывая, внедряя новые приемы, способы, методы решения конкретных операций, отдельных работ, решения задач извне и создавая дополнительно стимулирующую обстановку для творческого поиска.
Изучая подходы к совершенствованию методов деятельности, следует заметить, что основным и первоначальным направлением является их теоретическая обоснованность.
Замена системы управления для внедрения новых методов и повышения эффективности деятельности требует совершенствования теории. Простая реорганизация системы ничего не даст, если старая методология сохраняется. Кризисы практики управления изначально вызываются кризисом теории. Поэтому, утверждают специалисты [74], в настоящее время самый радикальный прием повышения эффективности управления — замена общей теории систем.
В передовых фирмах специалисты по управлению переходят от управления производственной системой к управлению производственным процессом. При рассмотрении производства с позиций системы и ее основных элементов — людей, техники, технологии и среды методологически и механически эксплуатация машин переносится на эксплуатацию, в первую очередь, рабочей силы. Эксплуатация людей уже давно признана малоэффективным и устаревшим методом управления.
Повышение эффективности работы организаций, улучшение качества продукции связаны с раскрепощением рабочей силы. Примером может служить японский, финский и американский подходы к решению проблемы качества.
Основу современного производства составляют эксплуатация машин, применение новейших технологий. Управление сейчас и в будущем есть процесс управления процессами. Это, в свою очередь, влечет за собой разработку и применение новых методов целесообразной деятельности.
4.1.1. Учет факторов, влияющих
на совершенствование методов управления
Все разнообразие целей сложной организационной системы можно увязать в виде «дерева целей» основой которой является цель организации. Такое «дерево целей» является основой механизм управления организацией и, как известно, относится к программно-целевому управлению. Этот механизм базируется на программно-целевом подходе (системе принципов, определяющих стратегию деятельности) и использует программно-целевые методы, основанные на комплексном анализе воздействующих факторов и построении сложной совокупности мер и действий, приводящих к достижению поставленной цели. Учитывая, что факторы, влияющие на совершенствование методов управления, носят системный характер, то вполне обоснованно использование комплексных целевых программ (ЦКП) как механизма учета влияния данной системы факторов (рис. 30).