Работа экспедиционного характера всегда связана с постоянными служебными поездками работника. Поэтому трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, связанных с работой в таких условиях.
Отношения сторон при оказании экспедиционных услуг регулируются нормами гл. 41 «Транспортная экспедиция» ГК РФ, нормами Федерального закона от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности», а также Правилами транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554 (далее — Правила).
Экспедитором признается лицо, выполняющее или организующее выполнение определенных договором транспортной экспедиции транспортно-экспедиционных услуг (Приказ Минтранса России от 11 февраля 2008 г. N 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов» (далее — Приказ N 23)).
Согласно ст. 801 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ) по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента — грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза.
Договором транспортной экспедиции могут быть предусмотрены обязанности экспедитора организовать перевозку груза транспортом и по маршруту, избранными экспедитором или клиентом, заключить от имени клиента или от своего имени договор (договоры) перевозки груза, обеспечить отправку и получение груза, а также иные обязанности, связанные с перевозкой.
В качестве дополнительных услуг договором транспортной экспедиции может быть предусмотрено осуществление таких необходимых для доставки груза операций, как:
получение требующихся для экспорта или импорта документов;
выполнение таможенных и иных формальностей;
проверка количества и состояния груза, его погрузка и выгрузка;
уплата пошлин, сборов и других расходов, возлагаемых на клиента;
хранение груза, его получение в пункте назначения;
выполнение иных операций и услуг, предусмотренных договором.
Условия выполнения договора транспортной экспедиции определяются соглашением сторон, если иное не установлено Законом о транспортно-экспедиционной деятельности, другими законами или иными правовыми актами.
В соответствии с п. 1 ст. 802 ГК РФ договор транспортной экспедиции заключается в письменной форме.
Обратите внимание! Правилами определены:
перечень экспедиторских документов (документов, подтверждающих заключение договора транспортной экспедиции);
требования к качеству экспедиционных услуг;
порядок оказания экспедиционных услуг.
Согласно п. 4 Правил транспортно-экспедиционными услугами признаются услуги по организации перевозки груза, заключению договоров перевозки груза, обеспечению отправки и получения груза, а также иные услуги, связанные с перевозкой груза.
Экспедиторскими документами на основании п. 5 Правил являются:
поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);
экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);
складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).
В соответствии с п. 7 Правил экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции и составляются в письменной форме.
Порядок оформления и формы экспедиторских документов утвержден Приказом N 23.
В связи с тем что трудовая деятельность работников, участвующих в работах экспедиционного характера (экспедиторы), связана со служебными поездками, ст. 168.1 ТК РФ предусмотрено возмещение им:
расходов по проезду;
расходов по найму жилого помещения;
дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иных расходов, произведенных работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеуказанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Таким образом, трудовым законодательством закреплено возмещение (компенсация) расходов работников, участвующих в работах экспедиционного характера.
При этом в соответствии с Письмом Минфина России от 18 августа 2008 г. N 03-03-05/87 выделяется два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такие компенсации являются элементами оплаты труда (ст. 129 ТК РФ). Второй вид компенсаций определен ст. 164 ТК РФ. Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
Учитывая изложенное, возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
Статьей 255 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) установлено, что в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами:
любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах;
стимулирующие начисления и надбавки;
компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда;
премии и единовременные поощрительные начисления;
расходы, связанные с содержанием этих работников.
На основании п. 3 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ относятся начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда.
Таким образом, затраты на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, участвующих в работах экспедиционного характера, могут быть включены в состав расходов на оплату труда в размере и в соответствии с порядком, установленным трудовым и (или) коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Аналогичная точка зрения высказана Минфином России в Письме от 7 мая 2008 г. N 03-03-06/1/302.
Расходы налогоплательщика на доставку от места жительства (сбора) до места работы и обратно работников, занятых в организациях, которые осуществляют свою деятельность в экспедиционных условиях, согласно пп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом следует иметь в виду, что указанные затраты учитываются в составе расходов по данному основанию только в том случае, если они предусмотрены коллективным договором.
Относительно налогообложения ЕСН отметим, что в соответствии с п. 1 ст. 236 НК РФ объектом налогообложения для налогоплательщиков-организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, занимающимся частной практикой), а также по авторским договорам.
Согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению ЕСН все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в том числе, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Как уже было сказано ранее, размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Таким образом, если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по занимаемой должности носит экспедиционный характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются ЕСН. В остальных случаях они подлежат обложению в установленном порядке, на это указывает и Письмо Минфина России от 14.02.2008 N 03-04-06-02/10.
В отношении удержания НДФЛ единого мнения нет.
Так, в Письме от 29.08.2006 N 03-05-01-04/252 Минфин России допускает возможность необложения НДФЛ указанных сумм возмещения, в случае если в коллективном договоре, локальном акте или трудовом соглашении определено, что работа сотрудника носит разъездной характер.
В то же время в Письме Минфина России от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196 эти выплаты не рассматриваются в качестве компенсаций, в силу чего, по мнению финансистов, НДФЛ следует начислить.
Учитывая неоднозначность данного вопроса, у организации — налогового агента существует вероятность налогового риска по НДФЛ.
Если компания придерживается первой точки зрения, то отметим, на выплаты в соответствии с нормами ст. 168.1 ТК РФ нормирование НДФЛ не распространяется, так как сумма 700 руб. касается суточных при командировках. А служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).